Должностной и технический состав работников. 
Функциональные обязанности

Эффективное функционирование структурного подразделения и выполнение им задач по предназначению обеспечивают взаимосогласованные действия его сотрудников — руководящего состава, специалистов и технических исполнителей. В свою очередь, их действия также подлежат регламентации. С этой целью учреждением разрабатываются и вводятся в действие должностные инструкции сотрудников.

Рассмотрение особенностей подготовки должностной инструкции начнем с определения.

Должностная инструкция — это внутренний нормативный документ, регламентирующий деятельность конкретного должностного лица (категории сотрудников — руководящего состава, специалистов, технических исполнителей) и устанавливающий порядок применения указанными лицами положений законодательных и иных нормативных актов в процессе осуществления ими повседневной деятельности.

Общие требования к подготовке должностной инструкции установлены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 «Об утверждении методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».

Должностная инструкция подписывается ответственным за разработку и утверждается руководителем учреждения. Заголовок к тексту должностной инструкции формулируется в именительном надеже, например «Должностная инструкция документоведа». Текст должностной инструкции печатается на общем бланке предприятия и излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Текст должностной инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумероваться римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Отдельного рассмотрения заслуживают особенности структуры и содержания должностной инструкции.

Типовая структура должностной инструкции (рис. 3.10) включает:

• — общие положения;
• — функции;
• — права;
• — ответственность;
• — взаимоотношения.

Рис. 3.10. Типовая структура должностной инструкции

Требования к структуре должностных инструкций отдельных категорий работников могут уточняться в соответствии с положениями ведомственных нормативно-правовых актов и организационно-распорядительных документов. В частности, согласно Приложению 12 ГСДОУ «Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (введена в действие приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33) примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ включает:

• — общие положения;
• — функции работника;
• — обязанности работника;
• — права работника;
• — взаимоотношения (связи по должности) работника;
• — ответственность работника;
• — оценка работы.

Этим же документом устанавливаются и основные требования к последовательности изложения содержания должностной инструкции.

Раздел должностной инструкции «Общие положения» представлен на рис. 3.11.

В разделе «Функции работника» определяются:

• — предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником;
• — перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций.

В разделе «Обязанности работника» указываются особенности:

— связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации;

предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль над формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т. д.);

Рис. 3.11. Раздел должностной инструкции «Общие положения».

• — требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий;
• — порядок исполнения поручений;
• — этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

В разделе «Права работника» определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения» указываются подразделения и работники, от которых работник получает и которым передает информацию, ее структуру и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т. д.

В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т. д. Отметим в этой связи, что основными оценочными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения.

В Приложении 9 представлены отраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях. Данные характеристики изложены в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37, с последующими изменениями и дополнениями.