Управленческая отчетность и ее роль в управлении организации

Степень свободы предприятия в формировании показателей внутренней отчетности определяется возможностью выделения в качестве центров возникновения затрат, центров ответственности своих структурных подразделений, целями руководства, наличием и качеством нормативно-справочного хозяйства (базы данных), состоянием бухгалтерской учетной системы в целом, в том числе составом рабочих бухгалтерских счетов, организационной структурой бухгалтерии, программным обеспечением учетных процессов, подготовленностью персонала, существующими процедурами сбора и передачи информации и рядом других факторов. В любом случае состав, содержание, формы и сроки представления управленческой отчетности обусловлены целью се составления, размерами и организационной структурой предприятия.

Соблюдение сроков представления внутренней отчетности в бухгалтерию предприятия центрами возникновения затрат, центрами ответственности, складами и другими службами и подразделениями проверяется путем сопоставления даты фактического поступления с графиком документооборота.

Для повышения действенности внутреннего аудита необходимо использовать оперативную отчетность, которая представляется ежедневно, еженедельно и фиксирует факты хозяйственной жизни по функциональным подразделениям. Однако надлежит иметь в виду, что она имеет ограниченный перечень показателей, не позволяющих сбалансировано судить о производительности и эффективности деятельности организации.

Промежуточная (месячная, квартальная) отчетность включает многочисленные отчеты о разных видах деятельности организации, содержит детализированную и сбалансированную между выпуском продукции, выполненным объемом работ и оказанных услуг и использованными в этой связи материальными, трудовыми и финансовыми ресурсами информацию. Представленная интегральными показателями промежуточная управленческая отчетность содержит данные прогнозирования на следующий период.

Годовая управленческая отчетность обычно составляется для целей управления и связи с финансовой внешней отчетностью, оценки полученных отклонений между прогнозированными и отчетными показателями. Показатели, рассчитанные кумулятивным способом на счетах управленческого учета, сверенные с итоговыми показателями индивидуальной бухгалтерской отчетностью, способствуют повышению доверия внутренних аудиторов к отчетным показателям управленческой отчетности.

Количество информации, необходимой для аудиторской оценки достоверности внутренней от1етности, определяется внутренним аудитором на основе своего профессионального суждения. При этом он сопоставляет информацию управленческих отчетов с целями и задачами управления, устанавливает ее связь с принципами управления, к важнейшим из которых для аудита относятся: принцип делегирования полномочий, принцип целей, принцип иерархии, принцип рационализации управления, принцип использования нововведений, принцип обеспечения контроля.

По своему функциональному наполнению и роли система внутренней отчетности должна охватывать следующие сферы системы управления организации (рис. 4.5), обеспечивая тем самым полноту информации.

Рис. 4.5. Сферы управленческой отчетности организации.

В данном случае задачей внутреннего аудита выступает подтверждение достоверности показателен внутренней отчетности с акцентом на эффективность и производительность и в основном касается перспектив хозяйственной деятельности организации и ее структурных подразделений. Например, какова эффективность рекламной кампании нового или усовершенствованного продукта. Для этого исследуются учетная политика и процедуры, применяемые в отделе маркетинга. Здесь под производительностью понимают достижение поставленной цели, а под эффективностью — использование ресурсов на достижение этой цели.

Рассматривая внутреннюю отчетность как одну из главных составляющих информационно-аналитического обеспечения внутреннего аудита, можно отмстить се способность активизировать процессы контроля и ускорять их путем выборки аудитором показателей, систематизированных, но направлениям внутреннею аудита (функциональный, организационный, специальный).

Функциональный. По функциям внутренний аудит предполагает исследовать виды деятельности. Например, функция материально-технического обеспечения, производственная функция, функция сбыта, функция бухгалтерского учета и т. д. Такая постановка внутреннего аудита не только требует дополнительного сбора и систематизации информации, но и способствует специализации внутренних аудиторов, повышает их профессиональный уровень и качества проверок.

Организационный. Предусматривает исследование отдельной подсистемы или структурного подразделения, дочерних организаций. Основное внимание уделяют взаимодействию подразделений, развитию коммуникационно-информационных связей между ними, применяемым способам координации. Здесь проверяются своевременность и релевантность отчетных показателей, конечно же, полнота их раскрытия в отчетности, уровень достоверности. Своевременность оценивается, во-первыхсоблюдением установленных сроков предоставления информации субъекту контроля, а во-вторых, дифференциацией показателей, отражающих деятельность предприятия по периодам (смена, сутки, неделя, декада, месяц, квартал, год и т. д.).

В наиболее общем виде своевременность поступления информации можно определить путем сопоставления числа показателей, переданных с опозданием (Вп) со всем их количеством (Ву). поступающим субъекту контроля в установленные сроки. Коэффициент соблюдения сроков поступления информации (Кс) определяется по формуле.

