Письма, связанные с выражением внимания и участия

Письма-поздравления направляются в торжественных случаях: официальный праздник (Новый год, Восьмое марта, День независимости и др.), профессиональный праздник, значительное событие в жизни должностного лица или организации (вручение награды, юбилей, присуждение почетного, научного звания, степени, избрание в какой-либо орган и др.), значимые события в частной жизни.

Поздравления пишутся на бланке письма организации или на специальных бланках поздравлений. Поздравление, подготовленное на бланке письма, должно содержать оформленный в соответствии с требованиями стандарта реквизит «Адресат». Поздравления могут оформляться на бумаге различной цветовой гаммы с украшениями в виде орнаментов и водяных знаков, имеющей большую плотность, и вкладываться в специальные папки-адреса. В последнем случае поздравление содержит только обращение к лицу или коллективу: " Уважаемый (имя, отчество)!", «Уважаемые господа!», «Уважаемые коллеги!», «Дорогие первоклассники!» . При коллективном адресате и при направлении письма-поздравления юридическому лицу пофамильное и поименное обращение не используется.

Следует учитывать, что в настоящее время обращение «господа» не свободно от представления об определенном социальном статусе адресата, поэтому не рекомендуется использовать его при обращении к социально незащищенным группам населения: беженцам, безработным, малоимущим и т. п. Это слово обычно используют в обращениях к предпринимателям, руководителям организаций, должностным лицам, деятелям искусства, политикам.

При обращении к VIP-персонам (VIP — very important person) часто используется обращение «Глубокоуважаемый.!» (особо важной персоной считается не только высокое должностное лицо: член правительства, парламента, губернатор, мэр, но и заслуженный деятель науки, искусства, известный общественный деятель).

Письма-поздравления всегда должны быть подписаны.

Если поздравление оформлено на бланке письма, подпись оформляется с указанием должности лица, личной подписью, расшифровкой фамилии.

Если поздравление оформляется не на бланке, подпись имеет обобщенную форму: " Ваши коллеги", «Коллектив компании», «Сотрудники фирмы», «Работники министерства» и т. п. Под такой общей надписью обычно располагаются собственноручные подписи лиц, пожелавших присоединиться к поздравлению.

Письма-поздравления составляются в свободной форме, но можно указать и на общую схему текста:

• — обращение («Уважаемый./»);
• — поздравление;
• — комплиментарная часть;
• — пожелания (благополучия, процветания, успехов и т. п.);
• — подписи.

Поздравления могут быть как краткими — одно-два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни и деятельности поздравляемого лица, наиболее важные сто достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения. Текст поздравления от имени организации излагается от 1-го лица множественного числа (поздравляем, желаем), от имени руководителя — от 1 -го лица единственного числа (поздравляю, желаю).

Для писем-поздравлений характерно использование следующих ключевых фраз:

Формулировка поздравления должна быть простой, чтобы восприниматься легко и не вызывать затруднения при чтении.

В комплиментарной части перечисляются основные достижения лица или организации, дается их общая характеристика. При этом следует избегать завышенных оценок и преувеличенных комплиментов.

Соблюдать умеренность необходимо и при формулировке пожеланий. Они должны быть достаточно общими: желать можно благополучия, процветания, успехов в работе, плодотворного сотрудничества, надежных партнеров, завоевания новых рынков, продвижения по службе, преодоления препятствий и т. п.

В печатных средствах массовой информации нередко публикуют открытые письма-поздравления — письма, обращенные к отдельным категориям граждан (школьникам, студентам, ветеранам, работникам определенной отрасли, жителям отдельного района и др.). В целом, к составлению открытых писем-поздравлений применяются те же правила, что и к составлению обычного поздравительного письма, но общий их тон может быть более торжественным и возвышенным.

Примеры писем-поздравлений

Письмо-поздравление в связи с вступлением в должность

Письмо-поздравление в связи с избранием

Письмо-поздравление в связи со значимым событием

Новогоднее письмо-поздравление

Письмо-поздравление в связи с юбилеем сотрудника

Примеры писем-благодарностей

Письмо-благодарность в ответ за приглашение посетить выставку

Письмо-поздравление в связи с Днем защитника Отечества

Письмо-благодарность (благодарственное письмо) — письмо, направляемое адресату (организации, должностному лицу или гражданину) с выражением благодарности за совершенные действия или оказанные услуги.

По сравнению с другими видами писем благодарственные письма обычно составляются в более свободной форме. Ключевыми фразами таких писем являются:

Письмо-благодарность в адрес организаторов семинара

Письмо-благодарность исполнителям за решение задачи

Письмо-соболезнование — письмо, направляемое в трагических или печальных жизненных ситуациях (смерть, несчастный случай, стихийное бедствие и др.) для выражения участия.

В письмах-соболезнованиях обычно используются следующие фразы:

Примеры писем-соболезнований

Письмо-соболезнование в связи со смертью

Письмо-соболезнование в связи со стихийным бедствием

Письмо-извинение — письмо, автор которого приносит извинения адресату за причиненные неудобства.

Письма-извинения, как правило, начинаются следующими фразами:

В соответствии с требованиями этикета делового общения в письме требуется объяснить причину, приведшую к возникновению проблемной для адресата ситуации, а в конце письма повторить фразу с извинениями, но не буквально, а в иной формулировке, например:

Примеры писем-извинений

Письмо-извинение в связи с задержкой оплаты счета

Письмо-извинение в связи с ошибочными действиями