Структура подразделения «Склады»

Для хранения оборудования, запасов химических веществ, продуктов незавершенного производства, готовой продукции на ТОО «Казхимволокно» в подразделении «Склады» задействовано семь складских помещений:

• 1. склад химических реактивов;
• 2. склады цехов № 1 и № 2, на которых хранятся инструменты и оборудование, комплектующие к машинам ВК и ПВ;
• 3. склад с лабораторным оборудованием, необходимым для функционирования четырех химических лабораторий;
• 4. склад котельной, на котором хранится катионит и специальное оборудование котельного цеха;
• 5. склад спецодежды;
• 6. склад готовой продукции.

Нормальное функционирование этого подразделения обеспечивает штат сотрудников, состоящий из заведующих складами, технологов, складских рабочих, водителей электрокар, грузчиков. Всего по штатному расписанию — 45 человек. Кроме того, на этапах планирования, закупки, доставки материалов, оборудования, реактивов, отгрузке готовой продукции задействованы еще около 17 сотрудников.

Анализ документации подразделения «Склады»

Для организации и проведения автоматизации логистических расчетов выполнен анализ используемой в подразделении «Склады» и смежных с ним подразделениях документации. Выявлено, что на этапе организации закупки используются такие виды документов (на бумажных носителях), как:

• · «Заявка на приобретение товарно-материальных ценностей (далее ТМЦ)» ,
• · «Счет-фактура» ,
• · «Акт получения ТМЦ» ,
• · «Журнал приема ТМЦ» ,
• · «Доверенность на получение ТМЦ» и другие.

Причем, эта документация обеспечивает весь процесс закупки, т. е.:

• * Подготовка и оформление заявки на материал
• — Определение потребности в материале
• — Подготовка заявки на материал
• — Оформление заявки на материал
• — Согласование заявки на материал
• * Выбор поставщиков
• — Подготовка списка возможных поставщиков
• — Отправка запроса, в соответствии с заявкой на материал
• * Организация или возобновление переписки с возможными поставщиками
• * Подготовка и оформление запроса в соответствии с заявкой на материал
• * Отправка запроса на материал
• * Регистрация отправки запроса возможным поставщикам
• — Выбор поставщиков
• * Получение коммерческих предложений от возможных поставщиков
• * Согласование полученных предложений
• * Регистрация полученных предложений
• * Выбор наиболее подходящих поставщиков
• * Обработка заказов
• — Оформление и отправка заказа
• * Подготовка заказа
• * Проверка на наличие долгосрочных договоров с Поставщиком
• * Оформление или продление договора с Поставщиком
• * Оформление заказа
• * Отправка заказа выбранному Поставщику
• * Регистрация отправки заказа
• — Выполнение обязательств по оплате заказа
• * Получение инвойса в соответствии с заказом
• * Согласование полученного инвойса
• * Выполнение обязательств по оплате заказа
• * Отправление уведомления о выполнении обязательств по оплате
• * Получение уведомления о сроках готовности к отгрузке
• * Контроль выполнения условий договора
• — Отслеживание местонахождения груза в процессе доставки
• — Регистрация отступлений от контрольных дат по условиям поставки
• * Поступление материала
• — Организация приёма груза в установленном месте
• — Сопоставление характеристик и качества полученного материала с заявленными Поставщиком
• — Выставление претензий по факту отступления от условий договора
• * Оприходование материала
• * Контроль счетов
• * Приложения
• — Типовой контракт купли — продажи
• — Типовой контракт купли-продажи партии продукции
• — Типовой контракт многократной купли-продажи продукции

Как уже было отмечено, технологией проведения бизнес-процесса закупки, подготовкой, анализом всей этой документации занимается достаточно большое количество сотрудников организации. Бумажные носители информации накапливаются, загромождая шкафы и другое пространство рабочих кабинетов, периодически списываются и подлежат уничтожению.

Основная работа в ходе подготовки к автоматизации логистических расчетов была проведена в подразделении «Склады» .