Управление документами и архивное дело рассматриваются во Вьетнаме в неразрывной связи, как единый предмет деятельности, подлежащий государственной регламентации одним ведомством — Государственным управлением делопроизводства и архивного дела (ГУДА) Министерства внутренних дел (МВД) Социалистической Республики Вьетнам (СРВ).
Управление документами и архивное дело обеспечивают бытование и функционирование документов на всех стадиях их жизненного цикла. Управление документацией выполняет задачу построения систем управленческих документов, организацию документального фонда и его использования для выполнения задач организации, т. е. на стадии «активного цикла». Однако требования к организации документального фонда, к учету и обеспечению сохранности документов должны учитывать необходимость формирования полноценного архивного фонда организации, её документального наследиясобственно формирование архивного фонда начинается в процессе систематизации документов, в процессе заведения дел и установления сроков хранения документов на основании перечней документов с указанием сроков хранениянормативных документов, обязательно применяемых для отбора документов в состав Государственного архивного фонда Вьетнама.
Архивное дело как область деятельности, направленная на сохранение документов — исторических источников, сохранение документальных свидетельств и памяти общества, чрезвычайно важна для укрепления и развития государственности Вьетнама, для воспитания патриотизма и общественного самосознания.
Архивное дело тесно связано с решением проблем совершенствования управления документами и с другими социальными областями. В современных условиях при принятии управленческих решений во всех областях социальной жизни важно использовать исторический опыт, отраженный в архивных документах. Особенно большое значение имеет привлечение архивных документов к научным исследованиям в области социальных и гуманитарных наук.
Для управления документами и архивным делом во Вьетнаме создана и функционирует сеть центральных и местных государственных органов управления документами и архивами, которая включает в себя:
— Министерство внутренних дел, которое является высшим государственным органом управления организацией делопроизводства и архивного дела. На МВД возложены обязанности и даны права подготовки проектов государственных нормативных правовых актов, представляемых на утверждение Правительству, подготовки других регламентирующих документов по управлению архивным делом, контроля за соблюдением правил делопроизводства и архивного дела;
— Государственное управление делопроизводства и архивного дела Вьетнама (ГУДА), которое входит в структуру Министерства внутренних дел, и имеет обязанности и права оперативного управления делопроизводством и архивным делом;
— Государственные архивные центры, находящиеся в ведении Государственного управления делопроизводства и архивного дела. Эти центры имеют обязанности и права по комплектованию и обеспечению сохранности архивных документовздесь хранятся архивные документы как центральных, так и провинциальных учреждений.
Вьетнамское правительство проявляет заботу о совершенствовании управления документами и архивного дела в стране, разрабатывая систему нормативных актов, которые являются правовой базой этих сфер деятельности. 4 сентября 1962 г. было создано Управление архивами при Канцелярии Премьер-министра. После его создания было принято Постановление Правительства № 2 142ЛЧЛ>СР об Уставе делопроизводства и архивного дела от 28 сентября 1963 г. 1, в котором закреплены основные нормативные положения, определяющие порядок работы с документами в процессе деятельности государственных учреждений и предприятий, а также по обеспечению сохранности архивных документов. 26 декабря 1981 г., Правительство издало Постановление № 168/НЕ)ВТ о создании Государственного архивного фонда (ГАФ) Вьетнама в целях постоянного хранения и всестороннего использования архивных документов. В нем определено, что «Государственный архивный фонд Вьетнама включает все документы, имеющие политическое, экономическое, культурное, научное, социальное, историческое значение для Социалистической Республики л.
Вьетнам и все граждане Вьетнама обязаны хранить и защищать их" .
4 сентября 1997 г., Премьер-министр издал Инструкцию (указание) № 762/ТТ% об улучшении архивного дела на ближайшую перспективу. В Инструкции говорится о недостатках в работе по архивному делу и о задачах улучшения этой работы, включая чёткое определение.
1 Нгйем Ки Хонг «Создание и издание управленческих документов и делопроизводство, архивное дело», Ханой, Изд. Поли гика государства, 2004, с.9−19. с. 245, 246. с. 247, 248, на вьетнамск. яз. Nghiem ky Hong, «Xay dung, ban hanh van ban quan ly nha nimc ve cong tac van thu Iuu trCr», Nxb Chinh tri quoc gia, Ha Noi, 2004.
2 Там же.
3 Там же. организационной системы архивного дела в центре и на местах, финансирование строительства новых хранилищ и их технического оснащения.
24 января 1998 года Министерство внутренних дел издало Циркуляр № 40/1998/ТССР об организации работы по архивному делу в территориальных государственных учреждениях1. В Циркуляре говорится.
0 создании архивных центров при канцеляриях народных комитетов и при канцеляриях территориальных органов министерств и ведомств.
Постоянным комитетом Национального собрания СРВ 4 апреля 2001 года был принят Указ «О государственном архивном деле», внесший изменения и дополнения в Указ «Хранение государственных архивных документов» (издан в 1982 г.), а затем были изданы Постановление Правительства № 110/2004/ND-CP от 08.04.2004 г. о задачах совершенствования делопроизводства и Постановление Правительства № 111/2004/ND-CP от 08.04.2004 г., детально определяющее порядок выполнения статей Указа, связанных с организацией хранения и обеспечением сохранности документов, входящих в Государственный архивный фонд Вьетнама .
Таким образом, начиная с 1960;х годов Правительство Вьетнама, Министерство внутренних дел и Государственное управление.
1 Нгйем Ки Хонг «Создание и издание управленческих документов по делопроизводству, архивному делу», Ханой, Изд. Политика государства, 2004, с.471−474, с. 236−244, на вьетнамск. яз. Nghiem ky Hong «Xay dung, ban hanh van ban quan ly nha rnroc ve cong tac van thir liru trir», Nxb Chinh tri quoc gia, Ha Noi, 2004.
2 Там же.
