Характеристика процесса контроля

Процесс контроля состоит из следующих этапов: 1) выработка стандартов и критериев; 2) сопоставление с ними реальных результатов; 3) принятие необходимых корректирующих действий.

Выработка стандартов и критериев. Стандарты — это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Цели, как известно, формируются в процессе планирования. А все стандарты, используемые для контроля, выбираются из целей и стратегий организации. Цели используемые в качестве стандартов для контроля, отличают две очень важные особенности. Они характеризуются наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа и наличием конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. При меры целей, которые можно использовать в качестве стандартов контроля: получить прибыль в размере 5 тыс. грн. в 1998 г. или уменьшить количество брака выпускаемых изделий на 5%. Конкретный критерий (5 тыс. грн.) и определенный период времени (один год) называются показателями результативности, которые точно определяют то, что должно быть получено для того, чтобы достичь поставленных целей. Такой показатель позволяет сопоставить реально сделанную работу с запланированной.

Показатели результативности не сложно установить для таких величин как прибыль, объем продаж, стоимость материалов и др. потому, что они поддаются количественному измерению. Но некоторые цели и задачи организации выразить количественно невозможно. Например, повышение морального уровня, рассматриваемого в качестве цели, выразить в числовых показателях очень трудно или вообще невозможно. В таких случаях эффективно работающие организации используют различного рода обследования и опросы или представляют исследованные величины в численном виде косвенно, через другие показатели. Хотя при таком подходе на конечные результаты будут оказывать влияние очень многие факторы.

Сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе руководитель должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют плановым. То есть, деятельность, осуществляемая на этой стадии контроля, заключается в определении: масштаба отклонений; измерений результатов; передаче информации и ее оценке.

Определение масштаба допустимых отклонений — вопрос большой важности. Если масштаб будет слишком большим, либо слишком маленьким, то в обеих случаях контроль будет неэффективным. Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен быть экономным. Преимущества системы контроля должны перевешивать затраты на ее функционирование. Один из способов увеличения экономической эффективности контроля состоит в использовании метода управления по принципу исключения. Суть метода в том, что система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов.

Измерение результатов, позволяющих установить, на сколько удалось достичь установленные стандарты, — это самый трудный и дорогостоящий элемент контроля. Чтобы быть эффективной, система измерения должна соответствовать тому виду деятельности который подвергается контролю. Вначале необходимо выбрать соответствующую систему измерения, затем решить вопрос согласования скорости, частоты и точности измерения с деятельностью подлежащей контролю. Заметным прогрессом в части контрольных измерений явилось широкое использование компьютеров, что сделало эти проверки более оперативными, дешевыми и точными. Но следует отметить, что любая система сбора и обработки информации дорога. Поэтому руководители должны избегать искушения измерять все как можно точнее.

Для того, чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо довести до сведения соответствующих работников организации как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Данная информация должна быть точной, поступать вовремя и доводиться до сведения руководителей в виде, легко позволяющем принять необходимые решения и действия. Основные трудности, возникающие на пути сбора и распространения контрольной информации, связаны с различными коммуникационными проблемами (см. лекцию 6). Одна из них состоит в том, что большая часть информации обрабатывается людьми, а это может привести к искажению информации, на основе которой должны приниматься решения в области контроля.

На последней стадии этого этапа руководитель должен решить, та ли, что нужно информация получена, и важна ли она. Важная информация — это такая информация, которая адекватно описывает исследуемое явление и существенно необходима для принятия правильного решения.

Принятие необходимых корректирующих действий. На этом этапе руководитель должен выбрать одну из трех линий поведения: 1) ничего не предпринимать; 2) устранить отклонения, 3) пересмотреть стандарт.

• 1. Если сопоставление фактических результатов со стандартами говорит о том, что установленные цели достигаются, то лучше всего ничего не предпринимать.
• 2. Система контроля, которая не позволяет установить серьезные отклонения прежде, чем они перерастут в крупные проблемы бессмысленна. Поэтому проводимая корректировка должна быть нацелена на устранение настоящей причины отклонения. Осуществление корректировки может быть достигнуто путем улучшения значения каких-либо внутренних переменных факторов данной организации (цели, структура, задачи, технологии, люди), усовершенствованием функций управления или технологических процессов.
• 3. 3. Но иногда сами стандарты могут оказаться нереальными, потому что они основываются на планах, а планы — это лишь прогнозы будущего. Поэтому при пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты. Необходимость радикального пересмотра стандартов может служить симптомом проблем, возникающих либо в процессе контроля, либо в процессе планирования.