Таблицы и их структура. 
Типы полей и их свойства. 
Контроль вводимых данных

Таблица — это объект БД, который служит для ввода и хранения информации. Она состоит из записей (строк), которые составляют информацию, хранящуюся в ней, и полей (столбцов), образующих структуру базы данных.

Для каждого поля задается имя поля, тип данных, перечень свойств, описание.

Имя поля должно быть уникальным содержать не более 64 символов, включая пробелы, причем имя поля не должно начинаться с пробела. Имена полей могут содержать любые символы, за исключением «.», «!», <<�‘", <>, <>.

Тип данных определяет вид и диапазон значений, которые могут содержаться в данном поле. Microsoft Access предлагает следующие типы данных:

• • Короткий текст — тип данных, используемый для хранения символьных или числовых данных, не требующих вычислений. Поле данного типа может содержать до 255 символов;
• • Числовой — тип данных для хранения числовых значений, используемых в математических расчетах. Данные этого типа могут содержаться в 1, 2, 4, 8 байтах в зависимости от значения поля Размер поля;
• • Длинный текст — специальный тип данных для хранения информации, по объему превышающей 255 символов. Это поле может содержать до 65 535 символов;
• • Дата/время — тип данных для хранения календарных дат и текущего времени;
• • Денежный тип — тип данных для хранения денежных значений, точность представления которых колеблется от 1 до 4 знаков после запятой. Целая часть может содержать до 15 десятичных знаков. Длина поля — 8 байт;
• • Счетчик — специальный тип данных для уникальных натуральных чисел, обладающих свойством автоматического наращивания при каждой новой записи. Длина поля — 4 байта;
• • Логический тип — специальный тип данных, имеющий только два значения, интерпретируемых как Да/Нет, Истина/Ложь, Вкл/Выкл. Длина поля — 1 байт;
• • Поле объекта OLE — содержит ссылку на OLE-объект, например документы Microsoft Word, Microsoft Excel, звук, изображение и другие виды объектов. Ограничено дисковым пространством;
• • Вложение — специальное поле, предназначенное для хранения картинок, а также любых файлов, «вкладываемых» в поле;
• • Гиперссылка — специальное поле, предназначенное для хранения гиперссылки, с помощью которой можно ссылаться на произвольный фрагмент данных внутри файла или страницы на том же компьютере, в локальной сети или Интернете. Длина — до 2048 символов;
• • Мастер подстановок — фактически типом данных не является. Используется для запуска на выполнение мастера подстановок, с помощью которого можно создать поле, позволяющее выбирать значение из другой таблицы, запроса или списка значений, используя поле со списком.

При выборе типа данных для каждого поля открывается соответствующий набор свойств, с помощью которого пользователь определяет вид и функциональные характеристики данного поля.

Наиболее важными являются следующие свойства:

• • Размер ноля — определяет максимальную длину данных, которые могут содержаться в данном поле;
• • Формат поля — определяет способ формирования данных в данном поле;
• • Число десятичных знаков — определяет количество знаков после запятой для полей числового и денежного типа;
• • Маска ввода — определяет форму ввода данных в поле и облегчает контроль за вводимыми символами;
• • Подпись — задает названия полей таблицы, которые выводятся в различных режимах таблицы;
• • Значение по умолчанию — указывает значение, автоматически вводимое в поле при создании новой записи;
• • Условие назначения — ограничение, накладываемое на вводимые в данное поле данные;
• • Сообщение об ошибке — это текст сообщения, которое будет выводиться в случае нарушения условия назначения;
• • Обязательное поле — определяет, является ли ввод данных в это поле обязательным;
• • Индексированное поле — определяет, является ли данное поле индексированным. Индекс ускоряет все операции, связанные с сортировкой, группировкой или поиском записей по значению.

Желательно, чтобы каждая таблица имела ключевое поле. Ключ однозначно определяет каждую запись в таблице; повторяющиеся значения ключа не допускаются. Связываться могут только таблицы, имеющие ключевые поля.

Для определения ключа выделяется, как правило, одно поле, и выполняется команда КОНСТРУКТОР / Сервис / Ключевое иоле. Однако в ситуации, когда данные одного поля не могут быть уникальными для каждой записи, можно назначить ключевыми два или более полей.

Ключевые поля таблицы индексируются автоматически.

При вводе данных в поле осуществляется автоматическая проверка типа полей данных. Кроме того, можно установить дополнительные правила проверки вводимых данных в свойстве поля Условие на значение, которое позволяет обеспечить ввод корректных данных в поле записи. Проверка значения осуществляется при переходе к другому нолю или другой записи. Если введенное значение не соответствует заданному условию, то на экран выводится сообщение об ошибке.