3 Документы в библиотеке Государственного управления делопроизводства и архивного дела Вьетнама. делопроизводства и архивного дела последовательно создавали правовые основы государственного регулирования управления документацией и архивного дела, что позволяет выполнять задачи по обеспечению сохранности документов на стадиях делопроизводства, ведомственного хранения и отбора документов на постоянное государственное хранение, т. е. сохранения документального наследия народа Вьетнама на единой рациональной основе. Однако в современных условиях правовая и нормативно-методическая база делопроизводства и архивного дела нуждается в дальнейшем развитии.
Актуальность темы
исследования.
Актуальность исследований нормативной правовой документации, регламентирующей делопроизводство и архивное дело на современном этапе, определяется двумя основополагающими факторами: научно-техническим прогрессом в области информационных технологий, динамично меняющим устоявшиеся процедуры документационного обеспечения, документирования и систему документооборота, и начавшаяся во Вьетнаме административная реформа, которая вносит значительные коррективы в структуру государственного аппарата, перераспределяет полномочия и компетенцию органов управления, порядок их взаимодействия, что в свою очередь, отражается на системе управления документами.
Современное управление документами опирается на многочисленные нормативно установленные правила и методики документирования работы органов власти и организаций, взаимоотношений юридических лиц, организации документооборота, формирования и использования документальных фондов как информационного ресурса для выполнения задач управления и принятия управленческих решений.
Постоянный и значительный рост объемов создаваемой документации, несмотря па интенсивное и повсеместное внедрение в сферу управления информационных технологий и электронных документов требует объяснения и выработки определенной научно-технической политики в этой области, а также рационализации методических основ работы с документами.
Представляется, что регламентация, регулирование, нормативное и методическое обеспечение управления документацией требует привлечения комплексных, системных методов исследований этого сложного организма. Сравнительно новый термин «управление документами» (по-вьетнамски: van ban quan ly nha nuoc), получивший признание в начале нашего века и закрепленный международным стандартом ИСО 15 489 — 2001 «информация и документация — управление документами», который признан Международным советом архивов (МСА) как важный международный документ, отражающий точку зрения архивистов на управление документами, поддерживающий модель управления документами в процессе их полного жизненного цикла и тем самым способствующий сохранению архивного наследия, требует объяснения и внедрения в практику с учетом истории развития и национальных особенностей сложившейся системы работы с документами в управленческой практике.
Современное государственное регулирование в сфере управления документами нуждается в четко выработанных представлениях о документации как сложной системе, обладающей множеством элементов, разнообразием, взаимной обусловленностью составляющих ее компонентов, определяемых структурой государственного аппарата, формами и методами управления, целями и проектами, подведомственными организациями, способами принятия управленческих решений, принятыми в организациях управленческими процедурами.
Правильное и эффективное государственное регламентирование работы с документами на всех стадиях их жизненного цикла должно основываться на научно-теоретическом и научно-методическом обеспечении, позволяющем совершенствовать состав видов и разновидностей документов, обращающихся в управлении, формы и тексты управленческих документов, организацию движения и исполнения документов, формирование документальных фондов, справочный аппарат и оперативный поиск необходимой документной информации, установление критериев и порядок экспертизы ценности документов, отнесения их составу Государственного архивного фонда и обеспечение сохранности архивных документов.
Совершенствование управления документами не может базироваться на субъективно принятых административных решениях, оно является составной частью научно-технического обеспечения, направленного на совершенствование государственного и хозяйственного управления в целом. В то же время задачи совершенствования управления документацией путем его нормативно-методического обеспечения, на наш взгляд, могут решаться более эффективно, если внимательно изучать историю развития систем документации, организацию работы с документами, факторы и условия, определявшие направления развития и изменения, происходившие в документационном обеспечении управления.
В настоящее время необходимы, на наш взгляд, большая степень системности правовой и нормативно — методической базы на основе анализа складывания комплекса документов, регламентирующих делопроизводство и архивное дело во Вьетнаме, достижение более тесного взаимодействия участников процесса, развития нормативно — методического обеспечения работы с документами на всех стадиях их жизненного цикла, использование международного и зарубежного, в частности, российского опыта в формировании системы государственного регулирования в сфере документационного обеспечения и архивного дела.
Цель и задачи исследования
.
Целью настоящего исследования является изучение истории и обобщение опыта государственной регламентации управления документами, его современного состояния и выработка основных принципов совершенствования правового и нормативно-методического обеспечения этой деятельности.
Предмет и цели исследования обусловили необходимость постановки ряда задач, решение которых составило содержание данной диссертации. Учитывая особенности формирования нормативного и методического обеспечения управления документами и современное состояние научных исследований в данной области, в диссертации решаются задачи историко-теоретического характера:
— исследование истории складывания нормативно-методической базы управления документами и архивным делом в соответствии с дифференциацией системы управления и государственного регулирования всех сторон общественной жизни;
— исследование развития нормативно-методического обеспечения документирования, установления требований к формам документов, обеспечивающих их идентификацию и придающих документам юридическую значимость, вопросов унификации документов, организации документальных фондов учреждений, а также вопросов выделения и отбора документов для включения в состав Государственного архивного фонда СРВ;
— изучение функций и организационного построения служб управления документами и архивных учреждений, выработка предложений по совершенствованию организации их работы;
— выработка предложений по концепции и структуре законопроекта об архивном деле в Социалистической Республике Вьетнам и развитию комплекса подзаконных актов, которые должны реализовать эффективную практику применения этого законодательного акта в условиях административной реформы.
Задачи совершенствования нормативно-методической базы управления документацией и современного архивного дела Вьетнама заключаются в том, чтобы на основе сбора, систематизации и критического анализа комплекса нормативных и методических документов, регулирующих эту деятельность, выявления пробелов, противоречивых и устаревших норм и положений, выработать предложения по созданию концепции дальнейшего развития нормативно-методического регулирования управления документами и архивного дела, выработать приоритетные направления нормативно-методической работы, а также предложения по построению комплекса управленческих документов, регламентирующих делопроизводство и архивное дело как упорядоченной системы.
Объектом исследования является комплекс документов, отражающих историю развития и современное состояние правовой и нормативно-методической базы управления документацией и архивным делом.
