Нормативный аспект культуры деловой речи

Культура письменной официально-деловой речи предполагает прежде всего владение нормами составления текстов разных жанров документов. Эти нормы, в свою очередь, определяют выбор соответствующих языковых средств. Автономность этих двух систем координат подтверждается возможностью неправильного построения текста определенного жанра без грамматических, лексических, орфографических и пунктуационных ошибок, и наоборот, наличием перечисленных ошибок в документе, правильно составленном с точки зрения композиции.

Рассмотрим общие черты текстовых норм и языковых средств для документов разных жанров на русском языке.

Как уже говорилось, формуляр документа задает его текстовые нормы. Рассмотрим несколько степеней жесткости текстовых норм (см. [Культура русской речи 2002]).

• 1. Образец-матрица (формуляр-образец) характеризуется фиксированием всех основных параметров текста:
  • • набора реквизитов;
  • • их последовательности;
  • • их пространственного расположения.

Для таких документов существуют специальные бланки (например, справка, доверенность). Их составление ограничивает свободу пишущего: ему приходится не самостоятельно составлять текст документа, а отвечать на вопросы или заполнять графы, для чего требуется минимум усилий. К образцам-матрицам можно отнести трафареты (фиксация информации в виде текста с пробелами, которые заполняются переменной информацией — например, командировочное удостоверение); анкету (перечень вопросов, предполагающих определенный набор ответов, — например, личный листок по учету кадров); таблицу (совокупность данных, заключенных в столбцы и строки) (см. [Рахманин 1999], с. 6−7).

2. Образец-модель предоставляет пишущему большую свободу.

К текстам типа образца-модели относятся заявление, ббльшая часть разновидностей деловых писем, циркулярные письма, решения коллегий и т. п. Некоторые исследователи называют образцымодели текстами-аналогами, типовыми текстами (см. [Григорьева 2000]). В любом случае речь идет о некоей стереотипной модели, по аналогии с которой могут быть построены новые тексты. Ужесточение образца-модели может превращать текст документа в образец-матрицу (например, принятые во многих учреждениях готовые бланки для заявления об отпуске).

3. Образец-схема характеризуется лишь набором реквизитов. Это, например, объяснительная записка. В этом случае воспроизводится лишь «шапка» текста — в каждой ситуации автор документа пишет объяснение самостоятельно.

Таким образом, степень свободы выбора языковых средств в документе может меняться в очень широких пределах. Очевидно, что в одном документе могут сочетаться фрагменты текста, построенные по разным образцам: основной текст может быть построен по образцу-модели, а тексты в приложении — по образцу-матрице.

Помимо заданной композиции унификация текстов документов отражается и в рубрикации. Рубрикация — это членение текста на части, графическое отделение одной части от другой, использование заголовков, нумерации и т. п. Пример простейшей рубрикации — использование абзацев, которое часто сочетается с нумерацией. Наиболее удобна цифровая нумерация, при которой:

• 1) каждая часть текста нумеруется арабскими цифрами, после каждой цифры ставится точка;
• 2) номер каждой части включает все номера частей более высоких ступеней деления.

Например:

• 1. 2.
• 1.1. 2.1.
• 1.1.1. 2.1.1.
• 1.1.2. 2.1.2.
• 1.2. 2.2 и т. д.

Следует помнить, что рубрикация используется только в том случае, если в тексте выделено не менее двух пунктов. Важным средством рубрикации являются также заголовки и подзаголовки, которые должны быть краткими, точными и отражать содержание соответствующей части.

Связный текст документа состоит, как правило, из двух частей:

• • констатирующей и/или мотивирующей, в которой указываются причины и цели составления документа; в этой части при необходимости указываются реквизиты ранее изданных нормативных актов и документов по этому вопросу;
• • излагающей решения, предложения, распоряжения, рекомендации и т. п.

Документ может состоять только из второй части, если нет необходимости пояснять причины и цели его издания (см. п. 3.1.1).