Комплекс системы ДОУ. 
Задачи и функции делопроизводства

Система документационного обеспечения включает в себя комплекс работ с готовыми документами, созданными в организации и полученными извне:

прием, регистрация входящей и исходящей корреспонденции, ее отправка;

прием документов на рассмотрение и подписание администрацией, распределение рассмотренных администрацией документов между структурными подразделениями и сотрудниками для исполнения, ознакомление сотрудников с директивными актами администрации;

учет стадий прохождения и Исполнения документов с обеспечением их сохранности;

сдача дел в архив и обеспечение их архивного хранения.

Все документы организации можно условно разделить на три группы: внутренние, входящие и исходящие.

Документы можно классифицировать и по другим основаниям:

по содержанию (документы по административным вопросам, вопросам материально — технического обеспечения, планирования, бухгалтерского учета, подготовки кадров, внешне — торговой деятельности и т. д.);

по происхождению документы делятся на официальные и личные. Официальные документы создаются организациями или должностными лицами по определенным правилам (стандартам). К официальным документам относятся и документы, удостоверяющие личность человека и его права, а также содержащие сведения биографического характера (паспорт, удостоверение личности, водительские права и т. д.). Личные документы создаются лицами вне сферы их служебной деятельности.

Выделяется также несколько десятков видов и разновидностей управленческих документов — это анкеты, акты, протоколы, ведомости, инструкции, приказы, отчеты и т. д.

Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними в организации разрабатывается инструкция по делопроизводству, содержащая образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.

Инструкция по документированию управленческой деятельности — нормативный документ, регламентирующий организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретной организации с учетом условий и специфики ее деятельности. Приступая к работе с документами, секретарь обязательно знакомится с инструкцией по документированию управленческой деятельности данной организации. Все операции документирования должны соответствовать установленным государственным и отраслевым нормативом.

В зависимости от объема документооборота и типовых структур могут быть следующие службы ДОУ: управление делами, канцелярия, общий отдел и др.

В состав управления делами включаются канцелярия (бюро правительственной переписки, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро), инспекция при руководителе, секретариат (приемная, секретариат руководителя, секретариат заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро), отдел совершенствования работы с документами, отдел писем (жалоб) и центральных архив.

В состав канцелярии входят подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами, экспедиция, бюро машинописи и стенографии, копировально-множительное бюро, архив.

В состав общего отдела включаются канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), копировально-множительная служба, бюро машинописи и стенографии, архив.

В организациях, не имеющих службы ДОУ, её функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.

Задачами делопроизводства являются:

— оформление деловых документов в соответствии с требованиями стандартов;

создание условий для рационального движения документов (организация регистрации документов, контроль прохождения документов и сроков их исполнения);

создание условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел), создание условий для хранения документов.

Служба ДОУ осуществляет следующие основные функции:

• 1. Внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования;
• 2. Разработку и внедрение рациональных форм документов и организацию работы с документами с учетом ведомственной специфики;
• 3. Контроль за соблюдением стандартов на документы;
• 4. Обработку и доставку документов исполнителям;
• 5. Регистрацию документов;
• 6. Контроль исполнения документов;
• 7. Формирование, оформление, хранение дел и выдачу их для использования;
• 8. Оформление, издание и рассылку документов;
• 9. Машинописное изготовление и размножение документов; организационное и методическое руководство, контроля за работой с документами в структурных подразделениях организации.