Бухгалтерский учёт ФГУП «ССС»

Бухгалтерский учёт и отчётность на ФГУП «ССС» осуществляется бухгалтерией, в состав которой входят материальная и расчётная группы. Бухгалтерия подчиняется главному бухгалтеру — заместителю генерального директора по экономике.

Бухгалтерский учёт ведётся в порядке, принятом действующим законодательством РФ и в соответствии с Планом счетов, принятым с 1 января 2002 года.

Источниками первичной информации, являющимися основанием для отражения хозяйственных операций являются как операционный производственный уровень предприятия (производство, цеха, склады материалов и готовой продукции), так и сама бухгалтерия (например, касса), а также внешние источники (поставщики, отделения банков).

Отражение операций на счетах бухгалтерского учёта является традиционным, повсеместно принятом в российской учётной практике.

На ФГУП применяется позаказная методика отнесения затрат на себестоимость. Затраты группируются по местам возникновения (цехам) и относятся пропорционально выполненным заказам. Накладные расходы относятся на себестоимость пропорционально прямой заработной плате основных рабочих.

На предприятии приняты унифицированные формы первичных документов и других учётных регистров, документооборот осуществляется в рамках действующих норм.

Внешняя отчётность формируется и предоставляется в государственные органы в сроки, установленные законодательством, внутренняя отчётность предоставляется руководству предприятия, как правило, ежемесячно 1 числа каждого месяца, но может предоставляться по первому требованию руководителя по мере необходимости.

Как и в любой другой организации, бухгалтерский учёт ФГУП «ССС» имеет свои особенности. В функции бухгалтерии относятся:

обработка первичных документов;

проведение инвентаризации (раз в год) основных средств, материалов и готовой продукции;

составление актов-сверок по расчётам с контрагентами;

добавление проводок к документам, введённых другими службами организации в систему БЭСТ-4;

проведение документов банка и кассы и формирование по ним бухгалтерских проводок;

начисление заработной платы;

калькуляция себестоимости по выполненным заказам;

формирование внешней отчётности, и т. д.

При учёте готовой продукции ввод первичных документов в БЭСТ-4 производит работник отдела сбыта:

Поступление на склады готовой продукции производится на основании приёмо-сдаточных накладных, подготовленных кладовщиком;

Реализация со складов готовой продукции в системе БЭСТ учитывается по мере подготовки документов. Документы на отгрузку (накладные на отгрузку готовой продукции) выписываются и заводятся на основании заключённых договоров с покупателями. Таким образом, отгрузка ещё не состоялась, а документ уже в БЭСТе. При несостоявшейся отгрузке в данном отчётном периоде сотрудник отдела сбыта переносит дату предполагаемой отгрузки (в БЭСТе) на следующий отчётный период. При осуществлении факта отгрузки сотрудник отдела сбыта приносит документы в бухгалтерию. Документы как правило, не всегда бывают скомплектованы: не сразу бывает подготовлена доверенность, квитанция к железнодорожной накладной (квитанция о приёме груза) или квитанция на возмещение затрат поступает в бухгалтерию не сразу если отгрузка осуществлялась покупателю в другой город. Ксерокопии документов остаются у сотрудника отдела сбыта и кладовщика. Документооборот по приёму и отгрузке продукции не относится к документам, отражающим изготовление и отгрузку спецпродукции, оригиналы которых хранятся в спецотделе завода, ксерокопии — в отделе сбыта. Эти документы не датируются (проставляется только месяц отгрузки).

Бухгалтер проверяет правильность заполнения документов на поступление и отгрузку готовой продукции и по каждому документу в компьютере производит следующие операции:

формирует проводки (посредством выбора и замены определённой операции) автоматически;

меняет дату документа — с предложенной отделом сбыта при подготовке документа — на дату фактической отгрузки продукции, поставленной от руки ниже подписи кладовщика и принимающего товар по доверенности;

исправляет ошибки допущенные работником отдела сбыта;

формирует счёт-фактуру.

Недостатком существующей системы учёта готовой продукции является:

фактическое выполнение двойной работы;

трудоёмкость работы для бухгалтера;

большой расход бумаги;

возможна потеря документов (заинтересованность в наличии документов существует только со стороны бухгалтера, так как их наличие проверяется аудиторами, тогда как достоверная подготовка и доставка этих документов в бухгалтерию зависят от добросовестности работников отдела сбыта).

Учёт материалов осуществляется на основании первичных документов (требований-накладных на внутреннее перемещение из цеха в цех, со склада готовой продукции на другой склад или цех в качестве материалов, отпуск на нужды предприятия (в производство), приходных ордеров при поступлении материалов на склад).

Каждый документ выписывается на определённую дату, содержит перечень отпускаемых материалов (их может быть от одного до двух десятков). Проводки также формируются на каждый документ бухгалтером, проводятся в конце месяца.

