Переход на рыночную модель хозяйства обнаружил несоответствие тех-нологического, производственного, организационного потенциала предприятий и спроса основных групп покупателей на рынке. Это, в свою очередь, послужи-ло основанием осуществления на предприятиях процесса реструктуризации, и в рамках его изменение организационной структуры предприятий. Отечествен-ные предприятия пока не стали эффективными субъектами рыночной экономи-ки, поэтому создание результативного хозяйственного механизма их адаптации к условиям рынка является насущной проблемой.
Несовершенство сложившихся за годы реформ рыночных механизмов, отсутствие государственной инновационной политики и эффективной системы управления отечественными предприятиями лишают российскую экономику перспектив стабильного экономического роста. Назрела необходимость в раз-работке стройной концепции организации управления как самостоятельной об-ласти научного знания, ее предмета и закономерностей, методологической ос-новы, принципов и практического воплощения.
Концепция долгосрочного комплексного развития должна предусматри-вать и развитие системы управления как направляемого процесса ее совершен-ствования, т. е. приведение организационной структуры и организационного механизма в соответствие с целями управления. Направленность этого процесса обеспечивается разработкой и поэтапной реализации долгосрочной системной концепции организационной перестройки. Поскольку концепция развития реа-лизуется в системе целей предприятия, приведение оргстркутуры и оргмеха-низма в соответствие с целями управления, т. е. упорядочение системы, должно носить не спонтанный, а постоянный действующий характер. Выработанная концепция развития предприятия через систему целей позволяет не только управлять организационным развитием, но и предвидеть направление развития его организационной структуры управления.
Разработка стратегически эффективной организационной структуры управления является основным условием реализации выбранной стратегии адаптации предприятия к внешним условиям функционирования. В реальной практике организационного проектирования оценка эффективности необходима как для действующей организационной структуры, так и для сравнения различ-ных вариантов ее совершенствования. Этим обусловлена актуальность выбран-ной темы дипломного проекта, которая звучит как: «Организационные структу-ры управления предприятием в рыночной экономике».
Важный вклад в исследование проблем формирования, функционирова-ния и развития систем управления внесли отечественные и зарубежные ученые: Ансофф И. Х., Базилевич Л. А., Бурков В. Н., Валуев С. А., Друкер П., Кабанов А. Я., Мильнер Б. З., Минтцберг Г. и др. За время реформ накоплен и обобщен значительный опыт поведения отечественных предприятий в реформируемой экономической среде. Разработке стратегии и вопросам организационного обеспечения ее реализации посвящены работы Архипова В. М., Беляева А. А., Виханского О. С., Градова А. П., Короткова Э. М., Мазура И. И., Фатхутдинова Р. А., Шапиро В. Д. и др.
Тем не менее проблема оценки эффективности информационных потоков оганизационной структуры управления пока не получила достаточного освеще-ния в научной литературе. Остаются открытыми и вопросы формирования стратегически эффективной структуры управления с учетом вероятного воздей-ствия факторов внешней и внутренней среды предприятия. В этом состоит про-блематика настоящего дипломного проекта.
Цель работы изложение теоретических основ и практических аспектов совершенствования информационных потоков управления предприятием в ры-ночной экономике.
Основными задачами являются:
1) изложение теоретических основ деловой информации, взаимосвязей в организационной структуре предприятия;
2) проведение анализа взаимосвязей организационной структуры пред-приятия;
3) выяснение проблем в организации информационных потоков в орга-низационной структуре в свете стратегии развития предприятия.
Объектом исследований выступает действующее предприятие ООО «Экстрим». Предмет изучения организационная стр1. МЕТОДИЧЕСКИЕ ПОДХОДЫ К ОРГАНИЗАЦИИ ИНФОР-МАЦИОННЫХ ПОТОКОВ НА ПРЕДПРИЯТИИ.
1.1. Сущность и структура деловой информации (выделить блоки)
Деловую информацию традиционно принято делить на внешнюю и внут-реннюю. Внешняя включает в себя сведения как непосредственно относящиеся к изучаемому рынку, так и косвенно связанные с ним. Внутренняя это сово-купность данных, возникающих на предприятии, в форме бухгалтерской и ста-тистической отчетности, оперативной и текущей производственной и научно-технической информации. Это сведения о заказах, продажах, ценах, запасах, движении денежной наличности, дебиторской и кредиторской задолженности, распоряжения руководства и многое другое. [12, с.38]
Как правило, в большинстве компаний основное внимание уделяется пер-вой группе. Между тем от скорости распространения информации внутри ком-пании зависят быстрота и качество взаимодействия между подразделениями фирмы и ее функционирование в целом.
