Полифункциональность документа. 
Документационное обеспечение управления

Человеческое общество, как и природа, обладает свойством целесообразности. Все, что появляется или создается — появляется или создается с определенной целью. Документ — не исключение. Мы уже определили сущность документа как носителя социальной информации. Сущность самым тесным образом связана с функциями документа. Functio в переводе с латинского — исполнение, осуществление. Под функцией понимается реализация целевого предназначения или, другими словами, социально выработанный способ использования/употребления чего-либо. Функции документа являются логическими производными целей и задач создания и использования документов.

Начнем с характеристики самых общих функций, свойственных любому документу.

Функции документа непосредственно связаны с функциями информации, содержащейся в документе, которые документ принимает на себя в силу своей сущности. Поскольку социальная информация ориентирована на удовлетворение различных социальных потребностей, т. е. полифункциональна, документ принимает на себя данную многофункциональность (полифункциональность). Итак, совокупность функций есть способ решения ряда задач для достижения определенной цели, для реализации предназначения. Различные функции документа тесно взаимосвязаны, и их изучение и классификация может проводиться только методом абстрагирования, искусственного разграничения и анализа каждой отдельно взятой функции.

Функции документа бывают общие (сущностные, т. е. присущие любому документу) и специальные (присущие не всем документам, а отдельным группам).

Возникновение документа, как мы знаем, было обусловлено общественной потребностью, а именно — потребностью закрепления, передачи и сохранения информации. Именно эти три функции являются основными (сущностными) функциями.

Рассмотрим более подробно основные функции документа.

• 1. Функция закрепления или фиксации информации. В процессе реализации этой функции происходит объективизация, материализация информации. Документ — источник информации, знаний.
• 2. Функция передачи информации. Коммуникативная функция. Документ обеспечивает коммуникативные процессы — передачу, обмен, обсуждение, преемственность информации в обществе, и, что очень важно, в процессе реализации этой функции документ устанавливает объединение, установление связей между структурами, между членами общества.
• 3. Функция сохранения информации. Кумулятивная функция. Способность сохранять, накапливать, концентрировать, собирать, упорядочивать информацию.

В некоторых пособиях выделяют также следующие общие функции документа: функцию исторического источника, культурную функцию, функцию удовлетворения информационных потребностей.

Прокомментируем функцию исторического источника. Хранение информации не является самоцелью. Необходимым условием существования человеческого общества является преемственность знаний, опыта прошлого. Документы, выполняющие функцию исторического источника, имеют сложную информационную структуру. Помимо открытых (явных) слоев информации, они обладают скрытыми (латентными). Например, сведениями об особенностях стилистики языка прошедших времен, о правовых особенностях общества. Работа с документами из архивов дает неисчерпаемые сведения практически для любой современной сферы деятельности. Новое — хорошо забытое старое. Не случайно в целях экономии времени при решении большинства проблем в самых разных сферах деятельности не следует изобретать велосипед. Гораздо целесообразнее изучить историю проблемы, и решение подчас будет подсказано прошлым опытом.

Культурная функция документа, часто выделяемая авторами, является не более чем разновидностью, частным случаем функции исторического источника, реализуемой в социокультурной сфере путем создания традиций, культурного потенциала общества. Большой круг документов, помещенных в архивные фонды, выполняет функцию исторического источника, функцию сохранения человеческого опыта. Значительное количество документов несут культурную функцию, сохраняя и передавая достижения человечества в области литературы, живописи, этики, общения, политики (рис. 1.5).

Помимо общих функций документам свойственно выполнение специальных функций. Они присущи не всем, а только определенным типам, видам или совокупностям документов. Например, договорам присуща правовая функция, приказам — управленческая, диссертациям — познавательная (когнитивная) функция.

Рис. 1.5. Сущностные функции документа

Исторически одной из первых специальных функций документа была востребована функция учета (статистическая функция), поскольку усложнение социальных связей, развитие экономических отношений уже на стадии аграрного общества вызвало к жизни потребность в документировании сведений по учету населения, земли, долгов, труда.

Не менее древней является и управленческая функция документа. Эту функцию обеспечивают значительные массивы документов, специально создаваемые для разработки, принятия, реализации и контроля исполнения управленческих решений. Определим такие документы как управленческие. И будем считать их не только основой процесса управления, но и его инструментом или механизмом. Поскольку процесс управления выступает в разных формах, масштабах, уровнях, стадиях, циклах, постольку и управленческие документы чрезвычайно разнообразны: организационные, распорядительные, плановые, финансовые, отчетные, кадровые и т. д.

Еще одна специальная функция документа — правовая. Она заключается в закреплении различных норм и правоотношений в обществе, а также для доказательства, подтверждения каких-либо прав или обязанностей. Законы, распорядительные документы органов управления, организационные документы (положения, уставы, инструкции), договоры, лицензии, свидетельства, документы, удостоверяющие личность — вот далеко не полный перечень видов документов, реализующих правовую функцию.

Значительная часть документов выполняет познавательную (когнитивную) функцию. В процессе ее реализации документ являет собой источник знаний. Вы можете сказать, что каждый документ, коль скоро его суть — информация, является источником знаний, и будете правы. Тем не менее, есть документация, для которой когнитивная функция — одна из основных. В обобщенном виде ее называют научной.

Сегодня довольно явственно выделяют такую функцию документации как образовательную (учебно-воспитательную, обучающую). Эта функция связана с распространением научных и практических знаний, умений, морально-нравственных норм, убеждений. Документы — носители этой функции: учебные пособия, руководства, методические пособия, практикумы, многие виды печатных изданий (мемуары, книги, журналы разных жанров).

Можно выделить в качестве функций — идеологическую, художественно-эстетическую, товарную. Причем, последняя функция может реализовываться как совершенно законная — например, продажа на аукционе оригинала документа, составленного известным лицом, так и незаконная — продажа поддельного диплома о высшем образовании.

Функции документа можно разделить на функции оперативного характера и на постоянно действующие функции.

Функции оперативного характера, как правило, из разряда специальных. Например: учетная, управленческая, правовая, идеологическая. Время действия этих функций ограничено.

К постоянно действующим функциям документа относятся: функция фиксации, сохранения, передачи информации, функция исторического источника, а также некоторые специальные, к примеру: когнитивная, образовательная, художественно-эстетическая.

Набор выполняемых документом специальных функций во многом определяется его документообразующей средой. Так, определенный вид деятельности, в результате которой появляются документы, определяет и их специальные функции: учетную, контрольную, регламентирующую, доказательную, подтверждающую, плановую, обобщающую, нормирующую, справочную, ознакомительную, координирующую, досуговую, развлекательную и т. д.

Итак, подведем итог.

• 1. Документ обладает рядом функций, предопределяемых его целевым назначением.
• 2. Функции могут быть общими и специальными.
• 3. Набор специальных функций неисчерпаем. Любой документ полифункционален. Но отдельные группы документов обладают доминирующими специальными функциями.

Помимо того, что документ в ряде случаев выступает как результат деятельности (пусть побочный, но результат), он может являться средством (инструментом) деятельности. В этом случае выполняемые им функции могут носить характер организующий, регламентирующий, нормативный, доказательный, обосновывающий, согласовывающий.

Разберем случай, когда примером документа-носителя специальных функций выступает инструкция по установке сигнализации. Помимо основных функций данный документ выполняет еще как минимум две специальные функции: регламентирующую (технологическую) и функцию обеспечения безопасности.

Такой документ как паспорт гражданина выполняет подтверждающую функцию, регистрационную, доказательную, правоустанавливающую.