Оформление документации по личному составу

Документы по кадрам являются одной из групп организационнораспорядительной документации. Значение их определяется, в частности, тем, что в них фиксируют сведения, необходимые для реализации граждан права на труд, образование, пенсионное обеспечение и др.

Документация по личному составу — это совокупность документов по учету персонала предприятия.

В небольших предприятиях, которые не имеют кадровых служб, документацию по кадрам нередко ведет руководитель.

Основные документы, которые составляются в процессе работы с кадрами: приказы по личному составу, личные карточки, справки, анкеты, заявления, личные документы граждан — дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства и др.

В приказах из личного состава пункты размещают, как правило, в таком порядке: назначение на должность, принятие на работу, перемещение, освобождение от должности и др. Пункты имеют порядковую нумерацию например:

1. Назначить:

Петрова Алексея Васильевича старшим экономистом… Сухова Петра Григорьевича маркетологом…

2. Перевести:

Назаренко Андрея Ивановича, старшего товароведа коммерческого отдела… Сухенко Сидора Михайловича…

3. Освободить:

Иванова Василия Петровича, заместителя главного бухгалтера…

Приказы по личному составу визируют, как правило, работник кадровой службы и юрисконсульт, их могут также визировать и другие работники.

При оформлении приказов необходимо соблюдать требования и правила, которые обеспечивают их юридическую силу. Обязательными являются такие реквизиты: автор документа, название вида, дата, индекс, место издания, заглавие, текст, подпись руководителя предприятия.

Приказ (распоряжение) о принятии на работу подписывает руководитель предприятия или его заместитель, который имеет на это право, потом ставят номер и дату. Такой приказ выдают и сообщают работнику к началу работы. Подпись работника на приказе свидетельствует о его согласии со всеми положениями приказа.

На основании приказа (распоряжение) о принятии на работу заполняют личную карточку работника (форма № Т-2), делают запись в его трудовой книжке, а бухгалтерия открывает лицевой счет или другой соответствующий документ.

Переводы на другую работу оформляют приказом (распоряжением) администрации предприятия. Поскольку перевести на постоянную работу можно лишь при согласии работника, это согласие оформляют его подписью на приказе (распоряжении). В приказе о переводе на другую работу следует четко формулировать мотивы и основания перевода.

Освобождение из работы (прекращение трудового договора) независимо от основания обязательно оформляют приказом (распоряжением) администрации предприятия. На основании этого приказа (распоряжение) делают запись в трудовой книжке и личной карточке работника, а бухгалтерия осуществляет с ним расчет.

Формулировки в приказах и трудовых книжках должны отвечать требованиям о труде и содержать ссылку на соответствующие статьи законодательства.

Действие трудового договора прекращается в день, отмеченный в приказе (распоряжении). Однако на практике в двух случаях (в случае освобождения за прогул без уважительных причин и за совершение преступления) допускаются отклонения от этого общего правила.

Личную карточку заводят на каждого работника при принятии его на работу, ее используют для анализа состава и учета кадров. Карточку оформляют на основе представленных работником документов (паспорта, диплома, военного билета, трудовой книжки и др.). В личной карточке систематически отображают все последующие изменения данных о работнике (образование, местожительство и др.).

Формирование личных дел осуществляется в течение всего периода работы определенного лица на предприятии. В случае повторного принятия работника на предприятие на него заводят новое личное дело.

Документы в личных делах размещают в такой последовательности:

• — внутреннее описание всех документов, которые есть в личном деле;
• — заявление о принятии на работу, направление или представление; анкета, листок из учета кадров;
• — автобиография, документы об образовании, выдержки из приказов о назначении, перемещении, освобождении;
• — дополнение к личной карточке из учета кадров и поощрений;
• — справки и другие документы, которые касаются этого лица (кроме справок с места обитания, о состоянии здоровья и других документов второстепенного значения, которые группируют отдельно от личных дел).

В пределах отмеченных групп документы размещают в хронологическом порядке.

Контрольные вопросы

• 1. Раскройте особенности организационно-распорядительной документации. На какие группы по функциональному признаку она разделяется?
• 2. Назовите основные виды организационно-распорядительной документации и опишите правила их оформления.
• 3. Определите особенности документов по личному составу предприятия.
• 4. Назовите основные виды документов по личному составу, раскройте правила их оформления и ведения.