Делопроизводство отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Делопроизводство охватывает весь комплекс работ по созданию и оформлению документов, их исполнению и контролю сроков исполнения, по учету документов, формированию дел из исполненных документов, хранению и использованию текущих дел, подготовке их к сдаче в архив.
В настоящее время термин «делопроизводство» чаще звучит как «документационное обеспечение управления» (ДОУ).
Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.
В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.
Документационное обеспечение управленческой деятельности организации важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.
Выбор организационной форма службы ДОУ зависит от решения руководства и самой службы ДОУ. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.
В данной работе рассмотрим организацию деятельности делопроизводственного персонала, его техническое обеспечение, а так же правила безопасности труда.
ОРГАНИЗАЦИЯ ТРУДА
Основная функция делопроизводственного персонала — это документационное и организационное обеспечение деятельности органи-зации и ее руководства. В зависимости от размеров организации и выполняемым объемом работ секретарская служба может исполняться как одним лицом, так и группой лиц, которая называется секретариатом. Когда секретарская служба включает несколько лиц, то составляется документ, где обозначаются основные выполняемы функции того лица, за которыми они закрепляются. Если по тем или иным причинам (отпуск, болезнь и т. п.) выполняющий данные функции отсутствует, то его функции передаются другому сотруднику секретариата.
Функции, выполняемые делопроизводственным персоналом можно разделить на две большие группы: документационные и организационные операции.
К документационным операциям относиться:
1. Регистрация и обработка входящей документации. Передача этой документации на рассмотрение руководителю, где проставляются резолюции с указаниями порядка исполнения данных документов.
2. Прием и обработка, и отправка исходящей документации.
3. Прием документации от сотрудников организации, с целью передачи на резолюцию к руководителю и изготовления документации по установленным формам (на бланках, машинописным способом и т. п.), а так же для копирования и размножения данной документации.
4. Передача сотрудникам данной организации документации, от руководителя с проставленными резолюциями, направляются данная документация в соответствие с имеющимися в организации документами о распределении поступающей документации,
после их составления, копирования (размножения).
5. Контроль за выполнением распоряжений по документации, а так же по резолюциям руководителя.
6. Составление и хранение документации, а также печатей, штампов и бланков организации общепринятым в делопроизводстве способом.
7. Формирование и печать документов в соответствии с резолюциями и указаниями руководства, изготовление и выдача копий.
8. Обеспечение сохранности все входящей и выходящей документации организации.
Теперь рассмотрим организационные функции делопроизводственного персонала:
1. Подготовка рабочего места руководителя.
2. Подготовка и проверка технических средств для работы, а так же контроль над орг. техникой руководителя.
3. Составление расписания для организации приема посетителей, а так же организация вызова сотрудников организации.
4. Организация телефонных переговоров, выдача справок по телефону.
5. Составление документов и подготовка служебных командировок руководства.
6. Подготовка к совещаниям и заседаниям.
7. Составление необходимой документации по распоряжению руководителя.
Вся входящая документация может поступать к делопроизводственному персоналу следующими способами: от специализированных делопроизводственных подразделений организации, такими могу быть канцелярия, отдел правительственной почты и т. д.; от учреждений связи; от отдельных должностных лиц, к примеру, курьеров, от дочерних и сторонних организаций; а так же документация, поступающая от отдельных граждан.
Многообразие функций делопроизводственного персонала требует их специализированного оформления. В таком случае разрабатываются должностные инструкции д
