Принципы организации документооборота

РефератПомощь в написанииУзнать стоимостьмоей работы

Оптимальность предусматривает создание, обработку и исполнение документов, необходимых и достаточных для обеспечения деятельности организации. Практически это означает регламентацию административных процедур, бизнеси производственных процессов с обязательным выявлением информации, документированной информации и документов, обеспечивающих данные процедуры и процессы; исключение дублирования… Читать ещё >

Принципы организации документооборота (реферат, курсовая, диплом, контрольная)

Документооборот можно рассматривать как отражение связей, возникающих в процессе управления, как атрибут функционирования этих связей, осуществляемых с помощью документированной информации.

Документооборот организации строится на основе принципов, сложившихся в процессе формирования системы делопроизводства, установленных нормативно-методическими документами, регламентирующими организацию и технологию делопроизводства (ЕГСД, ГСДОУ) и подтвердившими свою эффективность в настоящее время в связи с внедрением информационных технологий. Рациональная организация документооборота предусматривает учет следующих принципов: оптимальность, оперативность, прямоточность, выделение документопотоков и единообразие их обработки, управляемость (целенаправленное регулирование).

Оптимальность предусматривает создание, обработку и исполнение документов, необходимых и достаточных для обеспечения деятельности организации. Практически это означает регламентацию административных процедур, бизнеси производственных процессов с обязательным выявлением информации, документированной информации и документов, обеспечивающих данные процедуры и процессы; исключение дублирования документов и информации в документах; отказ от лишних экземпляров и копий; замену массовых рассылок документов процедурами трансляции информации и документов (информирования) через внутренние порталы Intraweb, корпоративные информационные системы и системы электронного документооборота; замену файлового обмена электронными копиями организацией коллективной работы в распределенной системе электронного документооборота в соответствии с предоставленными сотрудникам правами доступа;

Оперативность движения документов предусматривает, что в один и тот же день, но, как правило, не позднее дня, следующего за датой получения документа, осуществляются его предварительное рассмотрение и маршрутизация службой делопроизводства, рассмотрение руководителем с проставлением указания по исполнению и направление конкретному исполнителю через службу делопроизводства, т. е. исполнитель должен получить документ на исполнение в день его регистрации. Централизованная передача документов внутри организации, а также централизованный прием и отправка поступающих и отправляемых документов предусматривают фиксацию фактов передачи и получения документов в учетно-регистрационных формах, контроль и управление движением документов.

Прямоточность как принцип документооборота связан с принципом оперативности и предусматривает направление документа в то подразделение и тому исполнителю, которые имеют все полномочия на решение вопроса, содержащегося в документе, по существу управленческой ситуации. Прямоточность предусматривает движение документов по рациональным и регламентированным маршрутам, исключение лишних инстанций рассмотрения и согласования документа, возвратных движений, повторных согласований.

К принципам документооборота также относятся:

выделение документопотоков и единообразие их обработки, включая однократность регистрации документов в организации, оформление конкретной и исчерпывающей резолюции, т. е. указания, но исполнению документа, единообразное оформление результата исполнения, но установленным правилам документирования, единые сроки исполнения, одинаковые способы и методы получения и отправки документов;

управляемость (целенаправленное регулирование) с использованием организационных методов и информационных систем на основе концепции управления документами.

Правила организации документооборота применяются комплексно с учетом параметров документооборота, к которым относятся:

— виды и разновидности документов, цели их создания и содержание (определяется качественный состав документооборота);
— вопросы и участки деятельности или функции организации (основа для формирования маршрутов движения документов и документопотоков);
— полномочия структурных подразделений и должностных лиц на принятие решений (руководство организации и руководители структурных подразделений, а также помощники руководителей и ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях фактически являются ответственными за маршрутизацию и передачу документов конкретным исполнителям, так как руководители принимают решения и дают указания по исполнению документов, а служба делопроизводства осуществляет все передачи документов);
— сроки исполнения и реальная «исполняемость» (время движения и срок исполнения являются важнейшим параметром документооборота вместе с маршрутом движения).

Главная задача службы делопроизводства — идентифицировать документы в процессе документооборота, т. е. формировать документопотоки на основе внутренних регламентирующих документов, системы справочников и классификаторов, с использованием информационных систем (СЭД).

Требования к организации и технологии делопроизводства могут быть закреплены не только в одной инструкции по делопроизводству, но и в дополняющих и конкретизирующих ее отдельных нормативных документах организации, стандартах, регламентах и т. п., в которых гораздо проще учитывать форму создаваемых документов, ориентировать сотрудников на документирование в информационных системах, правильно применять электронные подписи всех видов и в целом обеспечивать соблюдение установленных правил работы с документами и требования к документообороту.

В табл. 3.3 указаны основные делопроизводственные операции, их нормативное регулирование и примеры локальных нормативных актов организации, с помощью которых в организации регламентируется работа с документами.

Делопроизводственная операция — специфическая операция с документом (прием, регистрация, хранение, передача и т. п.), которая является частью общей технологии делопроизводства и выполняется по установленным правилам или стандартам.

