Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

Если крупная организация имеет филиалы, поставщиков или покупателей за рубежом, отдельным пунктом в инструкции рекомендуется прописать порядок работы с иностранной корреспонденцией. Для этого необходимо определить структурное подразделение, на которое возлагается работа с поступающей иностранной корреспонденцией и документами, направляемым зарубежным корреспондентам. Специально уполномоченное подразделение должно готовить аннотации на поступившие документы, регистрировать их в соответствии с принятыми процедурами и т. д.

Особенности документооборота внутренних документов.

В инструкции по делопроизводству необходимо прописать общие правила работы с документами, которые продуцируются, оформляются и исполняются в пределах самой организации. Порядок подготовки и оформления внутренних документов организации включает следующие этапы:

• 1) составление проекта документа;
• 2) согласование проекта;
• 3) проверку правильности оформления документа;
• 4) подписание документа руководителем;
• 5) регистрацию документа.

Таким образом, прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов. На этапе исполнения порядок работы с вну тренними документами соответствует регламенту работы с поступающими документами и, в частности, предусматривает:

• 1) передачу документа исполнителю;
• 2) контроль исполнения документа;
• 3) исполнение и отчет об исполнении;
• 4) подшивку исполненного документа в дело.

Кадровая служба продуцирует в основном внутренние документы, следовательно, и кадровый документооборот по большей части является внутренним. Исходя из этого, в инструкции по делопроизводству необходимо подробно прописать:

• а) процедуру прохождения проектов документов (приказов организации по основной деятельности, по личному составу; основные инстанции визирования документов, место регистрации, порядок регистрации и место хранения подлинников документов и др.);
• 6) порядок рассылки копий в структурные подразделения, заинтересованным лицам;
• в) процедуру прохождения гражданско-правовых договоров, место и способ их регистрации, место хранения подлинников договоров;
• г) место и способ регистрации внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.);
• д) порядок передачи документов между структурными подразделениями.

В инструкции обычно определяется, что передача документов между структурными подразделениями осуществляется через службу делопроизводства.

Важно помнить, что в отличие от других видов приказов и бумаг организации, приказы и документы по личному составу должны подписываться теми работниками, на которых такие документы составлены. В документообороте кадровой службы необходимо дополнительно прописать ироцедуру получения подписи: ознакомления с документом и его подписания, подтверждающего факт получения документов на руки.