Информационно-документационное обеспечение работы аппарата управления

Основные виды документной деятельности

На ранних этапах становления и развития сферы управления, науки, техники, равно как и других отраслей человеческой деятельности, работа с документами входила в число вспомогательных операций для лиц, занятых в этих сферах. Но постепенно объем подобного рода операций увеличился настолько, что вызвал необходимость выделения специальных профессиональных групп для их выполнения. В результате работа, связанная с созданием, обработкой, хранением, распространением документов, стала обособляться в отдельную отрасль профессиональной документной деятельности. Так появились делопроизводители, библиотекари, переводчики, архивариусы и многие другие подобного рода профессии.

Со временем произошла институционализация информационно-документационной сферы. Появился целый ряд специальных социальных институтов, занимающихся исключительно упорядочением информационного пространства, оптимизацией и направлением движения информационных потоков, обеспечением сохранности накопленных информационных ресурсов или, иначе говоря, созданием, распространением, хранением, поиском, организацией использования документов.

На современном этапе документная деятельность представляет собой сложно-структурированную систему. В ней выделяют четыре основных направления (рис. 2.13):

• — непосредственная работа с документами, осуществляемая практическими сотрудниками (делопроизводители, секретари, архивисты, библиотекари и т. д.) на предприятиях, в учреждениях, организациях;
• — административно-управленческая деятельность, регулирующая работу документоведов-практиков. Ею занимаются руководители соответствующих организаций, учреждений, предприятий, а также руководители их специализированных структурных подразделений (общие отделы, канцелярии, отделы кадров и т. п.);
• — научная деятельность, ориентированная на разработку теоретических проблем и рационализацию практики работы с документами. Ее осуществляют главным образом ученые вузов, работающие на кафедрах документоведческого профиля, а также сотрудники специализированных научно-исследовательских институтов (например, ВНИИДАД), ведущие специалисты крупных архивов, библиотек, центров научно-технической информации;
• — информационно-методическая деятельность, направленная на внедрение в практику результатов научных исследований и передового опыта работы с документами. Она выполняется, в частности, сотрудниками научно-методических отделов архивов, библиотек. Важное место в этой работе занимают специализированные журналы документоведческого профиля («Делопроизводство», «Секретарское дело», «Отечественные архивы», «Библиотековедение» и др.).

Рис. 2.13. Виды документной деятельности

Документная деятельность включает в себя всю совокупность действий, связанных с документом от момента его создания до утилизации или организации постоянного хранения и дальнейшего использования. Важнейшими видами документной деятельности являются: производство документов; обработка; хранение; поиск; использование документов.

В основе системы организации и технологии работы с документами лежат научные принципы и методы, а также огромный практический опыт, накопленный за многие сотни лет документной деятельности в различных сферах и в разных странах. Внутри отдельных стран наряду с общими принципами и методами имеются и существенные отличия в организации и технологии работы с различными видами и разновидностями документов, выполняющими разные функции в информационной инфраструктуре общества. Это обусловило формирование и развитие не только специализированных учреждений, учебных заведений, соответствующих профессий, специальностей и специализаций, но и появление целого ряда прикладных документоведческих дисциплин, ориентированных на разработку оптимальных методов работы с теми или иными конкретными видами документов и системами документации.