Введение
Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Делопроизводство включает:
— обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
— организацию работы с документами, направленную на создание в рамках отдельной организации системы норм, обеспечивающих движение документов в аппарате управления, их использование в справочных целях;
— выполнение определенного цикла операций с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль);
— хранение, систематизацию, подготовку документов длительных сроков хранения для сдачи в архив, уничтожение документов с истекшими сроками хранения). Современное делопроизводство представляет собой не набор технических операций, производимых с документами, а систему информационного обеспечения управленческого аппарата.
Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ). В настоящее время ДОУ является синонимом термина «делопроизводство» и употребляется для обозначения одной и той же деятельности. Появление этого термина связано с осознанием происходящих в делопроизводстве изменений и прежде всего в связи с использованием в управленческих системах автоматизированных информационных технологий. Именно появление этих технологий изменило традиционный взгляд на делопроизводство как вспомогательную деятельность, обеспечивающую перемещение документа в управленческом аппарате.
1. Виды документов и их классификация Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, можно классифицировать по различным основаниям.
По происхождению различают документы личные и официальные. Документы личного происхождения включают личную переписку, воспоминания личного характера, дневники. Они создаются вне сферы служебной деятельности человека или выполнения общественных обязанностей.
Официальный документ создается юридическим или физическим лицом с обязательным оформлением и удостоверением в установленном порядке. Среди официальных документов выделяют группу личных — удостоверяющих личность (паспорт), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др. Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами.
