Офисные информационные системы

Успешная работа организации во многом зависит от уровня ее технического оснащения и эффективной автоматизации процессов управления в условиях увеличивающегося с каждым днем объема информации.

Автоматизация делопроизводства требует, чтобы современные офисные системы, при всей сложности средств и методов автоматизации управленческой деятельности, имели простой и удобный пользовательский интерфейс, позволяющий специалистам, имеющим дело с документами, без особой подготовки выполнять свои функции с помощью ПК.

Системы автоматизации делопроизводства должны обладать следующими возможностями:

• — ввода, подготовки и редактирования документов;
• — ввода и обработки сведений о документах (регистрации);
• — обмена документами с руководителем и сотрудниками, совместной работы над документами;
• — осуществления контроля исполнения документов;
• — хранения и поиска документов (создания баз данных);
• — приема и пересылки документов;
• — систематизации документов, формирования папок (дел);
• — подготовки к архивному хранению и их архивирования.

Хороню спроектированная и правильно используемая система автоматизации офисной работы помимо облегчения выполнения рутинных операций делопроизводства позволяет получить дополнительные возможности:

• — повышения исполнительской дисциплины и более эффективного использования рабочего времени сотрудников;
• — уменьшения потерь документов;
• — более полного и точного обоснования принимаемых решений;
• — централизованного отслеживания прохождения документа на каждом рабочем месте всех исполнителей документа;
• — систематизации и анализа результатов контроля исполнения документа с целью выявления недостатков в работе исполнителей и организации документооборота на предприятии.

Современный уровень развития компьютерных технологий позволяет решать поставленные задачи. В России созданы и успешно применяются замечательные программные продукты, реализующие перечисленные выше функции и предназначенные для автоматизации традиционного делопроизводства на основе новейших технологий с использованием электронных сетей.

Современные офисные системы разрабатываются российскими компаниями на основе популярных пакетов офисных систем — Lotus Notes, DOCS Open, Microsoft Office и др.

Наиболее известными офисными программами на сегодня представлены в табл. 10.2.

Таблица 10.2

Офисные программы

Система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО» (Электронные офисные системы) — система, рассчитанная на применение в традиционных службах делопроизводства: управлениях делами, секретариатах, канцеляриях, а также на рабочих местах руководителей и специалистов предприятий.

Система обеспечивает выполнение следующих операций: регистрацию документов, рассылку сообщений, ввод резолюций, работу с документами, исполнение, отправку, постановку на контроль, контроль исполнения, направление в дело, поиск, формирование отчетов и т. д.

В программе «ДЕЛО» введена система картотек для хранения регистрационных карточек. Кроме централизованных картотек (для регистрационных карточек всех документов предприятия) могут создаваться картотеки самостоятельных подразделений. Па каждый регистрируемый документ на ПК заполняется РКК, в которую заносятся сведения о документе. Сведения об одном и том же документе могут находиться одновременно в различных картотеках.

В системе реализованы возможности организации потока работ (workflow), обеспечивающие перемещение поручений и документов по сети персональных компьютеров.

«ДЕЛО» позволяет формировать реестры отправки корреспонденции для экспедиций предприятия, осуществлять отправку документов с помощью электронной почты.

Все данные системы хранятся в базе данных на сервере. Для доступа к ресурсам «ДЕЛО» используется парольная защита. Права пользователя в системе определяются администратором и регламентируют как права доступа к картотекам и документам, так и набор функций, доступных данному пользователю.

Система «ДЕЛО» настраивается на систему документооборота любого предприятия. При этом учитываются организационная структура и производственная ориентация предприятия, схема делопроизводства и принятая номенклатура дел, а также установленная система доступа к тем или иным документам и др.

Система автоматизации конфиденциального документооборота и организации потоков работ «OPTIMA-WorkFlow» («Оптима») предназначена для автоматизации основных процедур делопроизводства: управления процессами создания, обработки, тиражирования, хранения документов, а также организации конфиденциального документооборота. Система допускает использование в делопроизводстве предприятия документов на электронных и бумажных носителях.

Система разработана на базе Microsoft BackOffice и позволяет вести обработку данных в составе Microsoft Office, максимально использовать возможности MS Windows NT (электронную почту, системные журналы, системы защиты информации и др.) при работе с документами.

В системе поддерживается оперативное управление процессом документооборота. Весь процесс движения документов с учетом времени и имени исполнителя система отслеживает и фиксирует в специальном журнале, что позволяет организовать контроль исполнения документа и вовремя принимать меры в случаях срывов и задержек.

