Источники информации для проверки

Основными источниками информации для проверки являются кассовая книга, отчеты кассира, приходные кассовые ордера, расходные кассовые ордера, оправдательные документы к кассовой документации, авансовые отчеты, журналы (книги) регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, выданных доверенностей, депонентов, платежных (расчетно-платежных) ведомостей.

Операции движения денежных средств в кассе предприятия также находят отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:

Главная книга; журнал-ордер № 1 и ведомость № 1 (для журнально-ордерной формы счетоводства); иные регистры синтетического учета; баланс предприятия; отчет о финансовых результатах; отчет о движении денежных средств.

План и программа аудиторской проверки учета наличных денежных средств

Прежде чем приступить к сплошной проверке кассовых операций, аудитор должен спланировать эту проверку. Ведь «сплошная» проверка совсем не означает, что один за другим будут просмотрены все кассовые документы. Эти документы могут просматриваться неоднократно, но каждый раз аудитор выполняет совершенно иную процедуру, направленную на выявление одного из возможных нарушений. Каждая процедура имеет свое назначение, преследует определенную цель, а ее результаты необходимо оформить в виде специальной таблицы. Составлению плана проверки предшествует оценка состояния внутреннего контроля за движением и сохранностью денежных средств и других ценностей в кассе предприятия. Аудитор с помощью специально составленного вопросника дает предварительную оценку соблюдения в организации кассовой дисциплины, выявляет наиболее уязвимые с точки зрения злоупотреблений места, планирует состав основных контрольных процедур, определяет «специфические» черты ведения учета в организации, описание которых отсутствует в имеющемся у него наборе стандартных процедур.

Отсутствие или недостаточность внутреннего контроля за движением денежных средств в кассе предприятия аудитор определяет по ряду признаков. Один из них — отсутствие налаженной системы проведения внезапных ревизий кассы с полным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе, а также отсутствие приказа руководителя, устанавливающего периодичность проверок. Несложны для обнаружения такие симптомы формального проведения кассовых ревизий, как назначение в ревизионные комиссии постоянно одних и тех же лиц, отсутствие прилагаемых к акту рабочих записей ревизионной комиссии, свидетельствующих о полистном пересчете банкнот, проведение проверок лишь в отчетные даты, о которых кассир знает заранее, и др. Важным знаком служат подписи приходных и расходных кассовых ордеров помимо главного бухгалтера и руководителя предприятия лицами, не указанными в распоряжениях руководителя, а также сугубо формальное проведение ревизии кассы при смене (увольнении) кассиров, отсутствие договора с кассиром о полной материальной ответственности. Еще более наглядным признаком служит отсутствие в штате кассира и возложение этих функций на счетного работника без письменного распоряжения руководителя предприятия, отсутствие у кассира навыков подготовки к ревизии кассы.

Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров. Поэтому аудитор должен опросить каждого из ответственных лиц. Вопросник аудитора составляется таким образом, что в большинстве случаев полный ответ не надо было вписывать. Аудитор лишь отмечает в вопроснике полученный ответ, номер процедуры и номер предварительного вывода. Вопросник аудитора составляется в нескольких экземплярах, на каждом проставляются должность, фамилия, имя и отчество лица, с которым будет проведена беседа. Результаты опроса ответственных лиц не обязательно совпадут. Кассир может не знать, имеется ли в организации приказ о внезапных ревизиях кассы, руководитель предприятия — о необходимости заключать договор о полной материальной ответственности с кассиром. Как правило, эти несовпадения свидетельствуют о слабости внутреннего контроля. При составлении вопросника следует предусмотреть такие ответы на вопросы, как «возможно», «должно быть», когда отвечающий не уверен в своем ответе. В этом случае искомую информацию аудитору приходится искать самому или опрашивать других сотрудников предприятия.

По результатам опроса у аудитора складывается определенное мнение о состоянии кассовой дисциплины в организации. Достоинство вопросника в том, что он позволяет аудитору сделать промежуточные умозаключения, совокупность которых приводит к основному выводу о том, что кассовая дисциплина у клиента нс соблюдается, а порядок ведения кассовых операций нарушается (если это действительно так).

Подобный вывод может стать основанием для следующих действий. Во-нервых, если по результатам опроса сотрудников проверяемого предприятия и данным экспресс-анализа отчетности кассовые операции составляют небольшой удельный вес в общем числе хозяйственных операций, аудитор может планировать проверку кассовых операций в обычном порядке для оценки материальности статьи «Касса» в отчетности предприятия. Во-вторых, если удельный вес кассовых операций велик, например реализация продукции предприятия ведется через кассу, это может послужить основанием для отказа от выражения аудитором своего мнения о достоверности отчетности предприятия.

По результатам опроса аудиторы формируют план проведения проверки кассовых операций и намечают состав процедур.

По результатам опроса ответственных работников проверяемого предприятия по вопроснику аудитор может сделать конкретные выводы, которые будут зависеть от состояния дел аудируемого лица. Возможны следующие варианты отрицательных выводов^[1].

• 1. Кассовые ордера подписываются параллельно с главным бухгалтером лицами, полномочия которых не подтверждены письменным распоряжением (приказом) руководителя предприятия.
• 2. Расходные кассовые ордера подписываются параллельно с руководителем предприятия лицами, полномочия которых не подтверждены письменным распоряжением (приказом) руководителя предприятия.
• 3. В бухгалтерии предприятия не ведется журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов.
• 4. В организации не установлены приказом (распоряжением) руководителя предприятия сроки внезапной ревизии кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.
• 5. В организации при смене кассира не была проведена инвентаризация кассы.
• 6. Приказом руководителя предприятия не назначена специальная комиссия для проведения ревизии кассы.
• 7. В организации не проводились внезапные инвентаризации кассы.
• 8. С кассиром не был заключен договор о полной материальной ответственности.
• 9. В нарушение Федерального закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» организация производит расчеты с населением за готовую продукцию, материалы и пр. без использования контрольно-кассовой техники.
• 10. В нарушение этого же Федерального закона организация не зарегистрировала в инспекции ФНС России используемую при расчетах контрольно-кассовую технику.
• 11. В нарушение Положения о регистрации и применении контрольнокассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, организация не имеет договора с центром технического обслуживания и ремонта контрольно-кассовой техники.
• 12. В организации нс ведется кассовая книга.
• 13. Не ведется журнал выданных доверенностей на получение товарноматериальных ценностей и отпуска их по доверенности.
• 14. Внутренний контроль за правильностью и своевременностью расчетов с персоналом, но выплате заработной платы и социально-трудовых льгот ослаблен отсутствием в организации журнала регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей, передаваемых из отдела труда и заработной платы в кассу предприятия для оплаты.
• 15. Внутренний контроль за расходованием и целевым использованием денежных средств из кассы предприятия ослаблен отсутствием в организации установленного приказом руководителя предприятия круга лиц, которым могут быть выданы деньги на хозяйственные нужды.
• 16. При выдаче денег на хозяйственные нужды срок, на который они выданы, не устанавливается. Такое положение снижает возможность контроля за расходованием средств.
• 17. Кассир не составляет реестр депонированных сумм при закрытии платежных (расчетно-платежных) ведомостей.
• 18. Внутренний контроль за выплатой депонированных сумм ослаблен отсутствием в организации журнала учета депонентов.
• 19. Внутренний контроль за выдачей депонированных сумм ослаблен тем, что обязанность ведения книги регистрации депонентов (картотеки депонентов) возложена на кассира, а не на счетного работника.

• [1] См.: Сотникова Л. В. Аудиторская проверка кассовых операций. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004.