Система защиты ценной информации и конфиденциальных документов

Основными мерами защиты коммерческой тайны на предприятии является создание специального отдела или подразделения обработки документов с грифом КТ (коммерческая тайна), а также организация специального делопроизводства с документальными носителями коммерческой тайны предприятия. Последнее включает:

• — ограничение круга лиц для ознакомления с документами;
• — учет документов и копий с них, их обращения (передача, пересылка, размножение, хранение, проверка наличия и др.);
• — запрещение доступа посторонних в помещение, откуда исходят и где хранятся документы с грифом «КТ» ;
• — особый порядок определения информации, содержащей коммерческую тайну, и сроков ее действия;
• — система допуска сотрудников, командированных и частных лиц к сведениям, составляющим коммерческую тайну;
• — особый порядок работы с документами с грифом «КТ» ;
• — обеспечение сохранности документов, дел и изданий;
• — обязанности лиц, допущенных к сведениям, составляющим коммерческую тайну;
• — проведение контроля за обеспечением режима при работе со сведениями, содержащими коммерческую тайну;
• — ответственность за разглашение информации, утрату документов, содержащих коммерческую тайну;
• — организация архивного хранения конфиденциальных документов.

Ответственность за обеспечение режима работы с материалами с грифом «КТ», своевременное проведение мероприятий по сохранению коммерческой тайны возлагается на директора, его заместителей и руководителей подразделений.

Ответственность за организацию и осуществлению работы по защите коммерческой тайны возлагается на службу безопасности.

Порядок определения информации, содержащей коммерческую тайну, и сроков ее действия имеет государственное значение, т. к. нередко бывает связано с сокрытием ряда аспектов деятельности фирмы с целью недоплаты налогов, ведения нелегального бизнеса. Постановление правительства РФ № 35 от 5. 12. 91 г. «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну» обязывает фирмы предоставлять в государственные статистические, налоговые, социальные органы необходимую информацию, а именно сведения, содержащиеся в учредительных документах, уставе предприятия, отчетности о финансово-хозяйственной деятельности, а также данные о загрязнении окружающей среды, несоблюдении безопасных условий труда, других нарушениях законодательства РФ.

Система допуска сотрудников, командированных и частных лиц к сведениям, составляющим коммерческую тайну.

Допуск к сведениям осуществляется директором, его заместителем или руководителями соответствующих подразделений для выполнения сотрудником своих служебных обязанностей.

Учитывается моральный фактор. В службе безопасности заполняется индивидуальное письменное обязательство по сохранению тайны.

На внутренней стороне обложки документа оформляется список допущенных лиц за подписью руководителя структурного подразделения.

Командированные и частные лица допускаются с письменного разрешения руководителя фирмы и подразделения, в ведении которого находятся нужные документы, при наличии письменного запроса тех организаций, в которых эти люди работают, с указанием темы и объема выполняемого задания, а также предписания на выполнение задания.

Выписки из документов и изданий, содержащие сведения с грифом «КТ», производятся в тетрадях, имеющих такой же гриф, и после окончания работы представителя высылаются в адрес организации.

Дела и издания с грифом «КТ» выдаются и принимаются от исполнителей под расписку в карточке учета выдаваемых дел и изданий.