Порядок организации работы архива организации

В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования. Как любое структурное подразделение организации, архив, как правило, действует на основании положения о структурном подразделении — положения об архиве, утверждаемого руководителем организации, а сотрудники архива — на основании должностных инструкций.

При разработке комплекса этих документов рекомендуем основываться на Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия, утв. приказом Роскомархива от 18.08.1992 № 176. Примерное положение распространяется на архивы организаций, создающих в процессе своей деятельности документы Архивного фонда РФ. Если организация (как государственная, так и негосударственная) не является источником комплектования государственного или муниципального архива и не передает свои документы в установленном порядке в соответствующий архив, она должна исключить из положения об архиве все, что относится к документам Архивного фонда РФ.

Положение об архиве организации определяет статус архива, его задачи, функции, права и ответственность, состав документов.

Так, основными задачами архива организации являются:

• — комплектование архива документами (состав документов, поступающих на хранение в архив, должен быть предусмотрен в отдельном разделе положения об архиве);
• — учет и обеспечение сохранности документов;
• — создание научно-справочного аппарата к документам архива;
• — использование хранящихся в архиве документов.

Если в процессе деятельности организации создаются документы, относящиеся к Архивному фонду Российской Федерации, то одной из важнейших задач архива является подготовка и передача этой части документации на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными законодательными и иными нормативными правовыми актами в области архивного дела, принятыми Российской Федерацией и субъектами Российской Федерации.

Из задач архива вытекают выполняемые им функции, к основным из которых относятся:

• — ведение списков организаций и (или) структурных подразделений организации — источников комплектования архива;
• — прием упорядоченных документов от структурных подразделений организации и организаций — источников комплектования архива;
• — учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;
• — создание и поддержание в актуальном состоянии научно-справочного аппарата к документам архива;
• — информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации;
• — организация использования документов по запросам организаций и частных лиц, учет и анализ использования архивных документов организации;
• — подготовка ответов на социально-правовые запросы граждан;
• — проведение экспертизы ценности документов, организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив (если организация является источником комплектования соответствующего архива);
• — проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях — источниках комплектования;
• — организация работы по составлению номенклатуры дел организации;
• — оказание методической и практической помощи структурным подразделениям в работе с документами;
• — участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
• — участие в мероприятиях по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в т. ч. в организациях — источниках комплектования архива.

Архив совместно с руководителем организации несет ответственность за:

• — несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;
• — утрату и несанкционированное уничтожение документов;
• — необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;
• — нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.

Для организации работы архива необходимо принять положение об архиве. В положение об архиве включаются следующие разделы:

• — основные положения;
• — состав документов архива;
• — задачи и функции архива;
• — права архива;
• — организация работы архива.

При необходимости положение об архиве может дополняться другими разделами.

В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, распорядительными документами отраслевого федерального органа управления, приказами руководителя организации, нормативно — методическими документами Росархива и архивного органа субъекта Российской Федерации, курирующего государственного архива, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, положением об ЭК организации.

архив документация фонд.