Предмет исследования — история формирования правовой и нормативно-методической базы управления документами, начиная с 1962 г. по настоящее время. Анализ и оценка современного состояния правовой и нормативно — методической базы управления документами и архивным делом, выявление пробелов в государственном регулировании этой сферы деятельности, а также выработка направлений их совершенствования на современном этапе.
Обоснование хронологических рамок работы.
Хронологические рамки исследования ограничены с одной стороны 1962 годом — временем основания Государственного управления делопроизводства и архивов Вьетнама. Именно с этого времени начинается большая, постоянная и комплексная работа по созданию архивной службы страны, отвечающей современным требованиям и представлениям о государственном архивном деле. С этого времени во Вьетнаме начинается систематическая работа в области совершенствования «документальной части делопроизводства», экспертизы ценности документов и отбора их на государственное хранение, учета документов и создания системы научно-справочного аппарата.
Архивное дело Вьетнама развивалось в тесной связи с развитием архивного дела в СССР и других социалистических странах в 60−80 гг. XX века. В этот период произошли существенные изменения в организации архивных работ, сложился системный подход к определению списков фондообразователей — источников комплектования архивов и отбору документов на постоянное хранение на основе изучения положения учреждений в иерархической системе управления, функций учреждений и функций документов в управленческом процессе. Исследование охватывает период до настоящего времени, характеризующееся проведением административной реформой.
Источниковая база исследования.
Источниковой базой исследования являются законодательные акты Вьетнама, постановления и иные решения Правительства и Министерства внутренних дел, в которых отражается государственное регулирование управления документами и архивным делом, нормативные и методические документы министерств и ведомств, реализующих законодательство и установленные правительством нормы в этой области, в том числе Государственного управления делопроизводством и архивами МВД СРВ. В эту базу включаются не только документы, посвященные непосредственно управлению документацией, но и регулирующие юридические аспекты управления и вообще правовые отношения в обществе, информатизацию, административные реформы, изменения структур управленческих органов по мере развития нашего общества. Важной составной частью источниковой базы исследования являются документы, определяющие компетенцию и полномочия архивных учреждений в области управления документацией и реализацию их на практике. В источниковую базу включены также отдельные, регламентирующие работу с документами, инструкции и иные подобные документы технологического характера, определяющие процедуры работы с документами в управленческом процессе.
В источниковую базу включены делопроизводственные документы Государственного управления делопроизводства и архивов МВД, отражающие историю создания, обсуждения, принятия и внедрения нормативно-методических документов, материалы совещаний и конференций, на которых обсуждались вопросы нормативно-методического обеспечения архивного дела1.
В состав исследуемых источников входят, таким образом, законодательные акты, обладающие высшей юридической силой, межведомственные нормативные акты, а также документы, отражающие правоприменительную практику министерств и ведомств при создании отраслевых (ведомственных) систем организации делопроизводства и архивного дела и при регулировании работы соответствующих служб.
С целью изучения опыта управления документами и архивным делом в России к исследованию привлечены опубликованные документы российских органов представительной и исполнительной власти.
Это, прежде всего, документы Государственной архивной службы России (затем Федерального архивного агентства), определявшие функции, права и ответственность архивных учреждений в условиях политических и.
1 Данные документы — источники сосредоточены в библиотеке ГУДА. Документы находятся в архивном фонде библиотеки. Они описаны. По мере привлечения документов к настоящему исследованию на них приводятся сноски на номера дел архивного фонда. социально-экономических преобразований в России, организацию и методы формирования и обеспечения сохранности Архивного фонда Российской Федерации (АФ РФ), порядок комплектования архивов и отбора документов, в том числе документов негосударственных организаций, на постоянное государственное хранение, организацию доступа к архивным документам и др. Сложившаяся в России нормативно-методическая база архивного дела, инициатива и настойчивость Федерального архивного агентства дали возможность в 2004 г. принять Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации"1, который является важнейшим источником при постановке задачи подготовки аналогичного законодательного акта Вьетнама.
Методологическая основа исследования.
Методологической основой исследования является исторический подход к анализу складывания и развития документационных систем и факторов социального, экономического и научно-технического характера, определявшие особенности документационных систем. Анализ документации проводится на основе исследований проявления в документационных системах принципов организации информационных систем, а управление документами в значительной степени определяется организацией управления, управленческого труда, форм и методов решения задач, поставленных перед органами власти и организациями.
Важным исходным принципом анализа проблем, поставленных в диссертации, является изучение таких объективных факторов, как постоянная дифференциация документных систем по мере усложнения и.
1 Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации от 22 октября 2004 г. / Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. № 43. Ст. 4169. увеличения задач, стоящих перед управлением, стремление к унификации документов и технологий работы с ними, объективно обусловленное развитие электронной документации при сохранении принципов юридического обеспечения документной информации в процессах управления.
При работе над диссертацией используется совокупность современных методов, находящихся на вооружении документоведения и архивоведения: исторический, логический, системный, сравнительный. Особое значение придается методам системного и аналитического комплексного исследования, поскольку тема настоящей диссертации находится на стыке социально-гуманитарных, особенно исторических, правовых и технических дисциплин.
Существенным для методологии настоящего исследования является представление о единстве методических основ и неразрывной связи делопроизводства и архивного дела.
Практическое значение исследования заключается в том, что его положения и выводы возможно использовать при планировании и проведении работ, направленных на развитие архивного законодательства и нормативно-методического обеспечения управления документацией, проводимых Государственным управлением делопроизводства и архивного дела МВД Вьетнама и при проведении мероприятий по повышению квалификации сотрудников делопроизводственных и архивных служб.
Практической сферой применения данного исследования является система управления документами и практики архивного дела, прежде всего таких составляющих их частей как организация архивного дела, нормы и ч правила архивного дела, архивного права, организации архивных учреждений, формирования ГАФ Вьетнама.
Разработанность проблемы.
Настоящее исследование посвящено истории государственного регулирования делопроизводства и архивного дела Вьетнама и анализу его современного состояния.
