Выявление проблем совершенствования управления

Первоначальный этап изучения и анализа систем управления с целью определения задач их совершенствования называется управленческой диагностикой.

Управленческая диагностика рассматривается как деятельность, направленная на установление, анализ и оценку проблем развития и повышения эффективности систем управления конкретной организацией и выявления главных направлений их решения. В ходе диагностики выявляются противоречия, возникающие между сложившейся организацией управления и течением производственных процессов, выявляются причины, тормозящие ход производства, а также те элементы системы управления, в отношении которых необходимо и возможно проведение мер по совершенствованию.

Одной из сложных задач является выделение и анализ проблем совершенствования управления из множества проблем производственно-хозяйственной деятельности организации.

Для выделения проблем совершенствования управления на основе метода логико-словесного моделирования по основным направлениям деятельности организации предлагается использовать анкеты, построенные по двум принципам. Согласно первому принципу задача выявления именно управленческих проблем из общей совокупности проблем производственно-хозяйственной деятельности решается путем их формулирования в рамках отдельных функций управления.

В данном случае предлагается детальное рассмотрение следующих функций управления: планирование (включая прогнозирование), организация, мотивация, контроль.

Анкета предназначена для выявления так называемых внутренних проблем совершенствования управления, т. е. проблем, реализация которых находится в компетенции руководства организации. Например, среди экономических методов управления не рассматриваются такие методы, как налогообложение, плата за фонды, амортизационные отчисления и др., находящиеся преимущественно в сфере компетенции более высоких органов управления. Их совершенствование составляет содержание так называемых внешних проблем.

Если такие внешние проблемы все же окажутся среди проблем, указанных экспертами, то при составлении окончательного списка проблем они в него не включаются, а могут формироваться отдельно, как дополнительные требования к экономической и управленческой внешним средам.

Рассматриваются следующие основные направления деятельности организации (научно-техническая, производственная, капитальное строительство, социальное развитие коллектива, экономика, финансы, маркетинг, снабжение и т. д.) по обеспечению эффективной работы организации. В таблице 11.2 приводится один из возможных вариантов анкеты по выявлению проблем совершенствования управления на основе экспертного метода для одного из трех уровней управления.

Таблица 11.2

Анкета для выяснения проблем совершенствования всех видов управленческой деятельности на предприятии.

В клеточки анкеты эксперты вписывают отдельные проблемы, используя в качестве логической основы конкретизацию функций управления, приведенные в таблице 11.2. Кроме того, для конкретизации проблем, помещаемых в клеточки данной анкеты, можно также использовать направления улучшения ресурсного обеспечения отдельных функций управления (финансового, информационного, кадрового, технического) и практики принятия решений. Общая анкета может расчленяться на ряд частных анкет по отдельным направлениям производственно-хозяйственной деятельности организации, направляемых экспертам, глубоко знающим эти виды деятельности.

По вопросам, характеризующим взаимодействие данной организации с вышестоящими организациями и партнерами (потребителями, торговыми посредниками и т. п.), желательно иметь их суждение о проблемах совершенствования управления в рассматриваемой организации.

В зависимости от целей проводимого исследования выявление проблем совершенствования управления может осуществляться и по отдельным направлениям деятельности организации. Например, можно выявить только проблемы совершенствования управления научно-технической деятельностью конкретной организации. Кроме того, рассматривая проблемы, указанные в отдельных столбцах, можно проанализировать проблемы выполнения отдельных функций управления как для отдельных направлений производственно-хозяйственной деятельности, так и для этих направлений в целом. Соответственно, можно строить граф проблем как для анкеты в целом, так и для ее отдельных частей.

Следует отметить, что содержание отдельных функций управления для конкретных видов деятельности в известной степени носит типовой характер. Учет специфики конкретной организации (отраслевая принадлежность, особенности производственно-хозяйственной деятельности и распределения прав и ответственности в системе управления, ее размер и т. д.) осуществляется при заполнении анкет экспертами. Они фиксируют в анкетах в общем случае разные проблемы совершенствования управления, по-разному устанавливают между ними причинноследственные связи и определяют их приоритетность.

Помимо уточнения управленческих проблем, на решение которых направлены отдельные функции управления, что было сделано выше, облегчить выделение проблем совершенствования управления можно путем формирования дополнительных вопросов. Например, относительно функции организации можно для экспертов сформулировать следующие вопросы.

I. Несоответствие оргструктуры задачам, функциям и методам управления.

• 1. Не противоречит ли существующая оргструктура управления задачам и условиям производственно-хозяйственной деятельности вашей организации? Если да, то в чем и в каких звеньях?
• 2. Выполнение каких управленческих функций неудовлетворительно отражено (или отсутствует) в организационной структуре управления (аудит, финансы, маркетинг)?
• 3. Разделено ли решение стратегических и оперативных задач?
• 4. Имеет ли место дублирование управленческих функций? Если да, то каких?
• 5. Имеет ли место вакуум в выполнении управленческих функций? Если да, то каких?
• 6. Имеет ли место неэффективное распределение прав и обязанностей по элементам оргструктуры? Если да, то где?
• 7. По каким вопросам производственно-хозяйственной деятельности существует чрезмерная централизация управления?
• 8. В каких звеньях аппарата управления в наибольшей степени ограничена самостоятельность сотрудников?
• 9. Можно ли передать некоторые задачи и функции аппарата управления на более высокий (или более низкий) уровень управления?
• 10. Является ли оптимальным число уровней организационной структуры управления с точки зрения распределения обязанностей и прав, а также обеспечения оперативности управления?
• 11. Для каких управленческих должностей права существенно превышают обязанности?
• 12. Для каких управленческих должностей обязанности существенно превышают права по их осуществлению?
• 13. Какие подразделения (отдельные лица) аппарата управления перегружены (недогружены) управленческой работой?
• 14. В чем заключатся специфика организационной структуры управления вашей организацией по сравнению с подобными другими организациями?
• 15. Какой положительный российский и/или зарубежный опыт организации управления целесообразно использовать при совершенствовании оргструктуры управления?

II. Отсутствие гибкости оргструктуры управления с точки зрения оперативного переключения на решение новых задач.

• 1. Не противоречит ли существующая оргструктура управления быстро меняющимся задачам и условиям производственно-хозяйственной деятельности?
• 2. Какие недостатки оргструктуры управления мешают более быстрому освоению нововведений, оперативному переключению на решение новых производственно-хозяйственных задач?
• 3. Какие звенья оргструктуры управления обладают наибольшей инерционностью, тормозят принятие и реализацию решений?
• 4. Имеются ли в оргструкуре управления горизонтальные связи? Если да, то каким путем они осуществляются?
• 5. Какие изменения целесообразно ввести в оргструктуру управления, чтобы в большей степени обеспечить ориентацию на конечные результаты производственно-хозяйственной деятельности, на наиболее полное удовлетворение запросов потребителей? Или необходимо изменить характер процессов, протекающих в существующей оргструктуре управления?

III. Несоответствие кадров управления задачам, решаемым в системе управления.

• 1. Имеют ли кадры управления достаточную квалификацию?
• 2. Какие недостатки имеются в использовании кадров управления?
• 3. Имеется ли резерв на выдвижение? Если да, то в каких направлениях следует совершенствовать работу в данной области?
• 4. Функционирует ли система повышения квалификации сотрудников? Если да, то в каких направлениях ее следует совершенствовать?
• 5. В каких подразделениях и по каким причинам возникают конфликты?
• 6. Существуют ли, если да, то где неформальные группы?