1. Составной частью делопроизводства в цепочке «создание/поступление документа — исполиеиие/отправлеиие документа — храпение документа» является организация работы с документами, обеспечивающая рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документации, контроль исполнения документов и подготовку документов к передаче в ведомственный архив.
2. Движение документа в организации начинается с его регистрации, т. е. записи учетных данных о документе, но установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения и обеспечивающей учет документов, контроль за их исполнением и создание банка данных о документах организации.
3. Своевременное и качественное выполнение поручений, содержащихся в документах, аналитическую информацию, необходимую для оценки деятельности подразделений и отдельных исполнителей, обеспечивает контроль исполнения документов.
4. Для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, закрепления индексов дел, установления сроков их хранения в организации создается специальный классификационный справочник многоцелевого назначения — номенклатура дел.
5. Подготовка документов к хранению — завершающий этап организации работы с документами, включающий группировку документов в целях формирования дел, экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описание и уничтожение подлежащих уничтожению дел, обеспечение сохранности дел, передачу дел в архив организации.
Вопросы и задания для самоконтроля
1. Соотнесите между собой понятия «делопроизводство» и «документооборот».
2. Как рассчитывается объем документооборота в организации?
3. Какие способы регистрации документов используются в организации и чем обусловлен выбор того или иного способа?
4. В чем состоит предварительное рассмотрение входящих документов и какова его цель?
5. В чем заключаются особенности организации работы с кадровыми документами?
6. Каким правовым актом устанавливается порядок работы с устными и письменными обращениями граждан в государственную организацию?
7. В каких случаях автору обращения может быть отказано в рассмотрении по существу поставленных в нем вопросов?
8. Каковы форма и содержание номенклатуры дел службы кадров?
9. По каким признакам могут группироваться документы организации в дело?
10. Каким требованиям должен соответствовать порядок формирования документов в дела?
11. Какие существуют виды архивных фондов?
12. Каковы основные требования к режиму хранения документов?