Выбор темы настоящего исследования определяется недостаточной разработанностью проблемы. В документоведении и архивоведении Вьетнама по этой теме нет специальных исследований. Нет обобщающих трудов по истории делопроизводства во Вьетнаме, недостает теоретических комплексных разработок, которые могли бы служить строгой научной базой для прикладных исследований и разработки конкретных методик, инструкций и рекомендаций по совершенствованию отдельных систем документации и организации документов в отдельных системах управления.
В литературе имеются многочисленные работы, посвященные отдельным сторонам управления документами, отдельным документным системам, правилам и процедурам подготовки документов, вопросам автоматизации делопроизводства, нормативно-методического регулирования работы с документами в отдельных отраслях деятельности. Эти работы, часть из которых имеет теоретическое и методическое значение, в совокупности составляют, главным образом, эмпирическую базу предпринятого нами исследования. Для настоящего исследования важно отметить, что авторами работ в этой области выступают специалисты из разных сфер науки и практики — архивисты, юристы, специалисты в области организации управления и управленческого труда,.
17 специалисты в области программирования и информационных технологий и т. п., что свидетельствует о многоаспектности проблемы, полифункциональности документации, о необходимости привлекать к документоведческим исследованиям управления документацией данные и достижения различных научных дисциплин.
Вопросами управления документацией и архивным делом во Вьетнаме занимались многие исследователи. Среди них, в первую очередь, следует назвать таких как Дао Шиан Чук, Нгуен Шиан Хоа, Нгйем Ку Хонг, Нгуен Ван Тхам, Лйи Кьем Тхань1.
Вопросы совершенствования системы управления документацией в настоящее время являются одной из важных проблем административной реформы, которая проводится Вьетнамским Правительством. Главными задачами реформы правовой регламентации являются совершенствование.
1 Дао Шиан Чук. Теория и практика архивного дела. Ханой, «Высшее образование и специальное образование» 1990, на вьетнамск. яз. Dao Xuan Chuc, Nguyen Van Ham, Nguyen Van Tham, Vuang Dinh Quyen, «Ly luan va thuc tien cong tac lu’u tru'», Nxb Bai hoc va Giao duc chuyen nghiep, HaNoi, 1990. Нгуен Шан Хоа. Некоторые замечания о управлении документацией армии. Ханой, «Архив Вьетнама», 3, стр. 9−12. 1998, на вьетнамск. яз. Nguyen Xuan Hea, «May y kien ve quan ly tai lieu luu tru' Quoc phong», Liru tru VietNam, (3), tr.9−12, Ha noi, 1998. Нгйем Ки Хонг. Некоторые мысли о направлениях совершенствования и реформы архивного дела в современном этапе. Ханой, «Архив Вьетнама», 2, 1996, на вьетнамск. яз. Nghiem Ку Hong, «May suy nghi ve phivong hirong hoan thien va doi mai cong tac luu trir hien nay, Luu trir Viet nam», (2), 1996. Нгуен Ван Тхам. Документы руководящие и инструктирующие разработку актов и архивное дело. Ханой, «Политика государства», 2001, на вьетнамск. яз. Nguyen van Tham, «Nhung van ban chi dao hirong dan soan thao van ban va cong tac van thu lu’u tiTr», Nxb Chinh tri quoc gia, HaNoi, 2001. Лы Кьем Тхань. Создание и опубликование законодательных актов, Ханой, «Статистика», 2003, на вьетнамск. яз. Luu Kiem Thanh, «Xay dung va ban hanh van ban quan ly qui pham phap luat», Nxb Thong thong ke, Ha noi, 2003. правовых основ функционирования административных органов, взаимоотношений государственных органов и порядка принятия решений, их выполнения, выделение непрофильных работ и функций органов управления и преодоление бюрократических формальностей, исключение высокомерных отношений, взяточничества, нарушений законов. Совершенствование правовой нормативно-методической базы управления документацией является одной из задач и составных частей реформы правовой регламентации. В последнее время внимание архивистов Вьетнама направлено на создание проекта нового законодательного акта об архивном деле. Отмечается, что правовая регламентация этой сферы государственной деятельности еще недостаточна. Дыонг Ван Хам1 предлагает создание закона, который бы включал регламентацию и делопроизводства и архивного дела. Государственное управление делопроизводства и архивного дела, подытоживая итоги работы, постоянно убеждается, что во Вьетнаме правовая регламентация еще не достаточная, нужно больше заботиться об этом" .
1 Руководитель ГУДА Вьетнама (1994;2004).
•л.
Дыонг Ван Хам, Научная основа создания закона об архивах. Научная диссертационная тема (тема министерства), документ ГУДА, на вьетнамск. яз., Duong Van Kham (chu nhiem), «Ca sa khoa hoc de xay dung Luat luu trir», De tai NCKH cap Bo, Tai lieu Cue Van thu Liru truNha nuoc.- Дыонг Ван Хам, «Государственное архивное дело и создание системы центральных и местных архивных органов», Журнал Государственной организационной работы. 8, 2002, на вьетнамск. яз. Duong Van Kham, «Cong tac luu tru nha штос ve xay dung he thong luu trif trung uong va dia phuong», Tap chi To chuc nha nuoc, (8), 2002. Государственное управление архива: Доклад подводящий итоги 10 лет выполнения Указа об охранении государственных документов. Документы ГУДА, Ханой, 1993; Доклад подводящий итоги 35 лет образования ГУДА (4/9/1962 — 4/9/1997). Документы ГУДА, Ханой, 1997; Доклад подводящий итоги 3 лет выполнения Инструкции 726/TTg Премьер-министра в ведомствах (1997;2000). Документы ГУДА,.
В настоящее время все больше говорится о том, что создание современной правовой регламентации и системы нормативно — методических документов по делопроизводству и архивному делу должно опираться на изучение исторического опыта управления документами и архивным делом и развитие теоретико-методических основ этих сфер государственной деятельности.
В своей работе мы опирались в значительной мере на близкий нам опыт совершенствования нормативной правовой и методической базы управления документами и архивного дела в условиях коренных преобразований социально-политического и экономического устройства российского общества, с учетом рекомендаций МСА.