Документы по приходу на склады материалов, равно как и по приходу готовой продукции из производства на склады готовой продукции не содержат суммовой информации, в них фиксируется только количество отпущенных материалов, их цена и номенклатурный номер. Требования-накладные на отпуск материалов в цех не содержат дату операции.

Недостатком работы является:

неправильное заполнение документов (что довольно не редко), что сказывается на производительности труда бухгалтера и является причиной недоумения и разбирательств с кладовщиками;

сроки доставки документов от кладовщика в бухгалтерию определены первым числом каждого месяца, но практически они не выполняются, поэтому как правило всегда документы находят своё отображение в бухгалтерском учёте почти 10 числа каждого месяца. (10 число — срок закрытия затрат по цехам, закрытия затратных счетов бухгалтером-производственником), калькуляции себестоимости выпущенной продукции. В результате этого практически исключена возможность проверки правильности заведения документов в БЭСТ, следствием чего является возникновение различных исправлений в последующих отчётных периодах.

В функции финансового отдела входит осуществление расчётов с контрагентами, выставление счетов за электроэнергию, учёт счетов, выставленных организацией и учёт их оплаты, отношения с банками, в которых открыты расчётные счета предприятия, поддержание отношений с контрагентами, в том числе напоминания о просроченных задолженностях и о своевременности оплаты, осуществление взаимозачётов.

Бухгалтерия обрабатывает банковские документы, делая в них отметки о корреспонденции со счетами и заведение документов в БЭСТ с формированием по каждому из них проводок, выписывает, выдаёт и регистрирует кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера) с формированием проводок по кассовым операциям.

Кроме того, в обязанности бухгалтерии входит учёт и осуществление операций по оплате авансами выставленных счетов (закрытие авансовых платежей путём формирования проводок).

Недостаток существующей системы взаимоотношений бухгалтерии и финансового отдела заключается в несоответствии данных о наличии счетов и сведения об авансах данных бухгалтерии и финансового отдела. Как следствие этого — несвоевременность погашения дебиторской задолженности, возникновение просрочек оплаты счетов.

Система внутреннего контроля представлена в виде взаимных сверок между службами, осуществляющими и регистрирующими хозяйственную деятельность организации. На практике система внутреннего контроля производится следующим образом: сотрудник отдела сбыта, вводит в компьютер накладные на приход и отгрузку товара и оригиналы сдаёт в бухгалтерию. Бухгалтер, делая проводки, проверяет правильность заполнения документов, время действия доверенности, время подготовки документа на отгрузку должно быть более ранним или должно совпадать со временем факта отгрузки. Кроме того, количество, цена и суммы НДС и общей суммы отгрузки также проверяются бухгалтером.

Проведение этих документов даёт в итоге общее движение товарно-материальных ценностей по складу за отчётный период. Кладовщик в конце отчётного периода получает оборотную ведомость и сверяет свои данные с данными ведомости.

При проведении документов по материалам, отпускаемых в цех (в производство), в конце отчётного периода кладовщик также получает оборотную ведомость и сверяет движение ТМЦ со своими данными.

При выставлении счетов покупателям сверка происходит следующим образом: по тем услугам, по которым организация сама является покупателем и перевыставляет счета своим контрагентам (электроэнергия, хозяйственная вода, тепло, городской телефон, предоставление междугородней связи), сверяется покупная часть услуги с бухгалтером производственного отдела по данным отчёта цеха, оказываемого эти виды услуг.

Общие суммы других оказанных услуг по данным бухгалтерии сверяются с данными производственных отделов (в последнее время это не делается, результатом чего нередкими бывают бухгалтерские ошибки).

Сверка с бухгалтером расчётного отдела данных по удержанию из заработной платы сотрудников за отпущенные ТМЦ или полученные услуги.

Самое интересное проясняется при сверках дебиторской задолженности и полученных авансов с финансовым отделом. Прежде всего, — это наличие открытых счетов в данных бухгалтерии и их отсутствие в данных финансового отдела. Это бывает либо следствием того, что ту или иную счёт-фактуру не принесли в финансовый отдел, либо следствием ошибок самого финансового отдела: наиболее часто встречающийся случай на практике связан с расчётами с частными предпринимателями. Сотрудник финансового отдела, закрывая у себя аванс, внесённый в кассу от частного предпринимателя, закрывает всю сумму задолженности, равную сумме аванса. Бухгалтер же закрывает у себя авансом ту часть задолженности с учётом налога с продаж. Таким образом, остаётся дебиторская задолженность на сумму не до начисленного налога с продаж. При том, что снятие с предоплаты происходит с санкции финансового отдела, то само наличие просроченной дебиторской задолженности неудивительно. Сверки с финансовым отделом случаются ежемесячно после закрытия периода (после 20 числа каждого месяца), но они, как правило, не выявляют всех ошибок сразу, поэтому о своевременности устранения ошибок говорить не приходится. Красноречиво об этом говорит следующая ситуация из жизни: возникшая подобная ошибка по расчётам с дебитором — частным предпринимателем была обнаружена только через 4 месяца и через 2 месяца после ликвидации юридического лица, поэтому взыскивать задолженность уже не с кого. Суммы задолженности, возникшие ошибочно и не устранённые из-за отсутствия своевременной сверки данных служб предприятия, искажают показатели финансовых результатов и вводят в заблуждение руководство предприятия при принятии управленческих решений.

