Регистрация документов. 
Характеристика документопотоков организации

В организации работы с документами ведущее место занимает постановка регистрации документов. Главное назначение регистрации — придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления. Именно отлаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск необходимой информации и документов и отсюда — обеспечение оперативного решения управленческих задач.

Регистрация документов — это ключевой момент в организации делопроизводства. Одна из важнейших задач службы делопроизводства — в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Это возможно сделать, только владея всей совокупностью информационно-документационных ресурсов. Для этого надо учитывать все виды документов, проходящие через учреждение, как получаемые, так и создаваемые в нем, т. е. документы должны быть зарегистрированы.

Регистрация определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующий факт его создания, отправления или получения». Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует, подтверждает факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Регистрация — один из начальных этапов работы с полученными документами, следующий сразу за их первичной обработкой, и предпоследний для его отправляемых — после регистрации исходящие документы вкладываются в конверты или отправляются по другим каналам связи.

Так как количество документов, поступающих и создаваемых в процессе управленческой деятельности, всегда велико, регистрация является одним из наиболее трудоемких процессов делопроизводства. Но именно хорошо поставленная система регистрации во многом предопределяет весь дальнейший процесс работы с документами. И поэтому рационализация делопроизводства чаще всего начинается с пересмотра системы регистрации документов.

Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

Сам процесс регистрации — это снятие (перенос) с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ), что позволяет создать базу данных о документах учреждения. Таким образом, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения. Это является основой следующих этапов работы с документами: контроля за сроком исполнения и информационно-справочной работы по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения.

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В учреждении должен быть разрабатываемый службой делопроизводства и утвержденный руководителем перечень нерегистрируемых документов. Обычно он дается как приложение к инструкции по делопроизводству организации, но может разрабатываться и как самостоятельный документ. По мере необходимости этот перечень следует обновлять. К нерегистрируемым документам обычно относят: все рекламные письма; поздравительные письма и телеграммы; приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций; печатные издания (книги, брошюры, журналы); пакеты с пометкой «лично»; копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов; информационные материалы. Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. У входящих документов он не совпадает (существенно меньше его) с учетным порядковым номером, проставленном в отметке о поступлении документа в организацию Документы должны регистрироваться один раз. Однократность регистрации — одно из основных правил рациональной постановки делопроизводства. В крупном учреждении регистрацию документов централизованно ведет группа регистрации документов в канцелярии. В небольшом учреждении (фирме) все документы регистрирует централизованно секретарь. В учреждениях, имеющих отделы, регистрация документов, в первую очередь внутренних, может проводиться децентрализовано по группам в тех отделах, где они создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие — в день поступления, исходящие — в день отправки.

Принимаются и регистрируются документы, как поступающие в организацию по почте и через курьерские службы, так и получаемые по факс, электронной почте.

Поэтому факс, принимающий документы, поступающие на имя организации, целесообразно устанавливать рядом с рабочим местом сотрудника, регистрирующего поступающую корреспонденцию.

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами. Регистрационные формы хранятся в организации, подлежат приему в государственный, муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата.

Из входящего документа в процессе регистрации в регистрационную форму выписываются, как правило, следующие сведения:

• · дата получения;
• · входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;
• · дата документа;
• · регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-отправителем;
• · автор (корреспондент) — тот, чей это документ;
• · заголовок (о чем документ);
• · резолюция;
• · срок исполнения;
• · исполнитель (кто с ним работает);
• · ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);
• · номер дела (куда документ помещен после исполнения).

Регистрационную форму на документ заполняют сначала не полностью. До передачи документа руководителю на нем нет резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем регистрационная форма дозаполняется — в нее вносятся эти сведения.

При четком взаимодействии с руководителем (если руководитель каждое утро просматривает полученную корреспонденцию) можно сначала дать документы ему на просмотр, а уже затем, имея его резолюцию, заполнить полностью регистрационную форму. Такие сведения, как ход исполнения документа и номер дела, в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа.

