Сопроводительное письмо — письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части.
Текст такого письма начинается словами:
Представляем Вам… (в вышестоящую организацию) Направляем Вам… (в подведомственную организацию) Высылаем Вам… (в стороннюю организацию) Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация, отражающая характер ситуации, в которой осуществляется деловое общение:
В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…
В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…
В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам… и др.
В сопроводительное письмо может быть включена дополнительная информация, поясняющая содержание тех материалов, которые составляют приложение к нему. В этом случае сначала сообщается о направлении документов, затем излагаются дополнения и пояснения.
Одно письмо может объединять письмо-просьбу и сопроводительное письмо, письмо-сообщение и сопроводительное письмо или информационное и сопроводительное письма. В этом случае, как правило, сначала излагается просьба, сообщение или иного рода информация, а затем сопроводительная часть.
Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения.
Примеры сопроводительных писем.
Сопроводительное письмо к разъяснительным материалам
Направляем разъяснение о порядке применения контрольно-кассовых машин по и. 7 постановления Правительства Москвы от 18.04.2000 № 292.
«Об упорядочении рыночной торговли в г. Москве» и просим довести указанное разъяснение до руководителей имеющихся в округе рынков.
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Сопроводительное письмо к документам по подготовке специалистов
11аправляем на рассмотрение и утверждение Учебный план подготовки специалистов, но логистике, а также Договор о сотрудничестве в подготовке указанных специалистов.
Приложение:
- 1. Программа обучения специалистов по логистике на 4 л. в 1 экз.
- 2. Договор о сотрудничестве на 3 л. в 2 экз.
