Организационное построение службы документационного обеспечения управления

Организационная структура службы документационного обеспечения управления

Термин «структура» обозначает каркас, основу. Любое предприятие имеет определенный каркас, связующий все его подразделения, службы, органы. Различают организационно-производственную структуру управления и организационную структуру управления.

Организационно-производственная структура отражает построение управляемой системы, структура управления — управляющей, а организационная структура предприятия — построение и взаимосвязь этих двух систем.

Структура управления должна отвечать назначению предприятия, его целям. Аппарат управления строится с учетом необходимого обоснования количества звеньев (по горизонтали) и ступеней или уровней управления (по вертикали). Звено управления — структурное подразделение или отдельные специалисты, выполняющие соответствующие функции управления. Звенья бывают ниже-, вышестоящие и равнозначные. Ступень (уровень) управления — совокупность равнозначных звеньев. Количество ступеней определяет тип структуры с точки зрения ее сложности. Структура может быть двух-, трехи четырехступенчатой.

Количество звеньев на каждой ступени структуры управления зависит от объема работ по выполнению соответствующих функций. Тип структуры управления определяется типом организационной структуры предприятия.

Подразделения предприятия — элементы внутренней структуры предприятия, выполняющие определенные функции и занимающие определенное место в процессе его производственно-хозяйственной деятельности. Любое предприятие состоит из действующих на началах внутреннего хозяйственного расчета или арендного подряда подразделений — производств, цехов, отделений, участков, ферм, бригад, звеньев, бюро, лабораторий, отделов и др.

Сложные организации осуществляют четкое горизонтальное разделение за счет образования подразделений, выполняющих конкретные задания и добивающиеся достижения конкретных целей. Такие подразделения часто называют отделами или службами, но существуют и другие названия. В небольших организациях разделение труда может не прослеживаться достаточно четко.

Подразделения обычно классифицируют либо, но основным видам деятельности, либо по географическому признаку. Классическим примером горизонтального разделения труда на производственных предприятиях, например, являются производство, маркетинг, финансы.

Помимо горизонтального разделения труда в управлении существует вертикальное разделение труда, которое отделяет работу по координированию действий от самих действий.

Эти две формы разделения труда органично связаны между собой. Основные структурные подразделения имеют следующие названия в соответствии со структурой организации и выполняемыми функциями: управление, отдел, сектор, департамент, функциональная группа. Причем в управление могут входить несколько отделов.

Количество звеньев, подчиненных одному руководителю, не должно превышать установленной нормы управляемости (Ну). В настоящее время ориентируются на следующие нормы управляемости. Для бригадиров производственных бригад Hy составляет 25−30 человек, для начальников цехов — 6−12 человек, а для руководителя предприятия — 5−8 человек. Соблюдение нормы управляемости на каждом уровне управления позволяет обеспечить нормальный психофизиологический режим работы каждому руководителю.

Документационное обеспечение — один из важнейших видов управленческой деятельности, выполнение которой возлагается на специальное подразделение — управление, отдел, департамент, сектор и т. п.

В соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) данное подразделение должно действовать на правах самостоятельного структурного элемента и подчиняться непосредственно руководителю организации. Название данного подразделения, его должностной состав, структура устанавливаются вышестоящей организацией, а если такой нет, то руководством организации. Типовые наименования данного структурного подразделения: управление делами, общий отдел, канцелярия, секретариат имеют одно общее наименование — служба документационного обеспечения управления (ДОУ).

В небольших учреждениях, с незначительным объемом документооборота, создание данного структурного подразделения нецелесообразно, достаточно ввести в штат сотрудника, выполняющего всю работу по документационному обеспечению управления. Это может быть секретарь, секретарь-референт, инспектор по делопроизводству, документовед, делопроизводитель.

Основными задачами службы ДОУ являются:

• — постановка и ведение информационно-документационного обеспечения управленческой деятельности;
• — совершенствование форм и методов работы с документами;
• — обеспечение единого порядка документирования;
• — организация работы с документами;
• — построение информационно-поисковых систем;
• — контроль исполнения документов;
• — подготовка дел к передаче в архив;
• — сокращение документооборота;
• — унификация форм документов;
• — разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организациях, их структурных подразделениях;
• — внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

В соответствии с поставленными задачами служба документационного обеспечения управления выполняет следующие функции:

• — осуществление первоначальной обработки документов;
• — регистрация документов;
• — ведение информационно-справочной работы по документам;
• — организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству;
• — осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;
• — регулирование хода исполнения документов;
• — контроль прохождения, оформления и исполнения документов;
• — обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов;
• — систематическое информирование руководства по вопросам исполнения документов в срок;
• — организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов;
• — разработка и проектирование бланков документов;
• — разработка номенклатуры дел организации;
• — обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;
• — организация работы по обращениям граждан;
• — организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
• — разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;
• — осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив;
• — проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
• — организация работы ведомственного архива;
• — повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архивов;
• — проведение совещаний и консультаций по вопросам делопроизводства;
• — организация рабочих мест;
• — подготовка предложений, но автоматизации рабочих мест;
• — улучшение условий груда работников.

Должностной состав службы ДОУ включает три категории работников:

• — руководители;
• — специалисты;
• — технические исполнители.