Вопросы управления документами, архивного дела требовали оперативного государственного регулирования. В 90-е годы XX века проблемы обеспечения сохранности документов Государственного архивного фонда СССР и формирования Архивного фонда Российской Федерации, на основе правовых норм широко обсуждались на многочисленных конференциях и семинарах, в архивной периодике. Среди работ, докладов, сообщений, статей необходимо, на наш взгляд, отметить, прежде всего, работы, посвященные общим, комплексным проблемам формирования новой нормативной правовой и методической базы управления документами и архивного дела.
Ханой, 2000; Доклад подводящий итоги 3 лет выполнения Инструкции 72б/ТТ§ Премьер-министра в провинциях и городах, подчиненных центру (1997;2000). Документы ГУДА, Ханой, 2000; Доклад о построения и развитии ГУДА в течение 40 лет (4−5-1962 — 4−52 002). Документы ГУДА, Ханой, 2002; Проект генеральной планировки материально-технической базы хранения государственных архивных материалов до 2010 г. Документы библиотеки ГУДА, Ханой, 2001.
Это доклады и выступления на конференциях и совещаниях руководителя архивной службы России члена-корреспондента РАН В. П. Козлова, посвященные различным аспектам государственного регулирования архивного дела в условиях новой государственности и деятельности архивных учреждений. Много внимания разработке архивного законодательства уделяется в работах д.и.н. А. Н. Артизова. В них последовательно проводится мысль о необходимости не только принятия Федерального закона об архивном деле, но и правовой регламентации архивного дела в законодательстве, связанном с гражданским и административным правом. Следует отметить важное значение для темы диссертации, работ М. В. Ларина, посвященных истории государственного регулирования управления документами в России и выработки конструктивных предложений по его совершенствованию в условиях динамичного развития информационных технологий. Для нас было интересно изучить работы Е. А. Тюриной, связанные с комплектованием и обеспечением сохранности документов федеральных 1 архивов в новой российской социально-экономическои реальности .
1 Козлов, В. П. Итоги работы архивов России в 2000 г. как показатель политических, социально-экономических и общественных перемен на рубеже тысячелетий // Вестн. Архивиста — 2001 — № 2(62) — Он же. Результаты 2001 г. дают основания для сдержанного оптимизма // Отеч. архивы, — 2002 — № 2- Он же современное кадровое обеспечение архивных учреждений России и проблемы преподавания архивоведческих дисциплин: современная практика и перспективы. РГГУ, М., 2001; Он же Российские архивы в условиях административной реформы. // Вестн. архивиста — 2005 — № 1(85) — Он же. Музеи, библиотеки, архивы в системе исторической памяти. // Отеч. архивы — 2004 — № 6- Он же. Проблемы доступа в архивы и их использование. Некоторые размышления над опытом российских архивов 90-х годов XX века. М, 2004. Артизов А. Н. Проект Федерального закона об архивном деле в Российской Федерации и архивное.
Особо отметим работы Е. В. Старостина и Т. И. Хорхординойученых Историко-архивного института РГГУ, которые рассматривают и оценивают современное состояние и современные проблемы развития нормативной и методической базы архивного дела на основе глубокого анализа теоретических и методических достижений наших предшественников, определивших преемственность основ архивного дела в различных социально-политических условиях1. законодательство. // Отеч. архивы — 2003 — № 5- Он же. О реализации Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации. // Вестн. Архивиста — 2005 — № 1 (85) — Он же. Передача государственных полномочий в сфере архивного дела // Отеч. архивы — 2008 — № 6. Ларин М. В. Информационный менеджмент и управление документацией. В кн. Тезисы докладов и выступлений на международной конф. «Документ в административных структурах. М., 27−28 окт. 1994 г.». М., 1995. Он же. Государственное регулирование делопроизводства в России: история и современность. В кн.: Доклады и сообщения на восьмой международной научно-практической конференции 21−22 ноября 2001 г. «Документация в информационном обществе: проблемы государственного регулирования документационного обеспечения управления при переходе на информационные технологии. 21−22 ноября 2001 г. М., 2002. Он же. О государственной политике в сфере документационного обеспечения управления. В кн. Доклады и сообщения на 11-ой Международной научно-практической конференции 2325 ноября 2004 г. М., 2005. Тюрина Е. А. Обеспечение сохранности документов советской эпохи. Комплектование документов в современных условиях. Оплата труда в архивах // Вестн. Архивиста — 1999 — № 4−5 (52−53). Она же. Архив живет в постоянном движении. Интервью директора РГАЭ. // Отеч. архивы — 2006 — № 6(96).
1 Старостин, Е.В. О некоторых проблемах развития архивного дела. // Вестн. архивиста — 1998 — № 2(44) — Он же. Архивы России. Методологические аспекты архивоведческого знания. Учебн. метод.пособие. РГГУ, М., 2001. Хорхордина Т. И. Архивист и новая реальность. Вестн. архивиста — 1995 — № 6(30). Она же. История отечества и архивы. 1917;1980;е гг. РГГУ, М., 1994. Она же. Российская наука об архивах. Теория. Люди (XVIнач. XX в.) РГГУ, М., 2003 г.
Российский опыт наиболее сконцентрирован в учебных и методических пособиях — трудах, подводящих определенные итоги развития теории, методологии и практики управления документами и архивного дела на отдельных этапах. Особенно активно, на наш взгляд, научно-методическая база данных сфер деятельности развивалась в конце 1980;х — начале 2000;х годов. Это, прежде всего, труды работников Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) и профессорско-преподавательского состава Московского государственного историко-архивного института и созданного на его базе Российского государственного гуманитарного университета (РГГУ)1.