Оценка степени дифференциации информации во временном аспекте проводится по результатам расчета индекса соответствия фактически формируемых показателей перечню, в наибольшей мере удовлетворяющему субъекта контроля по периодичности их формирования. Он определяется как процентное отношение количества показателей, соответствующих по периодичности формирования запросам субъекта контроля, к количеству показателей, входящих в их оптимальный по периодичности формирования перечень.

Полнота информации характеризуется потребностью администрации в получении всей совокупности сведений о хозяйственной деятельности подразделений. Критерий оценки полноты информации должен выражать наличие данных в отчетности о всех хозяйственных операциях, присутствие разнообразия их информационных характеристик. Первая часть критерия позволяет оценить ответственность руководителей подразделений за выполнение определенных операций (все ли операции нашли отражение в первичных учетных документах, полностью ли они переданы для дальнейшей обработки), вторая создает возможность определить качество отчетной информации (расчет индекса полноты информации).

Названный индекс рассчитывается по формуле.

где П — индекс полноты информации; к — число реквизитов-признаков;

5 — максимально возможное число реквизитов-признаков.

Индекс находится по отдельным видам информации и объектам аудита. Максимальное значение индекса равно I. Меньшее значение показывает ухудшение качества информационной базы и соответственно снижение эффективности проведения аудита. Наличие развитой информационной базы возможно лишь при условии проведения постоянных и разносторонних проверок соответствия содержащихся в ней данных рассмотренным выше критериям качества.

Существенное влияние на обоснованность выводов и рекомендаций, выдаваемых по результатам внутреннего аудита, оказывает уровень достоверности используемой в нем отчетной информации, который предполагает отсутствие в ней каких-либо искажений. Для количественной оценки степени достоверности отчетной управленческой информации рассчитывается индекс достоверности (/,():

где ц — общее количество показателей, содержащихся в информационной базе контроля; (I — количество показателей, имеющих ошибки и искажения.

Наличие высокой степени соответствия информации данному критерию позволяет избежать перекрестной проверки сведений структурных подразделений, технологически взаимосвязанных между собой.

Специальный. Организуется в соответствии с потребностями администрации или собственника. Характеризуется многообразием задач и. естественно, использованием многопрофильной информации, включая внешнюю. Примерами могут служить выявление хищений в подразделениях, снижение себестоимости выпускаемой продукции, предотвращение сверхнормативных расходов и таз.

Изменение условий хозяйствования под воздействием внутренней и внешней среды приводит к необходимости пересмотра показателей представления отчетности. Наиболее часто это происходит с отчетностью подразделений нижних уровней управления (см. рис. 4.4).

Информационная обеспеченность внутреннего аудита необходимыми сведениями, раскрываемыми в управленческой отчетности, во многом зависит от соблюдения принципа адресности информации. Данный подход к информационному обеспечению предусматривает возможность устранения избыточности или недостатка информации у се пользователей. Для этого внутренний аудитор прежде всего определяет иерархическую последовательность проведения аудита по уровням управления и установления для каждого из этих уровней границ его ведения. Кроме того, внутренними аудиторами исследуются сектора, по которым должна составляться и фактически составляется управленческая отчетность. На этом этане рассматриваются показатели, на которые непосредственное влияние оказывает специфика подразделения и которые поддаются учету и контролю, анализируются форматы внутренних отчетов, определяется заинтересованный круг лиц в получении отчетной информации.

О полном информационном обеспечении внутреннего аудита сведениями, содержащимися во внутренних отчетах, можно говорить при условии выполнения следующих аудиторских процедур;

• o сделать обзор достоверности и целостности оперативной, управленческой и финансовой информации и средств, используемых для идентификации, измерения, классификации и представления такой информации;
• o провести обзорную проверку показателей внутренней отчетности, сопоставляя их с плановыми и бюджетными показателями, нормативными документами, учетной политикой, в целях выявления существенного влияния на хозяйственные операции и внутреннюю отчетность;
• o выполнить обзорную проверку средств обеспечения активов и проверить существование этих активов;
• o оценить экономию и продуктивность, с которой используются ресурсы;
• o осуществить проверку результатов хозяйственных операций или программ на предмет их соответствия поставленным задачам и целям организации, а также процессов их практической реализации в сравнении с запланированной методикой.

Итак, информация, предназначенная для осуществления аудита, должна вызывать интерес у ее пользователей и быть полезной при выполнении определенных задач, поставленных администрацией и (или) собственником. Несоблюдение этого положения влечет за собой появление избыточной информации, вызывающей непроизводительные трудозатраты на ее получение. В целях установления степени полезности информации для целей аудита на определенном уровне управления осуществляется ее экспертная оценка пользователями аудиторских отчетов или экспертами-специалистами со стороны.