База данных и картотека
Основная проблема, связанная с данными, циркулирующими внутри фирмы, заключается, как правило, в создании информационной системы и структуризации информационных потоков.
Под информационной системой понимается объединение сведений из различных источников в унифицированной форме с возможностью оперативно-го доступа к ним. Лучше всего воспользоваться автоматизированной базой дан-ных, куд заносятся все внутренние документы. Но если материальные и тех-нические ресурсы компании не позволяют ее создать, то выходом послужит и простая картотека.
Обычно сотрудникам не сложно получить необходимую информацию внутри компании, однако для ее сбора требуется время, и в результате сведения устаревают до того, как они обработаны и проанализированы. Напрашивается вывод: компании необходима система оперативного сбора информации.
Здесь есть две опасности. Во-первых, существует риск погрязнуть в ог-ромных, не поддающихся анализу, объемах данных. Все усилия тратятся на сбор сведений, в результате чего информационная система оказывается перена-сыщенной. С другой стороны, если процедуру сбора документов упростить, то некоторые важные данные могут быть утеряны и тогда система станет беспо-лезной. Таким образом, создание информационной системы представляет собой постоянное балансирование между объемом информации и качеством ее пере-работки.
На первом этапе построения эффективной системы внутренней информа-ции компании желательно абстрагироваться от технических проблем, связан-ных со сбором данных, и сосредоточиться на необходимой информации. Для этого следует, представив, что любые сведения доступны, составить список до-кументов, необходимых для работы. Потом устанавливаются приоритеты для отбора сведений. И только после этого можно приступать к определению ис-точников получения информации. В дальнейшем эти источники должны быть отработаны. [7, с.22]
Важно также наладить систематическое получение информации от со-трудников подразделений предприятия. При этом желательно, чтобы каждый отдел предоставлял уже обработанные данные. В этом помогут специально раз-работанные анкеты и опросные листы.
Совещания и оперативки
Для успешной работы компании также важна отлаженная система рас-пространения информации внутри предприятия. Стратегические и тактические задачи и решения должны адекватно доводиться до каждого работника, а дан-ные, собранные внутри компании, до руководителей различных уровней.
Информирование подчиненных удобно организовывать через проведение регулярных совещаний и оперативных собраний на уровне руководителей под-разделений и непосредственно в подразделениях. На этих встречах формули-руются задания для персонала, разъясняется, какие проблемы стоят на повестке дня и как они будут решаться.
Такая система позволяет лучше организовать работу сотрудников. Во-первых, потому что исключается возможность ошибки из-за неверно понятого задания; вовторых, потому что подспудно формируется нематериальная моти-вация персонала повышается значимость задания. Помочь могут и выска-занные на собрании предложения работников.
На совещаниях также обозначаются проблемы развития предприятия, стратегии и тактики, трудности во взаимодействии подразделений. Однако не стоит пытаться решить поставленные вопросы непосредственно в ходе встречи. Это чаще всего невозможно, поскольку требует дополнительных данных и все-стороннего их анализа. Эффективнее, обозначив на совещании проблему, опре-делить участников ее решения и срок проработки.
Длительность совещаний и оперативных собраний желательно сводить к минимуму. Опыт показывает, что короткое собрание настраивает персонал на работу, а длинное на продолжение дискуссии в кулуарах. Экономии времени и повышению результатов способствует соблюдение простого правила: вместе с представляемой проблемой заявитель предлагает 23 варианта ее решения. Причем и проблему, и решения желательно сформулировать письменно.
Пренебрежение к своевременному распространению внутренней инфор-мации в компании приводит к ее ограниченности. Как правило, недостаток све-дений восполняется слухами и домыслами. А это приводит к снижению произ-водительности труда.
Бывает и так, что руководство сознательно идет на ограничение внутрен-ней информации из соображений секретности. Но чаще всего компания от это-го больше теряет, чем выигрывает. Несогласованные представления персонала о целях, стратегии и тактике предприятия принесут больше вреда, чем деятель-ность нескольких конкурентов, которые при желании все равно получат необ-ходимые сведения.
Организованное доведение внутренней информации до руководства по-зволяет выявлять возникающие проблемы на ранней стадии и, соответственно, эффективно их решать. Частично обратная связь с руководством обеспечивает-ся благодаря тем же совещаниям. Другая возможность для ее оргнизации введение приемных часов.
уктура предприятия.
Важно помнить, что внутренняя информация будет своевременно и регу-лярно поступать «наверх», если она будет адекватно оцениваться. Например, материальное и моральное поощрение за наиболее интересные предложения и даже сам факт их использования в работе компании будут способствовать росту инициативы. Если же предложения прячут «под сукно», то количество их быст-ро уменьшается и, для того чтобы восстановить прежнюю систему, придется приложить значительные усилия.
