Организация внешнего документооборота и контроля исполнения документов в государственном учреждении

ОРГАНИЗАЦИЯ ВНЕШНЕГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННОМ УЧРЕЖДЕНИИ

Актуальность данной темы обусловлена тем, что во всех предприятиях, организациях, компаниях существует большой набор различных документов, который постоянно пополняется. К ним относятся учредительные документы, документы по производственной деятельности, по кадровому составу, материально-технические и бухгалтерские документы и ряд других. Это могут быть различные приказы, письма, распоряжения, поручения, отчеты, различные статистические данные и т. д. Многие документы не находятся на месте, а используются в работе различными специалистами организации, т. е. осуществляется документооборот. Он может быть внешним и внутренним.

Целью данной работы является раскрытие понятий и описание системы работ внешних и внутренних документов в организации.

Во всех предприятиях, организациях, компаниях существует большой набор различных документов, который постоянно пополняется. К ним относятся учредительные документы, документы по производственной деятельности, по кадровому составу, материально-технические и бухгалтерские документы и ряд других. Это могут быть различные приказы, письма, распоряжения, поручения, отчеты, различные статистические данные и т. д. Многие документы не находятся на месте, а используются в работе различными специалистами организации, т. е. осуществляется документооборот. Он может быть внешним и внутренним. Если внешний документооборот связан с получением и предоставлением документов вне самой организации, компании, то система внутреннего документооборота предполагает перемещение различных документов внутри этой организации. Для слаженной организации документооборота и контроля за выполнением конкретных документов существуют специалисты или общие отделы организаций.

Типов документов, которые используются в работе организаций, достаточно много (в отдельных случаях доходит 500). Все их можно разделить на три вида: входящие, исходящие и внутренние. К входящим документам относятся те, которые поступили от внешних партнеров. Многие из входящих документов порождают соответствующие исходящие документы в четко установленные сроки. Эти сроки устанавливаются нормативными актами предприятия или же он указывается ответственным специалистом на входящем документе. Многие исходящие документы представляют собой ответы организации на входящие документы. Некоторые исходящие документы готовиться на основании внутренних документов. Существуют и исходящие документы с определенными запросами, требованиями, просьбами, направленными в другие организации, компании.

Система внутреннего документооборота невозможна без внутренних документов. Эти документы не покидают предприятие и используются для работы предприятия, его подразделений, отделов. Не все внутренние документы проходят через общий отдел или канцелярию, а только наиболее значимая переписка структурных подразделений и приказы руководства предприятия. Через канцелярию проходят также внутренние документы, на основании которых создаются исходящие. Ведь по правилам делопроизводства единственной возможностью отправить письмо, запрос или материалы во внешнюю организацию является представление внутреннего документа в канцелярию.

1. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

В марте 2007 года был утвержден новый стандарт в сфере ДОУ — ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Раздел 9.8 Стандарта устанавливает общие принципы организации контроля документооборота — контроля движения и использования документов.

1.1 Виды контроля

В системе управления документами их движение и использование необходимо контролировать для того, чтобы обеспечивать поиск документов, предотвращать случаи их утраты, выявлять случаи невыполнения обязательных действий, вести мониторинг использования системы управления документами в целях сохранения и защиты содержащейся в ней информации, а также в целях сохранения записей о произведенных с документами операциях.

ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007 выделяет два вида контроля:

* контроль действий

* контроль местонахождения документа.

1.2 Цель контроля исполнения документов

контроль документ мониторинг управление

* своевременное и качественное их исполнение;

* получение информации для оценки деятельности структурных подразделений и сотрудников.

1.3 Этапы исполнения документов

* постановка документов на контроль;

* проверка своевременности доведения документов до исполнителей;

* предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

* снятие документа с контроля;

* направление исполненного документа в дело;

* учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;

* информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

1.4 Уровни контроля документов

* своевременность исполнения документов;

* соответствие форм и бланков действующим нормативам и образцам;

* соответствие формы созданных документов их содержанию;

* уровень и формы удостоверения документов;

* соответствие подписей их расшифровкам;

* идентичность всех экземпляров.

В процессе контроля за исполнением документов основными задачами являются:

* отслеживание хода и фиксация фактического исполнения полученных указаний руководства, а также входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение;

* обобщение сведений, получаемых при отслеживании хода и результатов исполнения, и сообщение этих сведений руководству в удобном формализованном виде;

* выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

2. СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

2.1 Контроль за документами осуществляют

* служба ДОУ (следит за временем исполнения документа, соответствием экземпляров, подписей);

* руководители всех рангов (отвечают за содержание документа);

* исполнители документов (работают над структурой текста, формой бланков).

При большом объеме контрольных документов в организации создают специальное контрольное подразделение.

