Теоретические основы аудита расчетов с подотчетными лицами

Цель, задачи и источники информации аудита с расчетов с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны (рис. 1).

Рис. 1. Состав расчетов с подотчетными лицами

Это и приобретение запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров за наличный расчет, и оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств, и расходы на командировки по территории РФ и за границу, и представительские расходы.

Таким образом, подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам и представительские расходы.

Проблема правильного отражения в учете расчетов с подотчетными лицами остается наиболее важной в организации бухгалтерского учета хозяйствующего субъекта, в силу того, что в процессе данных расчетов используется денежная наличность, которая является одной из главных основ деятельности современного предприятия. Поэтому контроль правильности организации и ведения учета по расчетам с подотчетными лицами, а также достоверность отчетности по данному объекту учета является важной составляющей аудита.

В соответствии с п. 3. ст. 1 Федерального закона Российской Федерации «Об аудиторской деятельности» аудит — независимая проверка бухгалтерской (финансовой) отчетности аудируемого лица в целях выражения мнения о достоверности такой отчетности 4. При этом положения Закона не регламентируют объемы и объектную направленность аудита, то есть подразумевают под аудитом как комплексный аудит финансовой отчетности, так и аудит локальной отчетности по одному или нескольким объектам учета.

В научной и учебной литературе под «аудитом» понимают независимую экспертизу состояния бухгалтерского учета и финансовой отчетности 12,13,14,15, 30, 32, 35.

Таким образом, используя положения закона и терминологию, принятую в научной среде, можно вывести следующее определение аудита расчетов с подотчетными лицами.

Аудит расчетов с подотчетными лицами — это часть комплексного аудита финансовой отчетности хозяйствующего субъекта или отдельный локальный вид аудита, проводимый в целях выражения мнения о полноте и правильности ведения учета по указанному объекту, а так же достоверности отчетных данных.

Исходя из вышесказанного, целью аудита расчетов с подотчетными лицами является установление правильности и достоверности данных операций, определение их влияния на финансовую (бухгалтерскую) отчетность, установление соответствия применяемой в организации методики учета и налогообложения по этим операциям нормативным документам, действующим в Российской Федерации 14.

В ходе аудита решаются следующие задачи:

• · оценка уровня бухгалтерского учета, квалификации учетных кадров, качество обработки информации (особенно первичной документации), правильность и законность совершения бухгалтерских записей в части расчетов с подотчетными лицами;
• · оказание помощи субъектам хозяйствования путем рекомендаций по устранению недостатков, особенно тех нарушений, которые непосредственно повлияли на финансовые результаты, сказались на достоверности показателей отчетности в части расчетов с подотчетными лицами;
• · оценка не только прошлых фактов и существующих в данный момент положений, но и ориентировании руководства проверяемой организации на те будущие события, которые способны повлиять на хозяйственную деятельность и конечный результат 35.

Для решения задач и достижения цели проверки аудитор должен оценить:

• · степень общеприемлемости;
• · правильное включение сумм;
• · завершенность;
• · право собственности (по включенным суммам);
• · оценку;
• · правильность корреспонденции и отражения сумм на счетах;
• · разграничение (хозяйственные операции, близкие к дате баланса, следует учитывать за соответствующий период);
• · арифметическая точность (отдельные статьи баланса соответствуют итогам в учетных регистрах и главной книге);
• · раскрытие (правильность отражения счетов и относящихся к ним фактов данных отчетности) 32.

Таким образом, в процессе аудита расчетов с подотчетными лицами рассматривается порядок учета, состав первичных документов и учетных регистров расчетов с подотчетными лицами в соответствие с действующими правилами бухгалтерского учета и нормативными документами; подтверждается своевременность погашения и правильность отражения на счетах бухгалтерского учета расчетов по подотчетным суммам, проводится проверка порядка проведения инвентаризации расчетов, делаются выводы по ведению учета и осуществлению контроля над расчетами с подотчетными лицами. Наглядно состав работ по аудиту расчетов с подотчетными лицами приведен на рис. 2.