1 Банасюкевич, В. Д. Современная нормативно-методическая база ДОУ // Архивный вестник: сб. ст. и материалов НМС арх. учреждений ЦФО России.- М., 2005, — Вып. 3(9).-С. 87−88. Волкова, И.В. К вопросу о доступе пользователей к архивным документам, хранящимся в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, и организация пользования ими / И. В. Волкова, Е. В. Сашина // Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе: докл. и сообщ. на 5-й Всерос. конф., 4−5 апр. 2005 г., г. Москва / Росархив, ВНИИДАД, РОИА.- М., 2005. С. 256−263. Гельман-Виноградов, К. Б. Некоторые вопросы научной трактовки понятия «документ» // Документация в информационном обществе: административная реформа и управление документацией: докл. и сообщ. на XI Междунар. науч.-практ. конф., 23−25 нояб. 2004 г., г. Москва / Росархив, ВНИИДАД.- М., 2005. С. 84−87- Химина, Н. И. Отечественное архивное строительство: идея централизации на рубеже Х1Х-ХХ веков / Н. И. Химина // Отечественные архивы. -1998. — № 4. — С.9−14- Ларина, В. Г. Основные тенденции развития НСА к документам АФ РФ на современном этане // Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе: докл. и сообщ. на 5-й Всерос. конф., 4−5 апр. 2005 г., г. Москва / Росархив, ВНИИДАД, РОИА.- М., 2005. С. 202−206- Жукова, М. П. Некоторые аспекты развития современного архивоведения // Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаимодействия.
Научная новизна исследования заключается в том, что впервые во вьетнамской историографии проведено комплексное изучение истории документации и делопроизводства, истории развития организационных основ управления документацией и архивным делом, нормативно — методического обеспечения делопроизводства и архивного дела во Вьетнаме, проведен анализ современного состояния правового, нормативно-методического обеспечения работы с документами в управлении, показана неразрывная связь и взаимозависимость управления документацией и архивным делом на протяжении полного жизненного цикла документов. на современном этапе: докл. и сообщ. на 5-й Всерос. конф., 4−5 апр. 2005 г., г. Москва / Росархив, ВНИИДАД, РОИА.- М&bdquo- 2005, — С. 18−23- Сокова, А. Н. Документационное обеспечение управления — парадигма XXI века: (тез.) // Документация в информационном обществе: парадигмы XXI века: докл. и сообщ. па X Междунар. науч.-практ. конф., 25−26 нояб. 2003 г., г. Москва / Росархив, ВНИИДАД, — М., 2004, — С. 40−42. Ковальчук, H.A., Осичкина, Г. А., Бутько, С. П. Основные информационные справочники в системе НСА государственных архивов. Учебн.пособие. М., МГИАИ, 1985, — 59 с. Бурова, Е.М., Сырченко, Л. Г. Комплектование государственных архивов СССР фондами личного происхождения. Учебн. пособие. М., МГИАИ, 1987 — 80 е.- Основные правила работы архивов организаций. Рук. группы составителей В. А. Еремчеико. М., Росархив, 2003, 150 с.
Алексеева, Е.М. и др. Архивоведение. Учебник, 2-е изд. Переработанное и дополненное. М., Академия, 2004. -271 е.- А. Ю. Чуковенков, В. Ф. Янковая. Деловая переписка. Практ.пособие. М., Изд. Дело. 2004. -431 е.- Магидов, В. М. Кинофотофонодокументы в контексте исторического знания. М., РГГУ, 2005 — 394 е.- Архипова, Т.Г., Малышева, Е. П. Современная организация государственных учреждений России. Учебник по специальности 32 001.65 — Документоведение и документационное обеспечение управления. М., ИАИ. 2006. — 605 е.- М. В. Ларин, О. И. Рысков. Управление документами на основе международного стандарта ИСО 154 892 001. Метод. Пособие. М., ВНИИДАД, 107 с.
В диссертации предпринята попытка обосновать задачи кодификации законодательных и нормативных актов в области управления документацией, обобщен практический опыт работы делопроизводственных служб в органах управления и организациях, а также роль архивных учреждений в совершенствовании управления документацией. Все это дает основание предложить некоторые направления совершенствования правовой и нормативно-методической базы управления документами и архивным делом.
История развития нормативно-методического обеспечения управления документацией и архивного дела важна для понимания современного положения в этой области и для выработки основных направлений дальнейшего развития нормативно-методического обеспечения. В диссертации обобщен опыт предшествующих лет, который возможно и необходимо использовать при решении современных задач развития управления документами и архивным делом.
Апробация результатов.
Материалы данного исследования использованы при подготовке выступлений автора на конференциях и совещаниях, посвященных вопросам совершенствования управления документами и архивным делом. Некоторые вопросы, непосредственно связанные с темой диссертации, а также с подготовкой специалистов по делопроизводству и архивному делу во Вьетнаме были доложены на международных научно-практических конференциях «Документация в информационном обществе», проходивших в Москве — декабрь 2005 г., ноябрь 2006 г. и ноябрь 2007 г.
Материалы диссертации использованы также при подготовке учебных программ и планов обучения специалистов в Училище по делопроизводству и архивному делу в г. Ханое.
Диссертация, представляющая исторические сведения, помогает специалистам в работе по совершенствованию правовой и нормативно-методической базы управления документацией использовать опыт управления документами и архивным делом, создавать единую правовую базу управления архивным делом на стадии ведомственного и государственного хранения архивных документов, дать историко-правовое обоснование для Закона об архивах Вьетнама.
Структура и содержание работы.
Работа состоит из введения, трёх глав, заключения, списка источников и литературы.
Во введении обосновывается актуальность темы диссертационной работы, формулируются цель и задачи работы, определяются ее научная новизна и практическое использование результатов работы. В первой главе «Анализ нормативно-методической базы управления документами и архивным делом» Вьетнама рассматриваются основы построения систем управленческих документов, выделяются разные типы управленческих документов, которые существуют во Вьетнаме, рассматривается понятие «управленческий документ». В этой главе обосновывается актуальность совершенствования системы нормативно-методических документов по делопроизводству и архивному делу во Вьетнаме, анализируются функции этих документов, определяются принципы и методы совершенствования системы нормативнометодических документов по делопроизводству и архивному делу во Вьетнаме.