Ежегодные проверки аудиторов выявляют ошибки, которые не были своевременно найдены работниками.

ФГУП «ССС», как и большинство отечественных предприятий имеет традиционное разделение бухгалтерии и финансовой службы, поэтому неудивительна связанная с этим неизбежность проблем при проведении сложных хозяйственных операций. Типичные последствия такой ситуации заключаются в трудностях с получением кредиторской задолженности, возникновение проблем с хорошими поставщиками из-за наличия дебиторской задолженности и всевозможные более серьёзные ситуации, связанные с потерями денежных средств и материальных ресурсов.

Главная проблема, которая возникает в связи с этим — трудность сведения финансового и материального баланса при наличии большого числа владельцев однородной информацией. Типичной ситуацией является, например, то, что отдел закупок может не располагать полной информацией о фактуре поступившего материала, особенно если по нему была выставлена претензия, или он не в курсе финансовых взаимоотношений с поставщиками. Таким образом, неудивительно, что возникают проблемы следующего рода: фактически внесённая сумма предоплаты, может оказаться больше стоимости оприходованного товара.

Вопрос управления ассортиментом продукции (снятия-принятия с производства) должен решаться с учётом того, каким образом это повлияет на хозяйственную ситуацию предприятия в целом. Для этого необходима слаженная и оперативная работа отдела сбыта и финансового отдела.

Часто не принимается во внимание специфический характер финансовых взаимоотношений между клиентом и предприятием, и соответственно, не учитывается влияние изменения доли, например, встречных закупок на общую структуру финансовых потоков (детальная отчётность о структуре продаж и структуре финансовых потоков эту возможность бы предоставила).

Кроме того, несогласованность выполнения однородных функций различными подразделениями несёт с собой нарушение сроков оформления документов по приходу и расходу материала, что в свою очередь, вызывает претензии со стороны налоговых органов и контрагентов, несогласованность при принятии решений о проведении операций с неочевидной выгодой и последствиями (нехватка денег в нужный момент).

Причиной этого ещё является и то, что традиционным в нашем учёте являются большие сроки закрытия периодов, то есть месячных, квартальных, годовых балансов бухгалтерией предприятия, документы поступают в бухгалтерию с большим опозданием, а чтобы принимать своевременные управленческие решения и для этого найти нужную информацию в течение короткого промежутка времени бывает зачастую просто невозможно.

В конце первого квартала 2003 года на ФГУП «ССС» был разработан проект о «Расширении хозяйственной самостоятельности структурных единиц». В рамках этого проекта цеха 19,21,26 и УМТС были преобразованы в центр финансовой ответственности (ЦФО) «Коммерс».

Приказом № 91 от 16.04.2003 г. был утверждён план перевода цехов и УМТС в ЦФО «Коммерс», включающий основные мероприятия по переводу, сроки исполнения и ответственных исполнителей.

В июле были разработаны: порядок документооборота между ЦФО и ФГУП «ССС», первичные документы, определены предоставляющая и использующая стороны документов, контрольные даты предоставления документов.

Помимо первичных, традиционных в бухгалтерском учёте документов, управленческие документы включают в себя:

производственную программу (предварительную и утверждённую);

график отгрузки готовой продукции;

бюджеты движения денежных средств, доходов и расходов, а также факты исполнения этих бюджетов.

К первичным бухгалтерским документам, использующимся в управленческом учёте, относятся: приходные ордера, накладные на отпуск материалов на сторону, требования-накладные на внутреннее перемещение вспомогательных материалов.

Приходные ордера и накладные на отпуск материалов должны предоставляться ЦФО в бухгалтерию ежедневно на следующий день, требования-накладные — ежедекадно на следующий день в бухгалтерию, и ежедневно на следующий день по телефону в управление финансов.

Требования-накладные на внутреннее перемещение запасных частей, расход ГСМ — ежемесячно на следующий день в бухгалтерию и ежедневно на следующий день по телефону в управление финансов. Данные о расходе энергоресурсов предоставляются отделом главного энергетика в управление финансов ежедекадно на следующий день. Акты на выполненные работы на услуги цехов и сторонних организаций ежедневно по мере приёмки работ поступают от ЦФО бухгалтерии. Путевые листы от ЦФО в управление финансов ежедневно по телефону на следующий день, авансовые отчёты ЦФО бухгалтерии ежедневно по мере выполнения поручения.

