Соблюдение банками и предприятиями кассовой дисциплины и условий работы с денежной наличностью и проверка банками кассовой дисциплины

В Российской Федерации на банки возложена обязанность контроля и проверки соблюдения клиентами-юридическими лицами, с которыми у банка заключены договора на расчетно-кассовое обслуживание, кассовой дисциплины. Проверка кассовой дисциплины является несвойственной функцией для банков, но, тем не менее, за невыполнение должностным лицом банка обязанностей по контролю за соблюдением клиентами банка-юридическими лицами кассовой дисциплины предусмотрены штрафные санкции в размере от 2000 до 3000 рублей в соответствии со ст. 15.2 Кодекса об административных правонарушениях РФ. Кассовая дисциплина это установленный Банком России порядок ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью, который предприятия и организации обязаны соблюдать. Основные нормативные акты Банка России, регулирующие порядок работы предприятий и организаций с денежной наличностью:

• 1. Положение от 05.01.1998 года № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» (устанавливает обязанности предприятий и организаций при работе с денежной наличностью, а также обязанности банков, связанные с контролем соблюдения предприятиями и организациями кассовой дисциплины).
• 2. " Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации" от 22.09.1993 года № 40 (определяет порядок приема, выдачи, хранения наличных денег, оформления кассовых документов и ведения кассовой книги, проведения ревизий кассы).
• 3. Положение от 24.04.2008 № 318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монета Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации» (регулирует правила кассовой работы для банков, для целей кассовой дисциплины предприятия (организации) — в части порядка сдачи/получения денежных средств в банке, оформления приходных и расходных кассовых документов).
• 4. Указание от 20.06.2007 № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» (устанавливает порядок и размеры расчетов наличными между юридическими лицами и ИП).
• 5. Постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (установлены формы первичных кассовых документов и порядок их оформления). Начальным этапом контроля со стороны банка за соблюдением кассовой дисциплины клиентов является установление лимита остатка кассы. Лимит остатка кассы устанавливается банком предприятию (организации) на основании представляемого в банк «Расчета на установление предприятию лимита остатка кассы и оформления разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу» (форма 408 020) (далее — Расчет по форме 408 020). Лимит устанавливается банком ежегодно. Для этого, обычно, не позднее, чем за один месяц до начала следующего года банк рассылает своим клиентам-юридическим лицам письмо-требование о представлении Расчета по форме 408 020. После получение Расчета по форме 408 020 ответственный сотрудник банка проверяет его корректность исходя из имеющейся в банке информации об объемах налично-денежного оборота по счетам клиента, особенностей режима его работы, информации о целях расходования денежных средств из выручки. Утвержденный банком лимит, доводится до сведения клиента. При непредставлении в банк Расчета по форме 408 020, клиенту устанавливается нулевой лимит, весь остаток кассы, при, этом считается сверхлимитным. Информация об установлении клиенту нулевого лимита остатка кассы также доводится до сведения клиента в письменном виде. Следующим этапом организации работы по контролю кассовой дисциплины клиентов банка — юридических лиц является составление плана проверок контролируемых организаций. План, как правило, составляется в начале года и в него включаются контролируемые предприятия (организации), имеющие открытые счета в данном банке на начало прошлого года за минусом тех предприятий (организаций), которые уже проверены банком в течение прошлого года. Количество предприятий (организаций), подлежащих проверке на начало прошлого года и количество уже проверенных банком клиентов должно совпадать с данными формируемой банком отчетности по форме 409 212 «Информация о проверках соблюдения организациями порядка ведения кассовых операций и работы с наличными деньгами» (далее — форма 409 212) (Указание Банка России № 2332-У от 12.11.2009 «О перечне, формах и порядке составления и представления форм отчетности кредитных организаций в Центральный банк Российской Федерации»). Т. е., например, в план проверок на 2012 год должны включиться предприятия, имеющие открытые в банке счета на 01.01.2011 года минус те предприятия, которые банк проверил в течение 2011 года. Таким образом, возможно обеспечение выполнения требования в части проверок одного предприятия не реже, чем один раз в два года. Проверка кассовой дисциплины осуществляется банком на основании кассовых документов клиента, представляемых в банк по запросу. По крупным клиентам с большим денежно-наличным оборотом, а также по договоренности, банком, как правило, проводится выездная проверка кассовой дисциплины. Период, который может быть охвачен проверкой кассовой дисциплины, не установлен нормативными актами. Поскольку срок привлечения к административной ответственности по таким нарушениям ограничен 2 месяцами (ч.1 ст. 4.5 КоАП), то банк, как правило, проверяет два — три месяца, предшествующих дате проверки. Какие документы запрашиваются банком для проверки кассовой дисциплины:

Приходные кассовые ордера (форма КО-1);

Расходные кассовые ордера (форма КО-2);

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма КО-3);

Кассовая книга (форма КО-4) и отчеты кассира;

Авансовые отчеты (форма АО-1) ;

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5);

Платежные ведомости по зарплате (при наличии).

