Основы делопроизводства. 
Делопроизводство

Понятие и содержание делопроизводства в организации

Термин «делопроизводство» появился в устной речи на Руси приблизительно в XII веке и означал процесс решения некоторого вопроса (производства «дела»), В ходе решения вопроса возникала необходимость закрепления, фиксации результата. Для этого создавали документы. Первоначальным назначением документа являлась фиксация информации и придание ей юридической силы. Термин «документ» происходит от латинского слова «documentum», что в переводе означает «доказательство, свидетельство». Слово «дело» появилось в XI—XII вв.еке и означало «собрание документов, относящихся к какому-либо вопросу». Таким образом, под делопроизводством понимался процесс создания и сбора документов, фиксирующих информацию о ходе решения некоторого вопроса.

В современной деловой практике под делопроизводством понимается отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами, т. е. весь процесс от момента создания документа до его уничтожения или передачи в архив на хранение.

Делопроизводство включает два основных направления деятельности:

• 1) обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
• 2) организацию работы с документами (получение, передача, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, уничтожение).

Док)'ментирование — процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как запись информации на различных носителях по установленным правилам^[1]. В общем виде документирование включает следующие стадии: сбор необходимой информации по существу дела, подготовка проекта документа, согласование проекта, подписание документа. Во многих случаях документирование является обязательным и предписывается нормативно-правовыми актами.

Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в организации, их использования в организационных целях и хранение. В государственном стандарте под организацией работы с документами понимается организация документооборота, храпения и использования документов в текущей деятельности учреждения^[2].

Документооборотом называют движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

В технологию работы с документами входит:

• — прием и первичная обработка документов;
• — их предварительное рассмо трение и распределение;
• — регистрация документов — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;
• — контроль исполнения документов — совокупность действий, обеспечивающая их своевременное исполнение;
• — информационно-справочная работа;
• — исполнение документов;
• — отправка документов;
• — систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленных в установленном порядке.

Документы создаются для фиксации информации, на которой базируется любое управленческое решение. Информация — это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и, соответственно, к ней предъявляются различные требования. В органах управления формируется управленческая информация, которая используется для целей управления какими-либо объектами и структурами. К управленческой информации предъявляют следующие требования: своевременность, полнота (объем информации должен быть достаточным для принятия решения), оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия. Носителем информации выступает документ.

• [1] ГОСТ Р 51 141−98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. -М.: Госстандарт России, 1998.
• [2] Там же