Таким образом, вся оперативная информация о произведённых затратах должна сразу же после факта возникновения поступать в управление финансов, подразделение ФГУП «ССС», в задачи которого входят сбор, анализ данных и последующее принятие на их основе управленческих решений.

Кроме этого, управлением финансов стал проводиться маржинальный анализ выпускаемой продукции и оценка рентабельности единицы каждого вида продукции. Информация, предоставляемая ЦФО в управление финансов, должна поступать ежедневно до 9 часов утра. Бухгалтерии вменяется в обязанность разнесение предоставленных ЦФО документов не позднее 10 часов утра дня предоставления документов.

ЦФО формирует и представляет в финансовое управление ФГУП «ССС» следующие финансовые бюджеты:

Бюджет движения денежных средств — который определяет денежные потоки ЦФО на планируемый период. Бюджет показывает все источники поступления денежных средств и все направления расхода;

Бюджет доходов и расходов — является прогнозным отчётом о прибылях и убытках и показывает с какой рентабельностью будет работать ЦФО. При составлении данного бюджета используется метод начисления, то есть выручка от реализации определяется по моменту отгрузки продукции покупателю или оказанию услуги, затраты на производство и реализацию — по моменту фактического осуществления затрат, вне зависимости от периода фактической оплаты.

Корректировка бюджета проводится на основании фактических данных предыдущего месяца и предусматривает корректировку входящей, возникшей по факту задолженности и погашения откорректированных обязательств.

Необходимость изменения данных на всех стадиях проведения бюджета (планирования, составления, утверждения) должна быть подтверждена анализом фактического возникновения обязательств по статье, нуждающейся в корректировке. Лимиты возникновения обязательств могут корректироваться за счёт недоиспользования лимита с начала отчётного года или за счёт перераспределения между статьями.

Для корректировки лимита оплаты ЦФО предоставляет в финансовое управление служебную записку с указанием фактической задолженности на начало периода и причиной отклонений от плана, а также с указанием требуемой суммы погашения обязательств.

Контроль исполнения бюджета осуществляется для исключения финансирования расходов сверх утверждённых лимитов и оперативного информирования руководства ЦФО и ФГУП «ССС» об использовании средств и возлагается на управление финансов.

По мере исполнения плана и накопления фактических данных в течение отчётных периодов (декада, месяц) на следующий день после окончания периода управление финансов и ЦФО формируют бюджеты по каждому ЦФО и ответственный исполнитель ЦФО представляет их в печатном виде с подписью руководителя ЦФО в управлении финансов вместе с пояснительной запиской о причинах выявленных отклонений.

Внедрение управленческого учёта на ФГУП «ССС» было осложнено рядом различного рода причин. Например, при формировании бюджета доходов и расходов не были согласованы цены, по которым ЦФО оказывает услуги подразделениям ФГУП «ССС», не было дано чёткой формулировки статуса ЦФО. Кроме этого сама процедура перевода структурного подразделения была усложнена по всей очевидности несогласованными действиями сторон и отсутствием перед собой чётких целей поставленных задач.

Ежедневно подаваемые данные за предыдущий день в управление финансов являются данными о доходах, расходы для оперативного или прогнозного расчёта прибыли и рентабельности продукции ЦФО берутся в основном по данным прошлого месяца. Заработная плата, амортизация, энергоресурсы прошлого месяца раскидываются в пропорции прошлого отчётного периода на текущий месяц.

В конце отчётного месяца (примерно до 15 числа), когда бухгалтерией выводятся результаты о сложившейся себестоимости продукции ЦФО, производится «редактирование» первоначальных данных о затратах, сравнивается фактически полученный результат и выявляются причины сложившихся отклонений.

Ежедневно поступаемые данные сводятся в таблицу с разбивкой по декадам.

В расчёт прибыли (рентабельности) для целей управленческого учёта доходы и расходы берутся по оптовым ценам или по сметной стоимости, без НДС для ФГУП «ССС» и с НДС для сторонних организаций, (традиционный бухгалтерский учёт берёт эти данные по фактической цеховой себестоимости).

Кроме этого, расходы для целей управленческого учёта не включают расходы на свои цеха, в расчёт затрат на заработную плату не берутся резервы отпусков, а также ставки налогов, относимых на себестоимость, в совокупности составляют 36% против принятых в бухгалтерском финансовом учёте ФГУП «ССС» — 36,7%.

Подобный расчёт продиктован прежде всего желанием узнать реальные затраты на производство продукции производимой ЦФО.