Что проверяет банк в рамках контроля соблюдения клиентом-юридическим лицом кассовой дисциплины:

• 1. Денежная наличность, полученная в банке, должна в тот же день в полном объеме приходоваться в кассу предприятия (организации). Сотрудник банка сверяет записи в Кассовой книге с оборотами по выдаче наличных денежных средств, прошедших по банковскому лицевому счету клиента, по суммам и срокам.
• 2. Денежная наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе должна быть сдана в банк на расчетный счет в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками. Банком сверяются суммы и даты сдачи наличных денег в банк согласно данных банковского лицевого счета клиента с записями в Кассовой книге клиента. Никаких исключений не допускается: вся денежная наличность, сданная в банк, должна ОБЯЗАТЕЛЬНО быть отражена в Кассовой книге предприятия и в его бухгалтерском учете. Наиболее распространенная ошибка, встречающаяся при проверках кассовой дисциплины — это внесение учредителем наличных денежных средств сразу на расчетный счет, минуя кассу предприятия. В данном случае, такой взнос либо должен обязательно «пройти» по кассе предприятия, либо в банке он должен быть оформлен безналичным переводом физического лица (учредителя) (например, без открытия счета) на расчетный счет предприятия. Клиентом должны соблюдаться:

порядок и сроки сдачи денежной наличности в банк;

сроки возврата в банк не выплаченных средств на заработную плату, выплаты социального характера, других денежных средств.

Сотрудник банка сверяет сумму наличных денежных средств, поступивших в кассу предприятия за проверяемый период, с суммой наличных денежных средств, сданных в банк.

• 3. Расходование предприятием наличных денежных средств из поступившей в кассу выручки разрешено только на цели, согласованные с банком (в Расчете по форме 408 020). Цели расходования выручки проверяются сотрудником банка на основании первичных кассовых документов. Следует отметить, что расходовать предприятие имеет право ТОЛЬКО выручку, иные поступления, например, поступившие возвраты займов, возвраты подотчетных сумм и другие платежи, не являющиеся выручкой по определению, подлежат сдаче на расчетный счет в банк в ПОЛНОМ объеме.)
• 4. Предельные расчеты наличными денежными средствами между юридическими лицами (индивидуальными предпринимателями) установлены в Российской Федерации в сумме не более 100 тыс. рублей в рамках одного договора (т.е. суммируется оплата по всем платежным документам в рамках одного договора). Превышение данных лимитов при расчетах предприятия со своими контрагентами — юридическими лицами (индивидуальными предпринимателями) за товарно-материальные ценности, выполненные работы и оказанные услуги не допустимо. Для проверки соблюдения предприятием данного требования сотрудник банка рассматривает обороты по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», авансовые отчеты подотчетных лиц, товарные чеки, накладные, счета, счета-фактуры, приходные и расходные кассовые документы и записи в Кассовой книге.
• 5. Наличные денежные средства в кассе предприятия могут храниться ТОЛЬКО в пределах Лимита, установленного обслуживающим банком. Сотрудник банка проверяет остаток кассы за каждый день проверяемого периода, определяет общую сумму превышения лимита остатка кассы в проверяемом периоде, а также среднюю величину сверхлимитной кассовой наличности, рассчитанная исходя из общей суммы. Банк не является карательным органом и не уполномочен привлекать проверяемые предприятия (организации) к ответственности за допущенные нарушения. О выявленных нарушениях банк сообщает в налоговый орган. Банки, как правило, не злоупотребляют своим правом доводить до сведения налоговых органов о каждом нарушении кассовой дисциплины своими клиентами. Если нарушение несерьезное и исправляемое, то, обычно, проверяющий сотрудник банка дает возможность предприятию (организации) исправить все замечания. Но, следует учитывать, что при наличии множества серьезных замечаний по ведению кассовых операций или же нежелания клиента по тем или иным причинам исправлять нарушения, указанные банком, воспитательные меры последуют незамедлительно. Банк сообщит о выявленных нарушениях в налоговый орган, который имеет право инициировать наложение штрафных санкций на предприятие, а также на его должностных лиц.