Организационная структура и персонал предприятия

Работа отдела по организации складских операций, так же как и других подразделений, строится на основании положения об отделе. В компании, имеющей собственный склад или складской комплекс, склад является структурным подразделением отдела по складским операциям.

В отличие от производственной компании, в которой склады обычно находятся на территории предприятия, склады торговой компании могут находиться в разных географических пунктах. Управление этими складами-подразделениями осуществляется также в рамках отдела по складским операциям.

Структуру управления складским комплексом можно разделить на три уровня:

• 1. управленческий;
• 2. организационный;
• 3. исполнительский.
• 1 В задачи управленческого уровня входят:
  • — разработка и совершенствование структуры управления складами;
  • — контроль деятельности структурных подразделений склада;
  • — анализ деятельности склада по финансовым и количественным показателям;
  • — ведение кадровой работы.
• 2 В задачи организационного уровня входят:
  • — участие в разработке тактики деятельности склада;
  • — реализация утвержденных планов;
  • — организация работы сотрудников подразделений;
  • — работа с клиентами и партнерами в рамках заключенных договоров;
  • — контроль соблюдения сотрудниками технологии работы;
  • — подготовка данных и материалов по результатам работы своих подразделений или участков;
  • — подготовка предложений по совершенствованию и повышению эффективности деятельности подразделений и участков;
  • — анализ деятельности подразделения по финансовым и количественным показателям;
  • — ведение учета рабочего времени сотрудников.
• 3 В задачи исполнительского уровня входят:
  • — выполнение конкретных операций и заданий руководства в соответствии с должностными обязанностями и действующей технологией;
  • — соблюдение распорядка организации работы, правил безопасности;
  • — внесение предложений по совершенствованию, как отдельных операций, так и технологии работы на своих участках.

Представляется целесообразным с точки зрения эффективности работ склада, контроля работы других участков и усиления мер по обеспечению сохранности товарно-материальных ценностей (ТМЦ), разделить управление складом на два направления:

Первое направление — это выполнение всех физических операций с ТМЦ на складе, т. е. их разгрузку, приемку, перемещение по складу, хранение, отбор заказов и отгрузку, оформление товаросопроводительных документов и др. Этими операциями руководит начальник смены, которому подчиняются кладовщики и грузчики.

Второе направление — это управление складскими операциями, документальный контроль, выполнения приемки и отгрузки ТМЦ, ведение их учета в электронном и бумажном виде, на всех стадиях нахождения на складе. Распечатка отгрузочных документов, составление и передача информации о поступлении и отгрузке ТМЦ, подготовка отчетов. Этими операциями руководит главный оператор склада и старший оператор в смене.

К функциям заместителя начальника склада можно отнести контроль наличия расходных материалов, проведение нормативного обслуживания складского оборудования, контроль соблюдения сотрудниками склада технологии, контроль учета рабочего времени сотрудников, контроль взаимодействия с внутренними и внешними контрагентами и другие вопросы.

Наличие погрузо-разгрузочной техники требует своевременного технического обслуживания, проверки и зарядки аккумуляторов, контроля ее эксплуатации сотрудниками. В зависимости от количества оборудования эти работы может выполнять в каждой смене имеющий соответствующее образование и навыки грузчик — водитель погрузчика за дополнительное вознаграждение или отдельный сотрудник — механик.

Таким образом, в зависимости от величины склада, количества оборудования и режима работы склада организационная структура может быть скорректирована, но выполняемые функции и операции на любом складе остаются одинаковыми. Правильная организация работ и распределения сотрудников по конкретным операциям позволяет добиваться слаженности их действий и, в конечном счете, ведет к минимизации расходов и повышению эффективности работы склада.