ГА Во второй главе «Организация управления документами и архивным у/* делом Вьетнама» рассматриваются проблемы формирования структуры Государственного управления делопроизводством и архивным делом ¿-Вьетнама. В этой главе приведены данные о том, когда и как было создано Архивное управление Вьетнама, проанализированы условия и причины его созда] С 1962 г. до сегодняшнего дня оно несколько раз изменяло название. Это зависело от административных реформ, изменений в системе органов исполнительной власти, а также результатов анализа состояния делопроизводства и архивного дела в стране и формулирования дальнейших задач совершенствования этой работы.
В 1982 году архивное ведомство в соответствии с Указом «О хранении архивных документов» было подчинено Канцелярии Премьер-министра и стало называться Государственное архивное управление Вьетнама, а в 2001 году оно было передано в Министерство внутренних дел и сейчас оно называется Государственное управление делопроизводством и архивами МВД Вьетнама.
В главе рассматриваются изменения в функциях и обязанностях центрального органа управления архивным делом, в сети архивов и архивных учреждений в хронологических рамках диссертации, развитие местных архивных отделов и государственных архивов, а также организация ведомственного хранения архивных документов.
Здесь же приведены и дана характеристика законодательных и иных правовых актов в области архивного дела и вопросов регулирования отдельных сторон управления документами и архивным делом, проведен анализ полноты и достаточности правовой регламентации на протяжении исследуемого периода, а также рассмотрены вопросы кадрового обеспечения и повышения квалификации кадров.
На основе такого анализа предлагаются направления документами и архивным делом, создание системы правовой регламентации и законодательных актов по архивному делу, в которых рекомендуются конкретные вопросы регулирования архивного дела, развития архивного образования и повышения квалификации архивных работников.
В третьей главе «Основные мероприятия по совершенствованию нормативной правовой и методической базы управления документами и архивным делом» рассматриваются вопросы современного состояния управленческих документов по делопроизводству и архивному делу, построения их как системы, показываются социальные, политические, научно-технические факторы, определяющие управление документацией и архивным делом, представляются конкретные виды регулирующих документов, в том числе дается обоснование состава законопроекта об архивном деле и предмета регулирования этого законодательного акта, также предлагается состав подзаконных актов, реализующих законодательный акт. В диссертации предлагается примерная структура Закона об архивном деле, которая, на взгляд автора, может обеспечить вершенствование управления документами и архивного.
Предлагаемая структура закона, на наш взгляд, может быть использована при подготовке этого законопроекта, который бы достаточно полно и всесторонне регламентировал правовые отношения в сфере организации работы с документами, организации архивного дела, его практики, в совершенствования нормативно-методической базы управления обеспечении сохранности архивных документов и дальнейшего пополнения и развития Государственного архивного фонда Вьетнама.
Заключение
.
За 60 прошедших лет независимости, вьетнамский народ совершил значительные успехи в своей национальной истории — создал самостоятельное независимое государство, изгнал агрессоров из страны, превратил зависимую, нищую страну в страну с развитой экономикой, стабильной политикой и прочной безопасностью. Указ Национального собрания Вьетнама о государственных архивах четко утверждает: «Государственные архивные документы являются национальным наследием, имеющим особенное значение для дела строительства и защиты Вьетнамской социалистической родины». Поэтому задача сохранения и защиты документального наследия является важной государственной задачей. Для ее решения необходимо иметь совершенную нормативную правовую базу управления документами и архивного дела.
В настоящее время внимание специалистов по управлению документами и архивного дела привлечено к созданию проекта законодательного акта об архивном деле. Государству просто необходим такой правовой акт высшей юридической силы. Условия для его принятия вполне сложились, поскольку в архивном деле имеются значительные достижения в вопросах методологии и организации управлений. В архивах данными вопросами занимаются квалифицированные кадры, создана организационная система. Правовой акт объединит все направления развития управления документами и архивного дела, распределит полномочия и ответственность в этой сфере. Юридически будет оформлено единство управления документами в оперативном управленческом процессе и на той стадии, когда документы приобретают новые свойства источников информации о прошлом как для собственно управленческих целей, так и в качестве носителей информации о культуре и истории общества.
Для того чтобы обеспечивать сохранность и эффективно использовать архивные материалы с целью обслуживания интересов страны, необходимо иметь совершенную законодательную систему о делопроизводстве и архивах в целях регламентирования установок государства. Совершенствование системы государственной управленческой документации о делопроизводстве и архивном деле заключается в том, что должна быть создана полная система правовых актов, а закон был бы основанием всей правовой базы в этих сферах деятельности.
В законопроекте об архивном деле, на наш взгляд, необходимо определить как можно более четко предмет законодательного регулирования, т. е. управление документами и архивное дело, их отношения в единстве и различиях, определить когда управленческий документ включается в состав Государственного архивного фонда, становится архивным документов, принадлежащим уже не учреждению-создателю документа, а становится общенародной собственностью.
В законопроекте важно также четко определить обязанность учреждений и должностных лиц по обеспечению сохранности документов и обязательной и своевременной передачи отобранных по установленным критериям документов на постоянное государственное хранение и ответственность за нарушение этих установок, поскольку от этого зависит полноценное комплектование Государственного архивного фонда. При этом необходимо ввести норму о том, что все органы власти (исполнительные и представительные) и общественные организации обязаны передавать свои документы в состав ГАФ Вьетнама, чтобы он отражал не только свидетельства об истории государства, но и всего вьетнамского общества.
Здесь же важно в общем виде определить понятие «Государственный архивный фонд», его состав и обязанность государства осуществлять управление Государственным архивным фондом, соотношение архивных фондов субъектов административной государственной системы.
Нами представлена структура законопроекта, которые составляют основную его концепцию, заключающуюся в том, что в законе должны быть регламентированы правоотношения как в области делопроизводства, так и архивного дела, т. е. в законе должна быть отражена неразрывная связь делопроизводства и архивного дела. Предметом регламентации в этом законодательном акте должна быть организация документов в органах управления и учреждениях — источниках комплектования государственных архивов, установление обязанностей и ответственности учреждений за обеспечение сохранности документов на всех стадиях их жизненного цикла, обязанности учреждений в установленные сроки и в упорядоченном состоянии передавать архивные документы на государственное хранение.
