Подготовка документов к передаче на хранение в архив

Завершающим этапом делопроизводственного процесса является подготовка документов к передаче на хранение в архив организации или (при отсутствии архив) непосредственно в кадровой службе.

Подготовка документов к хранению включает в себя группировку документов в целях формирования дел, экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описание и уничтожение подлежащих уничтожению дел, обеспечение сохранности дел, передачу дел в архив организации.

Формирование дел. Исполненные и законченные делопроизводством документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела.

Формирование дел представляет собой систематизированную группировку исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел, обеспечивающую их сохранность и оперативный поиск, группирование исполненных документов вдело в соответствии с номенклатурой дел.

Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

Обычно дела в организациях формируются децентрализованно, т. е. в структурных подразделениях. Однако в организациях с ограниченным документооборотом и компактным расположением подразделений возможно централизованное формирование дел в службе документационного обеспечения управления.

Все документы организации группируются в дела по определенным признакам, а внутри дела — в определенной последовательности.

Признаки заведения дела:

• • номинативный (по разновидностям документов). По этому признаку формируются распорядительные документы, некоторые виды информационно-справочных документов, например: «Приказы за 2010 год»;
• • авторский (по авторам документов дела), например: «Протоколы заседаний коллегии Министерства образования и науки Российской Федерации»;
• • корреспондентский (по названию корреспондента), например: «Переписка с Министерством внутренних дел Российской Федерации за 2010 год»;
• • предметно-вопросный (группируются документы по одному вопросу), например: «Поручения Правительства Российской Федерации по реализации Национального плана противодействия коррупции»;
• • географический (по территориальному расположению корреспондентов), например: «Переписка с Региональным управлением в Республике Коми (г. Сыктывкар) по вопросу издания учебной литературы за 2010 год»;
• • хронологический, например:"Квартальные отчеты о финансовой деятельности организации".

Дела по личному составу, как правило, систематизируются по хронологическому признаку. В архивах крупных организаций с большим количеством работников может использоваться структурно-хронологический принцип систематизации личных дел.

В пределах каждого года дела по личному составу систематизируются по степени важности: приказы о зачислении на службу (в учебное заведение и т. д.), перемещении, увольнении (окончании учебного заведения и т. д.), лицевые счета, списки, журналы учета документов по личному составу, другие регистрационно-учетные документы, личные дела, личные карточки.

Личные дела и личные карточки уволенных сотрудников относятся к году увольнения и систематизируются в пределах каждой группы по алфавиту фамилий.

При формировании дел следует соблюдать ряд установленных правил.

• • в дело помещают только исполненные и правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре с необходимым набором реквизитов, отметкой об исполнении и надписью «В дело»;
• • в дела группируются документы одного календарного года, располагаясь в хронологическом, алфавитном порядке или по порядковым номерам. Исключение составляют лишь переходящие дела;
• • документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;
• • в дело подшивается только один экземпляр документа (подлинник или заверенная по установленной форме копия), за исключением черновиков особо ценных документов;
• • подлежащие возврату документы в дело не подшиваются;
• • учредительные документы, устав организации помещаются в одно дело;
• • в дело объединяются документы только по одному вопросу;
• • приложения присоединяются к основным документам, независимо от даты их утверждения или составления;
• • документы коллегий группируются в два дела: 1) протоколы и решения коллегии, 2) документы к заседаниям коллегии;
• • документы ограниченного доступа формируются в дела отдельно от других;
• • документы по личному составу формируются по алфавиту фамилий сотрудников;
• • при больших объемах переписки входящие и исходящие документы формируются в отдельные дела по видам документов (письма, письма-ответы, письма-запросы, факсы и т. д.);
• • запросы и ответы, сопроводительные письма и их приложения не должны разобщаться;
• • ксерокопии факсограмм, телефонограммы, машинограммы помещаются в дела на общих основаниях;
• • дело не должно превышать по объему 250 листов;
• • при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе (части) с добавлением «т. 1», «т. 2» и т. д.

Внутри дела документы располагаются в определенной последовательности в соответствии с требованиями государственных, отраслевых стандартов государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ):

• • распорядительные документы группируются в дела в хронологическом порядке по видам документов вместе с относящимися к ним приложениями;
• • положения, инструкции, утвержденные в качестве самостоятельного документа, группируются в самостоятельные дела;
• • протоколы располагаются в деле в хронологическом порядке, но номерам;
• • документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов;
• • утвержденные планы, отчеты и другие документы группируются отдельно от проектов;
• • документы в личные дела группируются по мере их поступления;
• • лицевые счета по заработной плате, анкеты располагаются в деле в алфавитном порядке, но фамилиям;
• • накладные, квитанции и другие документы располагаются в деле по номерам;
• • документы, имеющие приложения с разными датами составления или утверждения, группируются в вопросно-логической последовательности;
• • стенограммы заседаний формируются в отдельные дела;
• • статистическая информация группируется отдельно;
• • предложения, заявления граждан по вопросам совершенствования работы организаций и заявления и жалобы по личным вопросам формируются отдельно, внутри них документы группируются в алфавитном порядке, но фамилиям заявителей. Относящиеся к одному заявителю документы образуют самостоятельную группу, которая формируется в хронологической последовательности;
• • документы подведомственных организаций группируются в самостоятельные дела;
• • переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности по датам создания или поступления документа. Документответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса предыдущего года.