Система «OPTIMA-WorkFlow» предоставляет возможность перенастраивать режимы работы системы без остановки и нарушения текущего режима управления, что позволяет вносить изменения и усовершенствования в порядок работы с документами по мере необходимости.

Все документы, информация о них, способы и маршруты их исполнения и рассылки, а также другая служебная информация в системе защищены от любого преднамеренного или случайного вмешательства. Для этого в системе «OPTIMA-WorkFlow» поддерживаются специальные стандарты защиты, используются современные методы криптографической защиты и средства «электронной подписи».

Системы электронного документооборота и автоматизации делопроизводства «Интертраст» позволяют решать задачи автоматизации делопроизводства. К ним относятся:

• — комплект баз данных для автоматизации документооборота предприятия «Д ЕЛ О П РО И 3 В ОД СТВО «;
• — комплект баз данных для автоматизации офисной деятельности малых предприятий «МАЛЫЙ ОФИС»;
• — система автоматизации документооборота предприятия «КАНЦЕЛЯРИЯ».

Система «ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО» предназначена для организации работы служб документационного обеспечения предприятий на основе требований традиционного делопроизводства.

В состав программного пакета «ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО» входят базы данных:

• — «Регистрация документов»;
• — «Обращения граждан»;
• — «Договоры»;
• — «Визирование и согласование».

Система обеспечивает выполнение следующих основных функций:

• — регистрацию всех категорий документов, циркулирующих в организации;
• — постановку на контроль документов, резолюций руководства организации, поручений;
• — статистический анализ исполнительской дисциплины сотрудников организации;
• — автоматическую доставку электронных документов исполнителям;
• — ведение электронного архива документов организации и подразделений.

Комплект «МАЛЫЙ ОФИС» предназначен для автоматизации работы служб, отвечающих за подготовку организационно-распорядительных и других документов, регистрацию переписки, работу с клиентами и т. д., в небольших по размеру предприятиях и организациях.

В комплект «МАЛЫЙ ОФИС» входят базы данных:

• — «Регистрация документов»;
• — «Договоры»;
• — «Адреса и телефоны»;
• — «Прайс-лист»;
• — «Заказы товаров и услуг»;
• — «Совещания и заседания»;
• — «Обращения клиентов»;
• — «Проекты и мероприятия»;
• — «Планирование времени»;
• — «Электронная библиотека документов»;
• — «Отдел кадров»;
• — «Приказы и распоряжения»;
• — «Внешние контакты».

Система обеспечивает реализацию основных функций управления предприятия, таких, как:

• — регистрация входящих и исходящих документов;
• — подготовка служебных документов и контроль их исполнения;
• — хранение и контроль исполнения договоров, а также документов, сопутствующих этому договору (переписка, черновики контрактов, акты сдачи-приемки и т. д.);
• — автоматизация работы типового отдела кадров;
• — эффективное распределение обязанностей между сотрудниками;
• — хранение информации произвольного формата и размещение ее по электронным папкам;
• — контекстный поиск информации по всему массиву хранимых документов;
• — систематизированное хранение информации о клиентах, контрагентах, контактах;
• — хранение и обработка информации, связанной с адресами и телефонами организаций, и т. п.

Система «КАНЦЕЛЯРИЯ» ориентирована на автоматизацию работы с документами и обеспечение управления крупной государственной или коммерческой организации.

В состав программного пакета «КАНЦЕЛЯРИЯ» входят базы данных:

• — «Рабочее место» (руководителя, подразделения, исполнителя);
• — «Справочник»;
• — «Архив».

Система обеспечивает реализацию следующих функций делопроизводства:

• — подготовку, хранение и просмотр исходящей корреспонденции предприятия;
• — подготовку распорядительных документов организации: приказов, распоряжений и т. п.;
• — регистрацию входящей и исходящей корреспонденции предприятия;
• — создание электронных копий документов на бумажных носителях;
• — постановку на контроль документов, требующих исполнения;
• — контроль результатов и сроков исполнения документов;
• — контроль переадресации документов при их продвижении по подразделениям предприятия;
• — сортировку и поиск документов по ключевым реквизитам;
• — формирование сводок (отчетов).

Секретариат обеспечивает регистрацию на ПК всей входящей корреспонденции организации на основе РКК и направление руководителям документов в электронном виде для получения резолюций.

На рабочем месте (ПК) руководителя осуществляется просмотр полученных из секретариата РКК документов, простановка резолюций о дальнейших действиях по этим документам, определение лиц, ответственных за их исполнение, и направление документов в подразделение или исполнителю.