При регистрации отдельных видов документов, например внутренних, обращений граждан и исходящих документов, сведения вписываемые в регистрационную форму, частично изменяются и дополняются. При регистрации внутренних документов нет даты получения, а есть только дата регистрации, совпадающая с днем подписания. У внутреннего документа, в отличие от входящего, имеется один регистрационный номер. При регистрации обращений граждан записывается их адрес. Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т. д.

При регистрации исходящих документов, как правило, самостоятельно регистрировать следует только инициативные документы, составленные в данной организации. Индекс инициативного исходящего документа (письма, заключения, отчета и т. д.) строится так же, как и индекс входящего документа, то есть состоит из:

• · индекса отдела, где подготовлен документ;
• · номер дела по номенклатуре, куда будет подшита копия исходящего документа;
• · порядковый номер документа по журналу регистрации или по картотеке.

Регистрация исходящих ответных документов отличается от регистрации инициативных документов. Факт отправки ответного документа фиксируется в РКК соответствующего входящего документа, на который дан ответ.

Первая часть регистрационного номера ответного документа должна быть такой же, как первая часть регистрационного номера входящего документа, на который дается ответ. К первой части добавляется порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива исходящих документов.

Регистрационный индекс документа состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа.

Индекс документа включает условное обозначение подразделения и номер дела по номенклатуре. К этому может быть добавлен ещё и порядковый номер документа. В индексе может быть указано место составления и хранения документа. При этом порядковые номера присваивают отдельно поступающим и отправленным документам, которые возрастают в течении года.

Для всех индексов используются только арабские цифры.

Расположение составных частей индексов должно быть неизменным. Например, условное обозначение бухгалтерии 03, порядковый номер дела по номенклатуре 18, 281-индивидуальный порядковый номер документа. В этом случае индекс будет такой: 03−18/281.

Индексы предложений, заявлений и жалоб граждан могут быть также дополнены первой буквой фамилии автора документа. Индексация постановлений, распоряжений, приказов и других распорядительных документов производится раздельно по каждому виду. Индексом служит регистрационный номер документа по всей группе.

Для регистрации всех входящих, исходящих и внутренних документов единая регистрационная карточка.

Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом справочных и контрольных карточек во всех структурных подразделениях, в которых документ будет исполняться и контролироваться.

В организациях с объемом документооборота до 500−600 единиц в год для регистрации можно использовать журналы. (см. приложение 1).

Журналы включают следующие реквизиты:

• · индекс (номер) документа;
• · дата документа;
• · дата поступления;
• · автор документа;
• · адресант;
• · количество листов документа;
• · резолюция;
• · исполнитель;
• · подпись исполнителя;
• · срок исполнения;
• · отметка об исполнении;
• · номер дело (папки);
• · имя файла;
• · примечание.

При регистрации писем на карточках регистрации подлежи, как правило, только запрос, составленный в данной организации или присланный из другого ведомства.

Данные в ответном документе фиксируются в порядке дополнения к регистрационным записям на соответствующий инициативный документ. Графы карточки заполняются так же, как графы журнала.

Бланки регистрационной карточки изготавливаются типографским способом или методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 иА6. для визуального различия карточек разрешается изготовлять их из бумаги разного цвета либо с цветными сигнальными полосами.

Регистрационная карточка заполняется машинописным или рукописным способом. Преимущество карточек заключается в том, что их можно располагать в любом порядке,; в отличие от журналов их можно заполнять на машинке. Кроме того, заполнять карточки могут сразу несколько человек, в то время как работать с журналом может только один.

Из числа отрицательных факторов можно назвать два: в отличие от журнала карточку сравнительно легко потерять или поставить не на то место.

Календарная шкала карточки используется для контроля за сроками исполнения документа. На ней отмечается дата исполнения документа. На карточку формата А6 наносятся только нечетные числа, поэтому срок исполнения документа следует ставить днем раньше, если он приходить на четное число.

В графе «Корреспондент» указывают название организации, откуда поступил или куда направлен документ. При регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан пишутся их фамилия, инициалы, место работы или адрес. При поступлении коллективного письма указываются данные первого лица и делается приписка «и другие». Можно указать и число лиц, подписавших документ.

В графе «Дата поступления и индекс документа» отмечаются дата поступления документа и индекс, который ему присвоен в организации, в которую он поступил. При этом дата поступления документа одновременно является и датой регистрации.