В законе должны быть установлены организационные основы архивного дела. В современных условиях для Вьетнама актуально также установление порядка доступа к архивным документам и их публикации.
В соответствии с предлагаемой концепцией этого законодательного акта, в нем должны быть указаны конкретные оптимальные условия и режимы хранения документов, обязательность учета документов и ответственность должностных лиц за нарушение установленных норм.
Безусловно, что закон об архивном деле должен быть встроен в систему правовых актов страны, которая в настоящее время меняется в связи с проводимой административной реформой и поставленными задачами развития рыночных отношений в рамках социалистического государства.
Учитывая, что закон отражает связь делопроизводства и архивного дела, что архивные документы порождаются в процессе документирования деятельности органов управления и учреждений, являются частью документальных фондов, что документы востребованы для нужд развития всех сфер социальных отношений и народного хозяйства, закон должен получить классификационную рубрику «Информационные ресурсы страны», к которой должны быть отнесены такие разделы права как делопроизводство, (или управление документами), доступ к информационным ресурсам — порядок предоставления информации и информационных услуг.
Линия государства реализуется через создание правовых нормативных документов. Во Вьетнаме сложился комплекс таких документов, включающих документы, принятые на разных уровнях управления, начиная с Указа о государственных архивах, принятого.
Комитетом Национального собрания в 2001 г. и постановлений Правительства №№ 110и 111 об архивном деле в его развитие и кончая циркулярами ГУДА, регламентирующими • отдельные компоненты архивного дела. Мы считаем, что настало время проведения анализа этой совокупности документов, выявления того, какие части управления документами нуждаются в модернизации их нормативно-методического обеспечения в условиях административной реформы и внедрения в практику управления информационных технологий, применения электронных документов, какие нормативные документы следует отменить как не соответствующие современным требованиям к управлению документами и архивным делом, какие нормативные и методические документы следует подготовить и принять, исходя из современной реальности и с учетом зарубежного, в том числе, российского опыта.
Анализируя развитие правовой нормативной документации по государственному регулированию делопроизводства и архивного дела мы приходим к выводу о том, что принятие закона об архивном деле должно вызвать необходимость применения к ним системных представлений, т. е. проведения классификации подзаконных актов в этой предметной области. Нам представляется, что такая классификация должна строиться на основании классификации органов управления, принимающих акты в сфере делопроизводства и архивного делаэти рубрики должны быть подкреплены наименованиями форм правовых актов, т. е. видов документов, принимаемых теми или иными органами управления. Современная система государственной власти страны позволяет и делает целесообразным Национальному собранию, при необходимости, принимать указы, распространяющиеся на все органы представительной и исполнительной власти, учреждения и всех.
167 граждан, Правительству — постановления, распространяющиеся на органы исполнительной власти, учреждения и должностных лиц, Министерству внутренних дел — постановления и решения — документы в развитие указов и постановлений Правительства, причем постановления должны в соответствии с юридическими правилами иметь характер нормативно-правовых актов, а решения — индивидуально-правовых актов. Государственное управление делопроизводства и архивного дела (ГУДА) должно издавать инструкции и циркуляры, которые должны приниматься в развитие конкретных указов и постановлений и касаться сугубо профессиональных аспектов делопроизводства и архивного дела, т. е. вопросов организации и методов выполнения и соблюдения нормативных актов. Отраслевые органы и местные органы управления могут, при необходимости, также принимать в рамках общегосударственных нормативных актов свои индивидуально-правовые документы, отражающие специфику архивной деятельности отрасли или провинции, однако необходим порядок согласования этих документов с МВД.
Совершенствование управления документами должно строиться на комплексной основе и не может базироваться на отдельных административных решениях, а для этого необходимо проведение научной работы, которая предполагает не только анализ современного управления документами и состояния архивного дела, но и изучение истории развития делопроизводства и архивного дела, факторов и условий, влиявших на направления их развития. Современное состояние управления документами и архивного дела определяется в большой мере тем, что система развивалась при дефиците квалифицированных специалистов в учреждениях и архивах;
168 управленческие кадры медленно овладевали системными представлениями в этой области и недооценивали важность работы с документами в своей деятельности. В настоящее время необходимо повышать степень системности правовой нормативной работы, необходимо достижение большего взаимодействия специалистов, работающих с документами на разных стадиях, тем более, что в настоящее время новые информационные технологии усложняют управление документами, хотя и повышают оперативность и качество этой работы.
Данные предложения, хотя и основаны на исследовании исторического развития и формирования современного комплекса управленческих документов в области делопроизводства и архивного дела, однако они не проверены пока практикой. Цель данных предложений в том, чтобы они были критически рассмотрены компетентными органами, разрабатывающими законопроект и отвечающими за систему организационно-правового регулирования делопроизводства и архивного дела и были, по возможности, учтены в дальнейшей работе по совершенствованию нормативно-методического обеспечения этой сферы деятельности.
Для того, чтобы создать Закон об архивах, внести вклад в совершенствование системы государственной управленческой документации, регламентирующей делопроизводство и архивное дело, необходимо проводить мероприятия и выработать конкретные методы развертывания этой работы, делать всё для того, чтобы все общество понимало значение архивных материалов как национального наследия нашей страны, этого бесценного имущества.
Проведенное исследование показывает, что руководящие органы Вьетнама на протяжении всего этого периода уделяли значительное внимание совершенствованию делопроизводства и архивного дела. Архивисты страны сформировали и постоянно пополняют Государственный архивный фонд и обеспечивают сохранность документального наследия общества. Однако возникают новые требования и к делопроизводству, и к архивному делу, вызванные ростом объемов документооборота, увеличением социально-правовых запросов со стороны населения, повышающимися потребностями использования архивных документов в качестве исторических источников для социальных наук.
Делопроизводство и архивное дело во Вьетнаме находится в постоянном развитии. В значительной мере это развитие должно обеспечиваться совершенствованием правовой и нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела.
