Порядок документооборота на предприятии

Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.¹

Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах " движение документов" , то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.

Несмотря на вторичность порядка движения документов по отношению к целям и задачам организации, документооборот рекомендуется нормировать и регулировать.

В моей организации можно выделить:

• · прием и первичная обработка поступающих в организацию документов;
• · предварительное рассмотрение и распределение документов;
• · регистрация документов;
• · контроль за исполнением;
• · информационно-справочная работа;
• · исполнение документов, их составление, согласование, оформление;
• · отправка или направление в дело
• · поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
• · потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
• · поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.