Определение документа, делопроизводства, задачи Государсвеной Архивной службы и стандартизации документов

Содержание

• Ведение
• 1. Определение документа, делопроизводства. Задачи Государственной архивной службы и стандартизации документов
• 2. Бланки и формы документов. Определение документооборота, контроля за исполнением документов. Информационно-поисковая система документации. Номенклатура
• 3. Трудовая книжка. Вкладыш в трудовую книжку, реквизиты, правила заполнения и хранения
• Заключение
• Список использованной литературы

Управление обществом или предприятием представляет собой процесс получения, обработки и передачи информации.

Под информацией обычно понимаются сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специальными устройствами" Традиционное понятие «информация» отождествляется с понятиями «значения», «сведения,» «данные», «показатели» и т. п. Существует множество определений понятия «информация», каждое из которых используется в соответствии с конкретными целями и задачами.

С точки зрения содержания или области деятельности, в которой используется информация, условно выделяют следующие ее виды: управленческая, научная, техническая, сельскохозяйственная, медицинская и т. д.

Управленческая это информация, используемая учреждениями, организациями и предприятиями в целях управления народным хозяйством и отдельными его структурами.

Управленческая информация должна быть полной, оперативной, достоверной. Полноту информации характеризует ее объем, который должен быть необходимым и достаточным для принятия управленческого решения. Отсутствие информации снижает обоснованность принимаемых или ведет к принятию неверных решений; вследствие ее избытка увеличивается объем сообщений (без увеличения информативности) и, следовательно, возникают излишние затраты труда и времени на их обработку.

Информация должна быть оперативной, т. е. такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние объекта, к которому она относится, не изменилось.

Преобладающая часть используемой в управлении информации фиксируется. Это обязательный элемент управленческой деятельности, поскольку в современных условиях получать, хранить и передавать информацию можно только при ее предварительной фиксации. Материальными носителями фиксируемой информации являются документы.

1. Определение документа, делопроизводства. Задачи Государственной архивной службы и стандартизации документов.

Документ средство закрепления различными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. В зависимости от используемого для фиксирования информации материала различают документы на бумажной основе, на фотопленке, магнитной или перфорированной ленте и т. д.

В управленческой деятельности используются главным образом текстовые документы на бумажной основе, т. е. рукописные, машинописные и типографские. Такие документы обычно называют управленческими, а их совокупность управленческой документацией*.

Документы классифицируют по содержанию информации, которую они несут, происхождению, назначению, месту составления, наименованию, количеству отраженных в них вопросов, срокам исполнения и храпения, степени подлинности, технике создания и ряду других признаков.

Важнейшим классификационным признаком документа является его содержание, в частности, отношение зафиксированной в нем информации к предмету или направлению деятельности. Согласно этому выделяют документы по административным вопросам, вопросам материально-технического снабжения, планирования, оперативной деятельности, бухгалтерского учета, подготовки и расстановки кадров, финансово-кредитным, внешнеторговой. деятельности и др.

По происхождению документы делят на служебные и личные. По назначению различают документы, используемые как средство фиксирования фактов, событий и явлений (акты, отчеты, протоколы и пр.) и как средство передачи информации на расстояние (письма, телеграммы и пр.).

По месту составления документы делятся на внешние полученные учреждением или направленные им за его пределы, и внутренние составленные в данном учреждении и используемые внутри его. Внешние документы, в свою очередь, определяются как исходящие направляемые из учреждения, и как входящие адресованные учреждению и полученные им.

По наименованию выделяют несколько десятков видов и разновидностей документов. Видами документов, например, являются акты, анкеты, ведомости, инструкции и т. д. [3, с. 12].

По количеству отраженных в них вопросов различают простые (содержащие один вопрос) и сложные (содержащие несколько вопросов) документы.

По степени подлинности различают черновики, подлинники и копки документов. Предварительная редакция документа называется его черновиком, Подлинник документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный. Копией документа называют воспроизведение всех его реквизитов.

Исходя из различных сроков хранения документы делят на две группы постоянного и временного хранения. Последние могут иметь сроки хранения до 10 лет включительно и более 10.

В зависимости от техники создания документы бывают рукописные, машинописные и типографские.