На рабочих местах (ПК) подразделений осуществляется просмотр полученных от руководства организаций резолюций на входящих документах, простановка резолюций для подчиненных исполнителей и направление документов им или подготовка отчетов руководителей данного структурного подразделения о проделанной работе по выполнению резолюции руководства организации.

На рабочем месте (ПК) исполнителя осуществляется просмотр полученных от руководства предприятия или структурных подразделений резолюций на входящих документах, и подготовка отчетов о проделанной работе по выполнению резолюций.

Секретариат обеспечивает регистрацию на ПК всех документов, прошедших согласование и утверждение, подготовку твердых копий документов и их отправку во внешние организации или на рабочие места.

На рабочем месте (ПК) руководителя осуществляется просмотр полученных с рабочих мест подразделения и исполнителей проектов документов, их утверждение и направление документов в секретариат для регистрации и отправки во внешние организации или на рабочие места подразделения и исполнителя.

На рабочих местах (ПК) подразделения осуществляется подготовка проектов исходящих писем, организационно-распорядительных документов, визирование проектов документов, поступивших от исполнителей, и отправка их на утверждение и подписание руководству предприятия.

На рабочем месте (ПК) исполнителя осуществляется подготовка проектов исходящих писем, организационно-распорядительных документов и отправка их на согласование руководству структурного подразделения.

Автоматизированная схема работы с исходящими и внутренними документами. Система автоматизации делопроизводства и документооборота «БОСС-Референт» (Компания «АйТи») позволяет построить полноценную систему управления деловыми процессами обработки документов и контроля над их исполнением. Система охватывает все процессы создания, обработки, тиражирования, хранения документов, а также автоматизирует основные процедуры современного делопроизводства. Она позволяет обрабатывать и хранить информацию любого типа, в том числе текстовые файлы, сканированные образы бумажных документов, графические изображения, электронные таблицы и др.

При разработке системы были учтены требования стандартов по делопроизводству, а также специфика сложившейся системы работы с документами в России.

Основные задачи, решаемые системой «БОСС-Референт»:

• — автоматизация работы с документами;
• — составление документов на основе типовых шаблонов;
• — массовый ввод документов с бумажных носителей;
• — регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
• — маршрутизация документов;
• — контроль прохождения и исполнения документов;
• — создание единого архива информации, коллективная работа с общими базами данных;

все сотрудники предприятия, независимо от их местонахождения, могут совместно работать с документами, содержащимися в базах данных;

• — система позволяет использовать средства календарного планирования, которые незаменимы при организации деятельности рабочих групп, подготовке совещаний, совместных мероприятий, деловых встреч;
• — для защиты информации в системе поддерживается строгое разграничение доступа к различным документам, надежная система передачи информации;
• — система обеспечивает пересылку документов и любой информации между сотрудниками предприятия;
• — система обеспечивает связь с внешними почтовыми системами и глобальными сетями.

Для руководителей предприятий система дает возможность получить целостную картину о ходе подготовки и обработки документов, контролировать исполнение поручений и документов и в итоге повысить управленческую дисциплину.

Для сотрудников система позволяет оперативно регистрировать корреспонденцию, пересылать документы на рассмотрение или исполнение, пользоваться единой нормативной базой, без труда составлять любые документы по шаблонам, оперативно находить необходимую информацию.

Система автоматизации делопроизводства и архивного хранения документов на базе DOCS open и WorkRoute («Весть-Метатехнология») представляет собой программные продукты для комплексной автоматизации документооборота, делопроизводства и управления деловыми процессами, а также для создания электронных архивов крупных и средних организаций.

Для решения этих задач предлагается иоуровневое внедрение автоматизированной системы в несколько этапов:

• — автоматизация централизованной службы ДОУ;
• — автоматизация служб ДОУ структурных подразделений;
• — поэтапная автоматизация работы исполнителей в структурных подразделениях;
• — автоматизация централизованного архива.

Основными преимуществами подобной автоматизированной системы являются:

• — высокая гибкость и адаптируемость к требованиям конкретного заказчика;
• — построение ее на единой аппаратной платформе, что позволяет сократить расходы на ее эксплуатацию;
• — использование единого пользовательского интерфейса, что облегчает освоение системы неподготовленными пользователями;
• — автоматизация работы не только с организационно-распорядительными документами, по и с проектно-конструкторской документацией;
• — поэтапность внедрения, что позволяет плавно переходить от одного уровня автоматизации к более высокому.