Основные особенности языкового стиля делового письма

• 1) использование языковых формул. Одна из особенностей письменной деловой речи — широкое употребление языковых формул (канцеляризмов) — устойчивых (шаблонных) оборотов, используемых в неизменном виде. Языковые формулы — это результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях. Для мотивации того или иного действия применяются следующие выражения:
  • — Сообщаем, что в период с… по…;
  • — Сообщаем, что по состоянию на…;
  • — Направляем Вам согласованный…;
  • — Просим Вас рассмотреть вопрос о…,
  • — Проверкой установлено, что…;
  • — В связи с отсутствием финансовой помощи…;
  • — В связи со сложной экономической ситуацией…;
  • — В соответствии с Вашим письмом…;
  • — В порядке проведения совместной работы…;
  • — В соответствии с протоколом…;
  • — В подтверждение нашей договоренности…;
  • — В целях укрепления ответственности… и т. д.

Кроме выражения типового содержания, языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой:

• — Гарантируем возврат кредита в сумме…,
• — Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты…,
• — Контроль за выполнением возлагается…
• 2) использование терминов. Термин (от лат. terminus — предел, граница) — слово или словосочетание, точно и однозначно именующее понятие и его соотношение с другими понятиями в пределах специальной сферы. Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности составляет терминологию, или терминосистему.

Термины, используемые в деловой переписке, — это, прежде всего, отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, в рамках которой осуществляется деловое общение, и, кроме того, термины, характерные для управленческой деятельности.

Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность восприятия текста, что очень важно в деловом общении.

При употреблении многозначных терминов (терминов-синонимов) следует учитывать, что в одном документе термин может употребляться только в одном из своих значений. Например, термины «договор», «контракт», «соглашение» являются терминами-синонимами, но они различаются практикой своего применения:

• • в трудовом законодательстве речь идет о трудовом договоре;
• • во внешнеторговой деятельности более употребителен термин «контракт»,
• • договоренности в ряде других областей фиксируются в соглашениях.

Правильность и стабильность употребления терминов на практике достигаются использованием терминологических словарей и стандартов, которые устанавливают строго однозначную систему понятий и терминов и способствуют упорядочению терминологии.

Термины, употребляемые в сфере документационного обеспечения управления, зафиксированы в ГОСТ Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Трудности в употреблении терминов связаны еще и с тем, что терминосистема находится в постоянном изменении: меняется содержание уже существующих понятий, возникают новые, часть понятий устаревает, и обозначающие их термины выходят из употребления.

При употреблении терминов в деловой переписке необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен не только автору, но и адресату. Если у автора письма возникает сомнение по этому поводу, то необходимо поступить одним из следующих образов:

• — дать официальное определение термина;
• — разъяснить значение термина словами нейтральной лексики;
• — заменить термин общепонятным словом или выражением.
• 3) применение лексических и графических сокращений.

Длинные слова и словосочетания часто неудобны для восприятия, поэтому для компрессии (сжатия) текста вместо полных слов используются сокращения. В литератур-ной речи используется два основных вида сокращенных слов:

• — лексические сокращения (аббревиатуры), которые представляют собой сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или частей слов, например: СНГ, Мосгостехнадзор, завхоз, зам., спецназ и д.р.
• — графические сокращения, являющиеся применяемыми на письме сокращенными обозначениями слов, например: гр-н, тчк, ж.-д., кв. м. и др.

Лексические сокращения (аббревиатуры) используются в речи как самостоятельные слова. Графические сокращения словами не являются и применяются только на письме, а при чтении расшифровываются и читаются полностью.

Различается несколько типов лексических сокращений (аббревиатур):

• • буквенные (при чтении произносятся буквы): МЧС, АКБ, СП, МП, КБ, ООО;
• • звуковые (при чтении произносятся звуки): ГОСТ, ТЭО, ГУМ, ТЭЦ, ЛЭП, АЭС, вуз
• • буквенно-звуковые (при чтении часть слова произносится по буквам, часть — звуками): ГУВД, ГИБДД, НИОПИК;
• • слоговые сокращения (образованы из частей, слогов слов): зампред, Москомзем, Доринвест, Мосстройтранс, техред, главбух, завхоз;
• • частично-сокращенные слова (образованы из части или частей слов и полного слова) Москомархитектура, Жилкооперация, промотходы, хозрасчет, рембаза;
• • усечения: зам, зав, спец;
• • телескопические сокращения (образованы из начала и конца слов, обозначающих понятия): рация (из:ра[диостан]ция), бионика (из: био[логия и электроника), мопед (из: мо[торизованный велоси]пед);
• • смешанного типа: ВНИИторгмаш, МосАЭРО, МосгазНИИпроект.

Различается несколько типов графических сокращений:

• • точечные: с, стр. - страница, др. - другие, т.п.— тому подобные, см. - смотри, эт. — этаж, ул. - улица;
• • дефисные: г-н — господин, гр-н — гражданин;
• • косолинейные: п/о — почтовое отделение, а/я — абонентский ящик;
• • нулевые, или курсивные (т, кг, см, л; как правило, так обозначаются физические величины);
• • комбинированные: ж.-д. - железнодорожный, сев.-зап. - северо-западный.