Компьютерные технологии подготовки документов

В результате изучения данной темы студент должен: знать

• • основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве;
• • положительные и отрицательные стороны использования компьютерных технологий в документообороте;
• • правила использования электронного документа;
• • примеры программных средств электронного офиса;
• • методику работы по созданию, форматированию и редактированию текста; уметь
• • определять ключевые моменты системы автоматизации делопроизводства;
• • предотвращать порчу и потерю информации;
• • использовать автоматизацию работы с документами;
• • правильно оформлять текстовой и графический материал;
• • использовать основные методы оформления текста; владеть
• • навыками использования офисных информационных систем;
• • навыками применения программ для подготовки и оформления текста и таблиц.

Компьютеризация делопроизводства

ПК в современном делопроизводстве

Основой организации рациональной и оперативной работы по созданию и обработке огромного потока документации на предприятиях стали ПК. Компьютерные технологии радикально изменили сам характер труда в делопроизводстве и управлении.

Среди зарубежных ПК в первую очередь следует отметить компьютеры американской фирмы IBM (International Business Machine Corporation). Широко известны ПК, выпускаемые американскими фирмами: Compaq Computer, Apple (Macintosh), Hewlett Packard (HP), Dell, DEC, а также фирмами Великобритании: Spectrum, Amstrad; Франции: Micral; Италии: Olivetty; Японии: Toshiba, Panasonic и Partner. Все же наибольшей популярностью в настоящее время пользуются ПК фирмы IBM и их аналоги других фирм. Существенно им уступают по популярности ПК фирм Apple и DEC (Digital Equipment Corporation) и их аналоги, занимающие по распространенности второе место.

Основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве представлены в табл. 10.1.

Таблица 10.1

Основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве

Опишем подробно только одну из перечисленных функций, осуществляемых с помощью ПК, — редактирование текста документов.

На практике используются множество программ для редактирования текстов. Эти программы называют текстовыми редакторами или текстовыми процессорами. При использовании популярного текстового редактора Microsoft Word текст редактируемого документа выводится на экран дисплея и в него можно вносить дополнения, изымать ненужные части, переставлять отдельные фрагменты, автоматически проверять орфографию, выделять отдельные фрагменты за счет сочетания разных шрифтов.

Кроме того, текстовый редактор позволяет работать сразу с двумя документами — переносить части текста из одного документа в другой, дополнять его таблицами, рисунками и т. п. Наличие в программе словаря синонимов помогает замене слов при частом их повторении, а сам набор текста может быть сведен к компоновке его из традиционных начальных фраз письма, готовых оборотов речи, выдержек из нормативных документов, типичных окончаний писем и т. д., и т. п. Новые версии зарубежных офисных комплексов содержат средства коллективной работы, более тесной интеграции компонентов, а также средства взаимодействия с Internet.

Кроме того, в некоторых офисных пакетах отдельные фрагменты программ используются сразу в нескольких приложениях, что существенно экономит пространство в оперативной памяти и на жестком диске.

Многие пакеты имеют русифицированные версии, что на первых порах существенно облегчает работу неопытному пользователю.

Таким образом, использование современных ПК позволяет достичь новой ступени в организации делопроизводства в организации на всех этапах создания, регистрации, классификации, движения, учета и хранения документов. Применение ПК и телекоммуникационных систем позволяет значительно повысить эффективность труда работника, занятого в этой сфере деятельности.

Современные ПК и их программное обеспечение позволяют решать практически все задачи, связанные с организацией документооборота:

• — пересылать корреспонденцию в диалоговом и пакетном режимах;
• — ставить письма «на контроль»;
• — отслеживать исполнение документов;
• — вести иерархические «папки» для хранения документов;
• — сортировать документы в папках по различным критериям;
• — автоматизировать большую часть рутинных операций при создании документов, их редактировании и рецензировании;
• — осуществлять контроль над работой исполнителей над документами и соблюдением ими временных графиков;
• — обеспечивать конфиденциальное хранение и обработку документов с различными степенями защиты на рабочем месте.

Внедрение электронного документооборота на предприятии позволяет повысить эффективность груда его сотрудников за счет сокращения времени на поиск, разработку, тиражирование и пересылку документов. В то же время следует учесть, что использование ПК в документообороте предприятия зачастую наталкивается на многочисленные препятствия — финансовые, программно-технические и даже психологические. Поэтому при внедрении подобных систем следует следовать некоторым общим принципам (началам), которые позволят избежать серьезных ошибок и дискредитировать систему в целом.

К принципам внедрения электронного документооборота следует отнести:

• — постепенное увеличение удельного веса ПК при создании документов (особенно внутри организации);
• — своевременную модернизацию технического и программного обеспечения;
• — первоочередное использование ПК для сокращения рутинных операций при создании документов;
• — предпочтительное использование ПК на этапах документооборота с наибольшими временными затратами (как правило — переписке);
• — ясное понимание необходимости внедрения подобных систем руководством организации.