Необходимо очень внимательно подойти к формированию состава участников, подумать как о количественном, так и качественном составе. Количественный состав. Оптимальным считается такое количество участников совещания, которое совпадает с количеством работников, активно участвующих в обсуждении вопроса. При этом основным критерием является компетентность в вопросах повестки дня. Самой распространенной ошибкой является приглашение наибольшего количества участников, которое может уместиться в зале заседаний, т. е. массовое приглашение.
Качественный состав. К участию в совещании должны привлекаться только те лица, которые наиболее компетентны в обсуждаемой проблеме.
Назначение дня и времени проведения совещания.
Для проведения совещания отводится один определенный день в неделю. Это позволяет его участникам правильно спланировать свое рабочее время и надлежащим образом подготовиться к совещанию. Совещания лучше проводить во второй половине дня. По теории биоритмов известно, что у человека в течение рабочего дня есть два пика повышенной работоспособности: первый с 11 до 12 часов и второй — между 16 и 18 часами. Совещания удобней всего проводить в конце рабочего дня или в конце рабочей недели.
Основные ошибки, допускаемые при проведении совещаний:
- • не регламентируется его продолжительность;
- • не соблюдается установленная продолжительность;
- • слишком большая продолжительность;
- • не делаются перерывы;
- • не ограничивается время на доклады и выступления;
- • участники не умеют кратко и ясно излагать свои мысли.
Местом для проведения значительной части (более 70%).
деловых совещаний является кабинет руководителя организации. В настоящее время на предприятиях есть специально оборудованные для совещаний помещения. Существуют определенные требования к оснащению таких помещений. Например, такое помещение должно иметь хорошую звукоизоляцию, нормальную температуру и влажность воздуха, вентиляцию, удобную для работы мебель и оргтехнику.
