Оформление выдачи денег из кассы осуществляется по расходным кассовым ордерам.
В расходном кассовом ордере должны быть заполнены следующие реквизиты:
— наименование предприятия и структурного подразделения, а также код предприятия по ОКПО и код структурного подразделения;
- — регистрационный номер и дата выписки расходного кассового ордера;
- — номер корреспондирующего счета, субсчета;
- — в графе «Выдать» указывается наименование получателя денежной суммы;
- — в графе «Основание» пишется либо номер и дата договора, либо за что
осуществляется выдача денежной суммы и основание для начисления задолженности (номер и дата счета-фактуры);
- — сумма указывается цифрами и прописью;
- — в графе «Приложение» должны быть перечислены все прилагаемые к ордеру документы. В качестве приложений могут выступать, например, доверенность, копия приказа руководителя о командировке работника (на основании данного распорядительного документа бухгалтерией производится определение суммы, подлежащей выдаче подотчетному лицу на командировочные расходы).
По этим ведомостям производится выдача заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий, а также оплачиваются больничные листы, выдаются отпускные и депонированные суммы. Расходный кассовый ордер на каждого получателя в этом случае не составляется. Он выписывается на всю выданную сумму.
Учет подотчетных сумм
Учет расчетов с подотчетными лицами на предприятии ОАО «РЖД» ведется на синтетическом активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» .
Подотчетные суммы для контроля за их расходованием учитываются в разрезе каждого работника предприятия в ведомости и журнале-ордере по счету 71. Основанием для заполнения этих документов являются расходные и приходные кассовые ордера — при выдаче средств в подотчет и возврате их в кассу, а также авансовый отчет — при списании израсходованных сумм.