Обработка документов в аппарате управления включает документирование информации., обработку собственно информации, содержащейся в документах, и организацию работы с документами.

Деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления управленческих действий, называется делопроизводством. В сфере делопроизводства, таким образом, обрабатываются не все документы, а только те, что используются в процессе управления.

В процессе делопроизводства осуществляются фиксирование информации (документирование) и организация работы с документами. Под документированием понимается создание текстовых документов в сфере управления.

Организация работы с документами означает создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в делопроизводстве.

Объединяя операции по документированию информации и обработке документов, объективно необходимые для планомерного осуществления управления, делопроизводство является функцией последнего. Эта функция реализуется в любом органе управления, где создаются и обрабатываются документы [4, с. 6].

С увеличением масштабов производства и быстрым изменением всех его параметров во времени, происходящими под влиянием научно-технического прогресса, возрастает значение справочной работы в управленческой деятельности. В некоторых управляющих службах создаются информационно-поисковые системы и информационно-справочные подразделения.

Документы, образующиеся в результате деятельности органа управления, справочный аппарат к нему, методы и средства их обработки и использования составляют информационно-поисковую систему (ИПС) данного органа управления, частью которой является делопроизводство. Сведения, используемые в управлении, в основного заимствуют из документов. Быстрое нахождение всех документов, соответствующих запросу, обеспечивает оперативность и полноту справочного обслуживания. Наличие необходимого справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве, позволяет ускорить получение данных и в ряде случаев отказаться от поиска самих документов .

В делопроизводстве различают административное, или общее, делопроизводство и специальные делопроизводства. Разделение труда и управлении обусловливает наличие обособленных видов деятельности функций управления.

Совокупность документов, создаваемых в процессе выполнения одной и из функций управления, составляет систему документации.

Основные функции управления планирование, организация, координация, контроль и другие свойственны всем органам управления, «характерны для любой из управляющих систем» [6, с. 7].

Главное архивное управление (ГАУ) обеспечивает государственную регистрацию архивных учреждений и частных архивов, в которых хранятся документы национального архивного фонда (НАФ) .

ГАУ обеспечивает правильное применение действующего законодательства, обобщается практика применения законодательства по вопрсоам, входящим в компетенцию Главархива, по его совершенствованию.

Задачи Главархива ГАУ:

— организация хранения документов НАФ;

— комплектование НАФ;

— контроль за порядком передачи документов в государственный архив;

— государственный учет документов;

— контроль за их сохранностью и использованием;

— создание и развитие научно-справочного аппарата к архивным фондам и документам;

— разработка и внедрение механизированных и автоматизированных систем оперативного поиска документов;

— подготовка и издание научно-справочной литературы о составе и содержании архивных фондов (справочники, путеводители, англотированные каталоги);

— разработка правил и др. нормативных документов по вопросам деятельности гос. архивн. службы;

— внедрение в практику работы архивов наиболее рациональных систем и методов хранения документов, их реставрации, консервации, использования и обеспечения их надежности;

— организационно-методическое руководство работой ведомственных архивов;

— работа по использованию документов, представление их для изучения в читальных залах;

— подготовка выставок документов.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники .

Работа по унификации включает: разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;

ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли [3, с. 25].

Организационное и методическое руководство унификацией и стандаризацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

Основными задачами стандартизации являются :

— обеспечение взаимопонимания между разработчиками, изготовителями, продавцами и потребителями (заказчиками);

— установление оптимальных требований к номенклатуре и качеству продукции в интересах потребителя и государства, в том числе, обеспечивающих ее безопасность для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;

— установление требований по совместимости (конструктивной, электрической, электромагнитной, информационной, программной и др.), а также взаимозаменяемости продукции;

— согласование и увязка показателей и характеристик продукции, ее элементов, комплектующих изделий, сырья и материалов;

— унификация на основе установления и применения параметрических и типоразмерных рядов, базовых конструкций, конструктивно-унифицированных блочно-модульных составных частей изделий;

— установление метрологических норм, правил, положений и требований;

— нормативно-техническое обеспечение контроля (испытаний, анализа, измерений), сертификации и оценки качества продукции;

— установление требований к технологическим процессам, в том числе для снижения материалоемкости, энергоемкости и трудоемкости, для обеспечения применения малоотходных технологий;