Документооборот

Информационно-документационное обеспечение является важной обслуживающей функцией управления, которая нуждается в тщательной и продуманной организации.

От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое снимание. (3, с.154)

Объем документации, создаваемой в учреждениях как всего мира, так и в нашей страны, имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту. В связи с научно-техническим прогрессом увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производит5ельности труда. Рост объемов производства приводит к стремительному росту объемов информации. Поэтому в организациях необходимо разработать схему движения докуметооборота.

Цель работы: исследовать организацию документооборота в организации.

Исходя из поставленной цели, были выделены следующие задачи:

1. рассмотреть организационную структуру и функции службы ДОУ;

2. изучить структуру и общую характеристику документопотоков;

3. рассмотреть этапы организации документооборота учреждения.

4. дать анализ документооборота учреждения.

Данная работа состоит из введения, трех глав, заключения и библиографического списка литературы.

В первой главе «Организационная структура и функции службы ДОУ» описывается структура, специфика деятельности службы ДОУ, описан процесс организации документооборота в ДОУ.

Во второй главе «Структура и общая характеристика документопотоков «дана общая характеристика документопотоков, описан объем документооборота учреждения, обозначены методы учета количества документов В третьей главе: «Этапы организации документооборота учреждения» описан прием и первичная обработка документов, Порядок направления на исполнение и работа исполнителя с документами, Порядок обработки исходящих документов.

1. Организационная структура и функции службы ДОУ

1.1. Служба ДОУ: структура, специфика деятельности

Структура в системе органов управления рассматривается: во-первых, как устойчивая связь, т. е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия (4, с.192).

Основные положения ГСДОУ частично регламентировали названия служб делопроизводства, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления.

Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Управления делами имеют следующий типовой состав структурных подразделений:

— секретариат (в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемные и секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);

— инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра;

— канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем (жалоб), отдел рационализации работы с документами, центральный архив. (4, с.195)

Это типовой набор структурных подразделений. На практике в наших министерствах и ведомствах в составе управления делами создают в дополнение к перечисленному группу приказов, первый отдел (отдел защиты информации) и другие отделы.

Канцелярия создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В составе канцелярии обычно создаются подразделения (отдел, сектор, группа) по приему и обработке поступающих и отправляемых документов, по учету и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр), копировально-множительное бюро, архив.

Общий отдел — это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создается протокольный отдел, (группа писем, приемная). Наличие этих структурных подразделений объясняется спецификой деятельности, управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

Секретарь учреждения (структурного подразделения) выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

Основные положения ГСДОУ, таким образом, регламентируют наименование и приблизительную структуру делопроизводственной службы государственных учреждений и предприятий. Решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре негосударственных организаций принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление; в акционерных обществах — учредительная конференция, в кооперативах — общее собрание членов кооператива.

Таким образом, структура службы делопроизводства должна определять оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения.

1.2. Организация документооборота — важнейшая функция службы ДОУ

Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:

— постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

— обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;

— сокращение документооборота;

— разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства. (4, с.197)

Функции современной службы делопроизводства в России определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы, которая выполняется службой.