Особенности языковых средств в текстах канцелярского подстиля

Деловой стиль — наиболее консервативный из всех функциональных стилей. Но даже в нем в последнее время наметились новые тенденции, что связано с изменениями в жизни российского общества с середины 80-х гг. В деловых текстах это касается прежде всего следующих аспектов:

1) современное официальное обращение к адресату в текстах административного подстиля до сих пор не выработано (см. для сравнения далее «Дипломатический подстиль»). На практике наиболее часто употребляются следующие формы обращений.

При обращении к должностным лицам высших органов государственной власти и управления, руководителям обществ, компаний, фирм возможно обращение лишь с указанием должности:

Уважаемый господин мэр!

Уважаемый господин министр!

В письмах-приглашениях, извещениях, в письмах некоторых других жанров допускается обращение по имени и отчеству:

Уважаемый Иван Иванович!

Уважаемый господин Иванов!

Уважаемый г-н Иванов!

Уважаемые господа! (в том случае, если имена получателей текста неизвестны).

Уважаемые коллеги! (употребляется в профессиональных сообществах).

Уважаемые товарищи!(при обращении к соратникам по партии или общественному движению) (см. [Ларин, Сокова 2003]);

• 2) наблюдается влияние на русскую деловую речь, с одной стороны, этикетных норм деловой корреспонденции на других языках, с другой стороны, изменений в ситуации делового общения: современный деловой стиль русского языка менее явно демонстрирует функцию воздействия на адресата, чем в советскую эпоху. Тем не менее ситуации, представленные в деловых текстах, часто являются конфликтными (неплатежи, рекламации, отказ от сотрудничества и т. п.), в деловой сфере наблюдается конкуренция, и поэтому этикетные нормы становятся крайне важными;
• 3) появление электронной деловой корреспонденции способствует использованию языковых средств, не свойственных классическому канцелярскому общению. Электронные письма не регистрируются и не подшиваются, что делает деловое общение менее формальным, тем не менее оно все равно остается регламентированным: для первого контакта используются письма на бумажных носителях, электронная почта позволяет поддерживать уже налаженные деловые отношения. E-mail — самое удобное средство для передачи коротких простых сообщений, требующих быстрой реакции, но для сообщения сведений, требующих особого такта, или для передачи большого количества сложной информации лучше воспользоваться другими каналами деловой коммуникации. Стоит помнить, что в Интернете имеются свои этикетные правила:
  • • если вы пишете всё слово заглавными буквами, это воспринимается, как КРИК, поэтому вместо этого можно просто увеличить размер шрифта;
  • • если вы отправляете прикрепленные файлы, они должны иметь общепринятый формат (RTFдля текстовых документов); это касается и более общих случаев — следует использовать универсальные кодировки;
  • • если вы не можете прочитать электронное письмо из-за проблем с кодировкой, отправляйте уведомление об этом, написанное латиницей;
  • • если отправляются файлы большого размера, то следует быть уверенным в согласии адресата получать такие объемные письма;
  • • при составлении ответов на электронные письма цитируется текст исходного письма и начало цитаты обозначается символом >;
  • • обмен электронными письмами предполагает быструю скорость реагирования: если вы не имеете возможности оперативно ответить по существу, то стоит сообщить, что письмо получено и через некоторое время вы ответите подробнее;
  • • если вы достаточно непринужденно общаетесь со своим деловым партнером и используете эмотиконы (смайлики), то вы должны быть уверены, что ваш адресат поймет вас правильно, — в противном случае лучше использовать обычные слова.

В деловом общении по электронной почте также используются стандартные выражения:

Я получил Ваш e-mail.

Большое спасибо за Ваш e-mail.

См. прикрепленный файл.

Полный каталог нашей продукции вы можете найти на нашем web-сайте.

Вы можете скачать информацию с нашей web-страницы.

Пожалуйста, подтвердите получение этого сообщения.

Пожалуйста, разошлите эти письма Вашим коллегам и т. п.

Более подробную информацию о специфике языковых средств, используемых в деловых электронных письмах на русском и английском языках, можно найти, например, в [Могилевский 2004];

4) с развитием услуг мобильной телефонной сети появилась возможность обмениваться с деловыми партнерами SMS (Short Message Service — короткое послание) сообщениями. Обычно этот канал коммуникации используется для дополнения или уточнения информации, которая передается традиционными средствами, поскольку длина Л’Л/З'-сообщения не более 160 символов. Чаще всего таким способом передается фактическая информация: даты, имена, числа и т. п. Поскольку при помощи 5 М?-сообщений дополняется и уточняется основной текст, то они часто не содержат не только этикетных формул, но и грамматически оформленных предложений, тем не менее являясь эффективным средством деловой, особенно коммерческой, коммуникации.

Итак, тексты административного стиля встречаются наиболее часто (с жанрами заявления, договора, различных видов деловых писем человек сталкивается независимо от того, какой деятельностью он занимается). Существуют и жанры деловой речи, реализуемые в устной форме (например, переговоры, совещания и т. п.), которые во многом строятся по правилам жанров-полилогов (см. п. 3.3).

Теперь рассмотрим не столь широко распространенные и известные подстили, чтобы представить себе весь спектр функциональных возможностей делового стиля.