Результатом выполнения комплекса работ по аудиту расчетов с подотчетными лицами является совокупность аудиторских доказательств, то есть это информация, полученная аудитором при проведении проверки, и результат анализа указанной информации, на которых основывается мнение аудитора.

К аудиторским доказательствам относятся, в частности, первичные документы и бухгалтерские записи, являющиеся основой финансовой (бухгалтерской) отчетности, а также письменные разъяснения уполномоченных сотрудников аудируемого лица и информация, полученная из различных источников (от третьих лиц) 25.

Рис. 2. Комплекс работ по аудиту расчетов с подотчетными лицами

Вся эта информация составляет информационную базу проверки, а документы, изученные в процессе проверки источниками информации.

В качестве аудиторских доказательств используется следующая информационная база, рис. 3.

• 1. Нормативно-правовые документы, регулирующие расчеты организации с подотчетными лицами и работниками, в том числе:
  • · Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 28.12.2013),
  • · Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 05.08.2000 N 117-ФЗ (ред. от 28.12.2013) (с изм. и доп., вступ. в силу с 30.01.2014),
  • · Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (ред. от 14.05.2013) «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (вместе с «Положением об особенностях направления работников в служебные командировки»), и др.

Рис. 3. Состав информационной базы аудита расчетов с подотчетными лицами

• 2. Локальные нормативные документы организации, регулирующие трудовые отношения между работодателем и работниками, порядок организации бухгалтерского учета расчетных операций:
  • · коллективный договор,
  • · положение об оплате труда, положение о премировании,
  • · правила внутреннего трудового распорядка,
  • · учетная политика.
• 3. Учетные документы, отражающие факт совершения хозяйственной операции:
  • · авансовый отчет (форма № АО-1),
  • · приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1),
  • · личная карточка работника (форма № Т-2),
  • · штатное расписание (форма № T-3),
  • · табель учета рабочего времени (форма № Т-13),
  • · лицевой счет (форма № Т-54),
  • · расчетная ведомость (форма № Т-51),
  • · расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49),
  • · платежная ведомость (форма № Т-53),
  • · приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9),
  • · командировочное удостоверение (форма № Т-10),
  • · служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а) и др.
• 4. Учетные регистры аналитического и синтетического учета, отражающие бухгалтерские записи по расчетным операциям:
  • · карточки, ведомости по счетам, журналы-ордера (журнал-ордер № 7), анализы счетов,
  • · обороты по счетам 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и др,
  • · главная книга — книга, где собраны все синтетические счета организации.
• 5. Бухгалтерская отчетность, подтверждающая суммы сальдо по счетам расчетов:
  • · форма № 1 «Бухгалтерский баланс» (строка 1230 — дебиторская задолженность),
  • · форма № 5 «Приложение к бухгалтерскому балансу» (строка — дебиторская задолженность).
• 6. Прочие документы, отражающие законность совершения расчетов с подотчетными лицами: письма, приказы руководителя, соглашения, трудовые договоры и др. В частности:
  • · список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы,
  • · заявление подотчетного лица на получение денежных средств,
  • · приказы об утверждении смет представительских расходов,
  • · сметы представительских расходов.

Таким образом, при проведении аудита расчетов с подотчетными лицами проводится проверка соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами.

При этом осуществляются следующие процедуры:

• · оценивается система внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;
• · подтверждается достоверность выдачи и возврата подотчетных сумм;
• · устанавливается законность и полнота возврата подотчетных сумм;
• · проверяется организация аналитического учета расчетов с подотчетными лицами и взаимосвязь аналитического и синтетического учета;
• · проверяется соблюдение организацией налогового законодательства по операциям, связанным с расчетами с подотчетными лицами.

Результаты оценки систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами основываются на содержании вопросов и документах, которые подвергаются исследованию. Фактически происходит сопоставление информационной базы аудита с положениями нормативных документов, регламентирующих проведение аудита и содержание учетных операций. Поэтому в следующем параграфе выпускной квалификационной работы мы рассмотрим нормативно-законодательную базу проведения аудита расчетов с подотчетными лицами.