В графе «Дата и индекс документа» проставляется дата документа и индекс, присвоенный документу организацией — автором документа.

В графе «Краткое содержание» указывается вид документа, его заголовок или краткое содержание. При регистрации исходящих и внутренних документов обязательно указывают должность, фамилию и инициалы лица, подписавшего документ.

В графе «Резолюция или кому направлен документ» запись переносится на карточку без изменения с указанием автора и даты.

Запись об исполнении документа должна отражать решение вопроса по существу с указанием даты и индекса ответного документа. Если не требуется ответа в письменной форме, то делается краткая запись о том, кем и как решен вопрос, поставленный в инициативном документе.

Например: «В беседе по телефону (05.02.2006) тов. Никитину И. Б. разъяснено, что налог с него за январь 2006 г. удержан правильно с учетом премии за ноябрь прошлого года. Зам. главного бухгалтера Перепелкина В.В.». В графе «Контрольные отметки» фиксируются отметки о контроле за сроками исполнения, которые содержат дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа. Эта графа может быть использована для записи, отражающей движение документа.

В необходимых случаях разрешается введение дополнительных реквизитов, например, «Количество листов», «Расписка в получении документа» и др. Разрешается также разделение сложных реквизитов на два простых, например, «Дата» и «Индекс документа».

Расположение реквизитов произвольное.

Основу справочного аппарата к служебным документам составляет справочная картотека, в которой регистрационные карточки систематизированы по определенной схеме. Справочный аппарат в делопроизводстве должен отвечать требованиям полного и разностороннего раскрытия состава и содержания документов, обеспечивать их оперативный поиск и контроль за исполнением. Справочная картотека организации состоит из двух частей: неисполненные и исполненные документы. Первая часть предназначается для поиска документа в процессе исполнения по исполнителям, корреспондентам или срокам исполнения. Вторая часть картотеки предусматривает использование её для поиска исполненных документов по определенному вопросу.

При этом разделами первой части картотеки являются названия корреспондентов, или структурных подразделений, или исполнителей. Разделы и рубрики второй части картотеки должны соответствовать разделам и рубрикам классификатора вопросов и участков деятельности организации. Если же классификатором служит номенклатура дел, то разделами картотеки являются названия структурных подразделений, а рубриками — заголовки дел и их индексы по номенклатуре. По мере исполнения карточки из разделов первой части с соответствующими отметками перемещаются в соответствующий раздел и рубрику второй части картотеки. Справочные картотеки могут быть как в канцелярии организации, так и в каждом структурном подразделении. Картотеку на заявления, предложения и жалобы граждан можно вести отдельно от основной картотеки. В такой картотеке карточки целесообразно располагать по алфавиту фамилий заявителей. В случае необходимости алфавитная картотека может быть поделена по административно-территориальным единицам, а внутри — по алфавиту фамилий заявителей.

При регистрации внутренних документов заполняются следующие поля регистрационной карточки:

• · порядковый (регистрационный) номер внутреннего документа;
• · вид документа. Каждый вид документа — приказы, распоряжения, служебные записки — нумеруется самостоятельно. Порядковый номер переносится на документ с регистрационной карточки. К номеру приказа по личному составу добавляются буквы «лс» — личный состав, к номеру распоряжения — буквы «рп» — распоряжение;
• · дата документа;
• · количество листов документа;
• · количество листов приложений;
• · краткое содержание документа;
• · подразделение, ответственное за исполнение документа;
• · исполнитель (фамилия, инициалы);
• · срок исполнения («Контрольная дата»);
• · отметка об исполнении;
• · ход исполнения;
• · связанные документы. Если исполнение документа связано с подготовкой других документов (ответных писем, договоров, справок, докладных записок и т. д.), устанавливается связь с регистрационными карточками связных документов;
• · в поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ.

В соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы (в том числе и исходящие), требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые, плановые, отчетные, устно-статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские и др. регистрируются как документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, так и поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или от частных лиц. На базе регистрационных данных строят учет документов, поиск и контроль исполнения.

Введение

компьютеризованной системы регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных о всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необходимости внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения.