Права и ответственность службы документационного обеспечения управления

Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативными правовыми актами органов федеральной власти и управления и субъектов РФ, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, ГСДОУ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений государственной архивной службы и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

Служба ДОУ имеет право:

• — принимать меры и осуществлять контроль над сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему);
• — контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации;
• — запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы службы ДОУ;
• — проводить проверку организации ДОУ в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;
• — привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;
• — возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;
• — определять задачи ДОУ, подлежащие автоматизации;
• — подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
• — разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работникам;
• — вносить предложения руководству организации о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;
• — участвовать в обсуждении руководством организации вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;
• — вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

Служба ДОУ несет ответственность за обеспечение установленного порядка работы с документами в организации и выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников службы ДОУ.

Служба ДОУ находится в тесном взаимодействии:

• — со всеми руководителями структурных подразделений организации по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения, совершенствования стиля и методов работы с документами; подготовки и представления необходимых руководству документов, использования служебной информации;
• — юридической службой по правовым вопросам, связанным с подготовкой проектов приказов, распоряжений, инструкций, положений и других документов;
• — кадровой службой по вопросам подбора, приема, увольнения, повышения квалификации и расстановки кадров отдела (отделения);
• — службой материально-технического обеспечения по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов н канцелярскими товарами;
• — службами АСУ по вопросам проектирования, эксплуатации и сопровождения автоматизированных информационных систем.

Должностной и технический состав работников. Функциональные обязанности. Эффективное функционирование структурного подразделения и выполнение им задач по предназначению обеспечивают взаимосогласованные действия его сотрудников — руководящего состава, специалистов и технических исполнителей. В свою очередь их действия также подлежат регламентации. С этой целью учреждением разрабатываются и вводятся в действие должностные инструкции сотрудников.

Рассмотрение особенностей подготовки должностной инструкции начнем с определения.

Должностная инструкция — это внутренний нормативный документ, регламентирующий деятельность конкретного должностного лица (категории сотрудников: руководящего состава, специалистов, технических исполнителей) и устанавливающий порядок применения указанными лицами положений законодательных и иных нормативных актов в процессе осуществления ими повседневной деятельности.

Общие требования к подготовке должностной инструкции установлены упоминавшимися выше «Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» и «Методическими рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» .

Должностная инструкция подписывается ответственным за разработку и утверждается руководителем учреждения. Заголовок к тексту должностной инструкции формулируется в родительном падеже, например, " Должностная инструкция документоведа" .

Текст должностной инструкции печатается на общем бланке предприятия и излагается от третьего лица единственного или множественного числа.

Текст должностной инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумероваться римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Отдельного рассмотрения заслуживают особенности структуры и содержания должностной инструкции.

Типовая структура должностной инструкции включает: общие положения; функции; права; ответственность; взаимоотношения.

Требования к структуре должностных инструкций отдельных категорий работников могут уточняться в соответствии с положениями ведомственных нормативных правовых актов и организационно-распорядительных документов, в частности, согласно Приложению 12 ГСДОУ «Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (введена в действие приказом Главархива СССР от 23 мая 1988 г. X" 33).

Примерная структура текста должностной инструкции для работников службы ДОУ включает: общие положения; функции работника; обязанности работника; права работника; взаимоотношения (связи по должности) работника; ответственность работника; оценка работы.

Этим же документом устанавливаются и основные требования к последовательности изложения содержания должностной инструкции.

Так, в разделе должностной инструкции «Общие положения» устанавливаются:

• — задачи работника;
• — порядок замещения должности, т. е. кем назначается и освобождается от должности данный работник;
• — профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы и др.);
• — основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности. В разделе «Функции работника» определяются:
• — предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником;

перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций.

В разделе «Обязанности работника» указываются особенности:

• — связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации;
• — предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т. д.);
• — требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий;
• — порядок исполнения поручений;
• — этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

В разделе «Права работника» определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей.

В разделе «Взаимоотношения» указываются подразделения и работники, от которых работник получает и которым передаст информацию, ее структуру и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т. д.

В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т. д. Отметим в связи с этим, что основными оценочными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения.

Отраслевые квалификационные характеристики должностей работников, запятых на предприятиях, в учреждениях и организациях изложены в «Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденном постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37.