Предисловие. 
Документационное обеспечение управления

Человеческое сообщество вступило в новый этап своего развития, в этап, получивший название «информационное общество». Суть нового этапа заключается в широком использовании информационных и коммуникационных технологий во всех сферах жизнедеятельности человека. Каждый член информационного общества динамично формирует собственную информационную культуру: осваивает информационные технологии, растущие темпы и объемы потребления информации, накапливает и постоянно обновляет знания и профессионализм. Информация и коммуникация — вот, без сомнения, актуальные понятия современности.

Информация в подавляющих объемах требует документирования: только в таком виде она приобретает необходимые свойства доказательности, достоверности, действенности. Трудно переоценить роль документированной информации, документов в любой сфере человеческой деятельности: в нефтедобыче и в образовании, в самолетостроении и в косметологии, в почтовом деле и в организации досуга. Феномен «документ», зародившийся около семи тысячелетий назад, по-прежнему обеспечивает информационно-коммуникационные процессы в обществе.

Глобализация документационной коммуникации требует серьезного внимания к закономерностям процессов документирования, обработки и использования информации.

Широкое распространение интегрированных информационных систем класса управления ресурсами (производственными, финансовыми, людскими, информационными) привели к значительному интересу к документационной деятельности фирм и корпораций. Именно здесь представлены модели бизнес-процессов, практика принятия управленческих решений, сложившиеся управленческие функции. Документооборот любой компании — это та среда, которая диктует проектные решения будущих корпоративных информационных систем.

Документирование информации и управление документационным ресурсом превращается в актуальное направление деятельности, получившее название документационный сервис.

Повышение эффективности работы и конкурентоспособности организации требует использования современных информационных технологий, обеспечивающих «прозрачность» и документированность бизнес-процессов.

В результате изучения материалов учебника студент должен освоить:

трудовые действия

• • владение методами документирования деятельности;
• • делопроизводственными технологиями и процедурами;
• • технологиями справочно-информационной работы в среде электронного документационного ресурса;
• • технологиями ведения оптимального документооборота (в том числе электронного);
• • идеологией менеджмента качества; способами формализации и идентификации бизнес-процессов производственной и управленческой деятельности;

необходимые умения

• • составлять номенклатуру дел организации;
• • разрабатывать шаблоны служебной документации, в том числе организационно-распорядительной;
• • составлять классификатор (перечень) видов документов со сроками их хранения;
• • разрабатывать документацию системы менеджмента качества;
• • поддерживать и контролировать документооборот (внешний и внутренний), в том числе в условиях функционирования СЭД;
• • осуществлять работу по подготовке и проведению совещаний, деловых встреч, приемов и презентаций;
• • осуществлять подготовку деловых поездок руководителей и других сотрудников организации;
• • оформлять и регистрировать организационно-распорядительные документы, контролировать сроки их исполнения;
• • обрабатывать входящие и исходящие документы, систематизировать их, составлять номенклатуру дел и формировать документы в дела;
• • работать с документами, содержащими конфиденциальную информацию, в том числе с документами по личному составу;
• • организовывать и проводить экспертизу ценности документов в соответствии с действующими законодательными актами и нормативами;
• • составлять описи дел, осуществлять подготовку дел к передаче в архив организации, государственные и муниципальные архивы;
• • организовывать использование архивных документов в научных, справочных и практических целях;

необходимые знания

• • действующее законодательство и современную нормативную базу делопроизводства в РФ;
• • методологию документирования деятельности организацию, в том числе управленческой деятельности;
• • основные характеристики и параметры внешнего и внутреннего документооборота;
• • основные делопроизводственные процедуры: регистрацию документов, распределение по исполнителям, ознакомление с документом, контроль исполнения документов, размещение исполненных документов в дела, экспертизу ценности документов, архивирование документов, уничтожение документов;
• • технологии создания и исполнения управленческих документов;
• • методику проведения экспертизы ценности документов;
• • назначение и структуру номенклатуры дел;
• • видовой состав документации организации (документационного ресурса);
• • технологию придания документу юридической силы (в том числе электронной подписью).

В учебнике в систематизированном виде изложены основные положения данной сферы деятельности. Раскрыта сущность основных понятий, таких как: документ, информация, документная коммуникация, документооборот. Рассмотрены основные подходы к классификации информации и документации. Описаны основные способы и средства документирования в динамике их развития.

Авторы книги используют классические наработки в области управления документацией известных авторов и ученых: Ларина М. В., Кузнецовой Т. В., Пшенко А. В., Степанова Е. А., Соковой А. Н., Илюшенко М. П., Зиновьевой Н. Б. и других.

Предлагаемое издание характеризуется детальным рассмотрением области управленческого документирования, в том числе теоретических аспектов электронного документооборота. Авторы настаивают на справедливости постулата о превалировании содержания над формой в вопросах уникальности электронного документооборота. Сущность документа в его содержании, электронная форма существования документа не привносит в его содержание практически ничего нового. Электронный документооборот вызван ускорением темпов социальной коммуникации и позволяет избавиться от рутинных технологий при работе с документами. Электронный документооборот и корпоративные информационные системы — очередной этап развития средств и способов коммуникации.

Теоретические знания ценны тогда, когда они могут быть использованы в реальной деятельности. Для этого в пособии сделана попытка целеполагания сферы управления документацией, а именно, встраивание проблем документационной деятельности в теорию разработки управленческих решений и не менее важную проблему реализации принятых решений. В условиях ускоряющихся темпов изменений многие жизненно важные ситуации и процессы отличаются принципиальной новизной и оказываются оригинальными (уникальными, неповторяющимися, беспрецедентными), в условиях масштабности, сложности и многокомпонентности принимаемых решений, в условиях неопределенности (целей, средств, последствий) возрастает значимость информационно-документационного ресурса в процессе принятия и реализации управленческого решения. Основные составляющие процесса разработки решения: сбор необходимой и достаточной достоверной информации, ее оптимальная обработка и максимальное использование. Именно эти задачи ставятся при организации процессов управления документацией.

В качестве наглядного примера можно привести такое направление совершенствования управления организацией как внедрение систем управления качеством. В основу этого перспективного направления деятельности положена разработка системы документации по управлению качеством.

В учебник включена общая характеристика документации основных типов деловой документации: управленческой, научной, патентной, технической, нормативной.

Издание предназначено для изучения современных теоретических и практических проблем документирования правовой, управленческой, экономической, социальной, технической, научной информации и формирования систем документации, обеспечивающих деятельность учреждений, организаций и предприятий разнообразных форм собственности. Рассматриваются теоретические, практические и методические вопросы документирования информации на различных носителях, систематизации документации любых организационных структур, разработки нормативно-методических материалов, регламентирующих состав документации и процессы документирования деятельности.

Главная цель учебника заключается в помощи будущим специалистам обрести необходимые знания и умения в сфере документационного сервиса.

Книга предназначена для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования, в образовательных программах которых имеются дисциплины: документоведение, документационное обеспечение управления, информационный менеджмент, консалтинг, аутсорсинг, сервисная деятельность, информационные технологии управления, разработка управленческих решений, организация и технология защиты конфиденциальных документов.