Личная карточка работника

Личная карточка работника (форма № Т-2) и Личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма № Т-2ГС (МС) утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Этим же постановлением утверждены Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации, согласно которым Личные карточки заполняются работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1a); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством РФ может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

Личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма № Т-2ГС (МС) применяется для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной гражданской службы.

Личная карточка работника относится к первичной учетной документации при приеме сотрудника на работу у любого работодателя (за исключением физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем) независимо от организационно-правовой формы и формы собственности и ведется на каждого работника, в том числе совместителя и временного работника.

При заполнении п. 5 «Знание иностранного языка» раздела первого форм указывается степень знания языка; «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем» .

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные у работодателя и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

В личных карточках работников формы Т-2 (Т-2ГС (МС) ведется воинский учет, который регулируется не трудовым законодательством, а законодательством о воинской обязанности и военной службе. В частности, Положением о воинском учете, утв. постановлением Правительства РФ от 27.П.2006 № 719. Этим положением определены обязанности организаций в области ведения воинского учета. Контроль за соблюдением законодательства о воинском учете осуществляют военные комиссариаты. Они же привлекают нарушителей воинского учета к административной ответственности в порядке гл. 21 КоАП РФ «Административные правонарушения в области воинского учета». Несообщение в военный комиссариат или иной орган, осуществляющий воинский учет, сведений о лицах, состоящих или обязанных состоять, но не состоящих на воинском учете, влечет наложение административного штрафа на руководителя или иное лицо, ответственное за ведение военно-учетной работы организации. Основными документами, на основании которых заполняется разд. II «Сведения о воинском учете», являются:

• — военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе;
• — удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу — на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

На граждан, пребывающих в запасе:

• — п. 1 «Категория запаса» на офицеров запаса не заполняется;
• — п. 3 «Состав (профиль)» — заполняется без сокращения (например, «командный», «медицинский» или «солдаты», «матросы» и т. п.);
• — п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» — записывается полное обозначение (шесть цифр, например «21 101», или шесть цифр и буквенный знак, например «113 194А»);
• — п. 3 «Категория годности к военной службе» — записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А» ;
• — в п. 7 «Состоит на воинском учете» заполняется (простым карандашом^[1]):
• — строка «а» — в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;
• — строка «б» — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

• — п. I «Категория запаса», п. 3 «Состав (профиль)», п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» и п. 7 «Состоит на воинском учете» не заполняются;
• — п. 2 «Воинское звание» — делается запись «подлежит призыву» ;
• — п. 5 «Категория годности к военной службе» — записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе), Г (временно не годные к военной службе) или Д (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

В п. 8 разд. II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «снят с воинского учета по возрасту» или «снят с воинского учета по состоянию здоровья» .

В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-la) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма № Т-5), администрация обязана ознакомить работника под роспись в графе 6 формы.

В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др. на основании информации из перечисленных выше документов.

Все последующие изменения должны регулярно отражаться в личной карточке.

Записи в личной карточке производятся не позже трех рабочих дней со дня издания приказа.

Личные карточки (в том числе на временных работников и совместителей) хранятся у работодателя 75 лет (п. 658 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558), после чего по решению экспертной комиссии передаются в государственный архив или уничтожаются.

В случае ликвидации организации или прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем личные карточки передаются на государственное хранение.

Личные карточки на уволенных работников хранятся отдельно от карточек на работников, продолжающих работу.

• [1] Это единственные строки в Личной карточке, которые заполняются простым карандашом, все остальные сведения в карточке заполняются чернилами.