Руководитель может возложить контроль за исполнением документов на сотрудников. Эта практика распространяется на исполнение распорядительных документов.

Оптимальный вариант, когда под контролем находится исполнение всех документов. Но это очень трудоемкий процесс, к тому же ценность документов не одинакова. Поэтому на практике документы классифицируют на подлежащие контролю за исполнением и контроль которых необязателен.

2.2 Сроки исполнения документов

На контроль ставятся документы, содержащие поручения, требующие исполнения в установленный срок. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

- Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами. Перечень типовых сроков исполнения документов должен быть помещен в инструкцию по ДОУ организации. Типовой срок исполнения документа не может быть изменен.

- Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или резолюции руководителя. Изменить индивидуальный срок исполнения документа может только руководитель, установивший его. Приостанавливать исполнение документа или отменять его имеет право вышестоящая организация, организация — автор документа и вышестоящие контролирующие органы в соответствии со своей компетенцией.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

* внутренних — с даты подписания (утверждения) документа;

* поступивших из других организаций — с даты их поступления;

* обращений граждан, в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», — с даты регистрации обращения.

В федеральных органах исполнительной власти срок исполнения документов, поступивших из вышестоящих органов государственной власти, исчисляется с даты подписания или утверждения документа.

Сроки исполнения документов устанавливаются руководителем при вынесении резолюции исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Типовой срок исполнения документов может быть изменен руководителем организации только в сторону его сокращения.

В поступившем документе может быть указан предполагаемый срок получения ответа. В этом случае руководитель при вынесении резолюции устанавливает срок, совпадающий со сроком, указанным в тексте, или на 1−2 дня ранее этого срока. Увеличивать срок исполнения можно только в том случае, если документ поступил в организацию с опозданием, и времени, оставшегося до указанного в документе срока, недостаточно для подготовки полноценного ответа, если при этом документ поступил не из вышестоящей организации.

В отдельных случаях допускается продление срока исполнения документа. Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило. Продление срока исполнения документа должно быть обосновано (это входит в обязанности ответственного исполнителя).

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять его имеют право только вышестоящие органы или организация — автор документа.

3. ПОСТАНОВКА ДОКУМЕНТА НА КОНТРОЛЬ

При постановке документа на контроль в верхнем поле документа справа делается отметка о контроле (как правило, штампом). Многие организации включают в эту отметку указание срока исполнения.

На контроль ставятся только зарегистрированные документы.

Контроль исполнения документов может выполняться с помощью автоматизированной информационной системы (базы данных), электронного журнала (таблицы Excel), используемых одновременно для регистрации и контроля, или регистрационно-контрольных карточек (РКК), составляющих контрольно-справочную картотеку. Вести контроль исполнения документов по журналу на бумажном носителе (журналу регистрации входящих документов) — задача очень трудоемкая и неэффективная.

Для осуществления контроля исполнения документов в регистрационную форму (базу данных, журнал, РКК) вводятся сведения о документе. Минимальный перечень таких данных приведен ниже (Пример 1).

Пример 1

При ведении контроля с помощью РКК следует иметь в виду, что в этом случае потребуется два экземпляра карточки: один — для службы ДОУ, второй — для структурного подразделения — исполнителя. По второму экземпляру карточки будет вестись контроль исполнения документа в подразделении. Таким образом, в службе ДОУ формируется общая по организации контрольно-справочная картотека, в подразделении — контрольно-справочная картотека подразделения. При наличии в организации локальной сети электронный вариант карточки удобнее всего направлять по электронной почте непосредственно исполнителю и секретарю подразделения (для контроля).

Единой унифицированной формы РКК не установлено, но поскольку определен перечень сведений о документе, необходимых для ведения контроля документов, каждая организация может разработать собственную РКК.

Из РКК формируется контрольная картотека, которая имеет два раздела: «Контролируемый массив» и «Исполненные документы».

В первом разделе РКК расставляются по срокам исполнения с 1-го по 31-й день месяца. В дополнительную ячейку помещаются карточки документов, срок исполнения которых наступит в следующем месяце. В начале каждого месяца карточки документов этого месяца расставляются в соответствии с датой их исполнения.

Для контроля за инициативными исходящими документами, на которые ожидается ответ к определенному сроку, или особо важными документами можно применять отдельные карточки и, соответственно, формировать отдельную ячейку контрольного раздела. На исходящий документ заполняется отдельная карточка (когда, кому направлен, исходящий номер, краткое содержание, срок получения ответа). В этом разделе картотеки РКК на документы целесообразно расставлять по предполагаемым датам получения ответа.

Второй раздел картотеки «Исполненные документы» формируется по мере исполнения документов. В него помещаются РКК исполненных документов (т.е. после того, как документ исполнен и передан в дело). Этот раздел картотеки может формироваться по любому признаку, удобному для работы, с учетом специфики организации: по корреспондентам, видам документов, подразделениям-исполнителям и др.

3.1 Организация контроля

При организации контроля важно, чтобы исполнитель получил документ вовремя, поскольку контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль. Для того чтобы служба контроля была уверена в том, что документ передан исполнителю, последнему необходимо расписаться в получении документа на РКК, предназначенной для контрольной картотеки. Для этого работник, который несет ответственность за передачу документов исполнителям, направляет исполнителю документ с двумя экземплярами РКК; один экземпляр остается в подразделении, другой (экземпляр службы контроля) с росписью исполнителя возвращается в службу контроля и ставится в первый раздел контрольной картотеки. Если исполнителю документ передается в виде электронного файла по локальной корпоративной сети, должна быть предусмотрена отправка в службу ДОУ уведомления о прочтении. Получение такого уведомления будет означать, что исполнитель получил документ.

В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

В подведомственную организацию вместе с документом на исполнение пересылаются два экземпляра РКК. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в различных системах управления и организациях, устанавливаются сроки их исполнения, которые отмечаются на верхнем поле контрольно-регистрационной карточки.

Образец контрольно-регистрационной карточки

3.2 Исполнение документов

В течение всего срока исполнения служба ДОУ регулярно проверяет ход исполнения документа. При небольших сроках исполнения за 3−5 дней до исполнения служба ДОУ напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа. Напоминание может быть сделано по телефону или в виде письменного сообщения (Пример 2). Для рассылки напоминаний можно использовать электронную почту.

Пример 2

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает порядок проверки хода исполнения документов с длительными сроками исполнения (предварительного контроля):

* задания последующих лет — не реже одного раза в год;

* задания последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц;

* задания текущего месяца — каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в регистрационно-контрольной форме.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее 3 дней до истечения этого срока обращается к руководителю, вынесшему резолюцию, с докладной запиской, содержащей обоснованную просьбу о продлении срока исполнения документа с указанием планируемого срока исполнения документа. В противном случае документ будет считаться неисполненным.

Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в регистрационно-контрольную форму (новый срок, дата изменения, основание).

Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем задачи и корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, то сведения о характере исполнения записываются на входящем документе и вносятся в регистрационно-контрольную форму.

3.2.1 После исполнения документы снимаются с контроля

На копии документа проставляется отметка об исполнении документа и направлении в дело, включающая:

* краткие сведения об исполнении или ссылку на документ-ответ (дата и номер);

* отметку «В дело» ;

* номер дела, в котором будет храниться документ;

* дату;

* подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

В регистрационно-контрольную форму также вносятся сведения об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. Если контроль велся с помощью РКК, карточка исполненного документа переставляется во второй раздел картотеки.

Если служба ДОУ установит, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения, даже если документ-ответ уже был подписан руководителем. В конфликтной ситуации вопрос о снятии с контроля решает руководитель, установивший срок исполнения документа, или руководитель организации.

3.2.2 Копия исполненного документа помещается в дело в соответствии с отметкой об исполнении

Если исполнялось поступившее в организацию письмо (от организации или физического лица), входящий документ и документ-ответ помещаются в одно дело по дате ответа и составляют единый комплекс документов.

Служба ДОУ обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов, как правило, один раз в месяц и по завершении года. Данные о результатах контроля представляются руководителю организации и в каждое структурное подразделение.

Данные о контроле исполнения должны содержать сведения о ходе и сроках выполнения документов, являются средством обратной связи (исполнитель — руководитель) и необходимы для повышения исполнительской дисциплины.

Для обобщения данных о контроле используются различные формы сводок (справок, отчетов). Сводка (справка, отчет) может содержать данные по организации в целом, по отдельным подразделениям, исполнителям и т. д. (Примеры 3, 4).

Пример 3

СВОДКА об исполнении документов

Пример 4

СВОДКА документов, исполняемых в (название и индекс подразделения)

Примечание. Графы 5−7 заполняются в подразделении.

Сводки о ходе и результатах контроля исполнения документов подписываются руководителем службы ДОУ организации.

Данные о ходе и результатах контроля, обобщенные в сводках, представляются руководству организации. Для анализа исполнительской дисциплины по подразделениям и принятия решений по совершенствованию работы с документами руководству необходимы сводки, в которых указываются:

* общее количество документов на исполнении;

* количество исполненных документов в срок (%);

* количество неисполненных документов или исполненных с превышением срока (%);

* причины задержек исполнения документов.

На основе анализа этих данных руководство принимает меры по улучшению исполнительской дисциплины, ускорению документооборота организации и повышению общей культуры работы с документами.