Основные делопроизводственные операции, их нормативное регулирование и примеры локальных актов, регламентирующих работу с документами.

Таблица 33

Основные делопроизводственные операции.

Основные нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, на которых должны основываться требования конкретной инструкции по делопроизводству.

Примеры названий локальных нормативных актов организации и типовых форм документов, которые могут быть разработаны в дополнение или в развитие инструкции, но делопроизводству с учетом применяемой СЭД.

1. Прием документов

Экспедиционная (или предварительная) обработка, проверка правильности доставки, сортировка по адресатам, обозначенным на конвертах и упаковке почтовой корреспонденции; вскрытие конверта; на документе (иногда — на конверте, если он не подлежит вскрытию экспедицией) фиксируется дата его получения организацией. С этой даты организация несет юридическую ответственность за полученный документ.

Фиксация даты получения электронного документа, модерация, направление уведомления/квитанции адресанту/автору, миграция в СЭД для обработки.

Правила оказания услуг почтовой связи^[1]; Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти; Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Регламент экспедиционной обработки документов;

Регламент работы с сообщениями, поступающими на сайт организации и по официальному адресу электронной почты;

Форма акта об ошибочно доставленной корреспонденции;

Положение о СЭД (раздел о приеме электронных сообщений, электронных документов; Инструкция пользователю по работе в СЭД.

2. Предварительное рассмотрение документов Формирование документопотоков, которые должны быть направлены руководству организации, главным специалистам или непосредственно в структурные подразделения на основе соответствующих.

Порядок/регламент предварительного рассмотрения документов; Классификатор вопросов и участков деятельности (Классификатор Классификатор основных направлений деятельности и функций организации);

Основные делопроизводственные операции.	Основные нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, на которых должны основываться требования конкретной инструкции, но делопроизводству.	Примеры названий локальных нормативных актов организации и типовых форм документов, которые могут быть разработаны в дополнение или в развитие инструкции по делопроизводству с учетом применяемой СЭД.
классификаторов с проставлением отметки о предварительном рассмотрении и даты; дата предварительного рассмотрения оптимально должна совпадать с датой получения документа.		Положение о СЭД (раздел о предварительном рассмотрении и маршрутизации электронных сообщений, электронных документов; Инструкция пользователю по работе в СЭД.
3. Регистрация Фиксация факта получения или создания документа организацией с обязательным внесением записей о нем в учетно-регистрационные формы, т. е. «включение документа в систему управления документами»; на документе проставляются дата регистрации и индекс/регистрационный номер; при регистрации документов в СЭД рекомендуется настраивать соответствующие счетчики в пределах документопотоков.	Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти; Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.	Положение о СЭД (раздел о порядке регистрации электронных сообщений, электронных документов); Инструкция пользователю по работе в СЭД; Регламент регистрации поступающих документов в СЭД; Классификатор/ перечень корреспонденции, подлежащей обязательной регистрации с указанием ответственных за регистрацию подразделений.
4. Направление на исполнение Рассмотрение документа руководством организации, проставление резолюции (указания по исполнению документа); передача в структурное подразделение или непосредственному исполнителю через службу делопроизводства.	Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти; Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;	Классификатор вопросов и участков деятельности (Классификатор основных направлений деятельности и функций организации); Классификатор ответственных исполнителей;

Основные делопроизводственные операции.

Примеры названий локальных нормативных актов организации и типовых форм документов, которые могут быть разработаны в дополнение или в развитие инструкции по делопроизводству с учетом применяемой СЭД.

государственные стандарты, устанавливающие требования к оформлению документов.

Классификатор документов, подлежащих контролю исполнения с указанием сроков исполнения;

Классификатор типовых резолюций; Положение о СЭД (раздел о контроле исполнения поручений);

Инструкция пользователю по работе в СЭД.

5. Исполнение

Деятельность любого сотрудника организации (исполнителя), которая обязательно завершается документированием результата. Работа осуществляется в соответствии с резолюцией руководителя или предоставленными по должности полномочиями, которая завершается подготовкой нового документа, например, письма-ответа, плана мероприятий и т. п., внесением рабочей информации в информационную систему или оформлением результатов работы отметкой об исполнении (любой формы, принятой в организации).

государственные стандарты, устанавливающие требования к оформлению документов;

Перечень видов документов, передаваемых при взаимодействии федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов РФ, государственных внебюджетных фондов в электронном виде.

Классификатор вопросов и участков деятельности (Классификатор основных направлений деятельности и функций организации);

Положение о СЭД (раздел о контроле исполнения поручений);

Инструкция пользователю по работе в СЭД;

Правила/регламент оформления служебных писем;

Правила/регламент оформления служебных записок (ведения внутренней переписки, в том числе с подведомственными органами), Правила/регламент издания распорядительных.

Основные делопроизводственные операции.

Требования нормативных документов по ДОУ должны быть гармонизированы с требованиями нормативных и технологических документов, регулирующих рабочие процессы, с технологическими или адм и 11 истрати вны ми регламентам и, в которых необходимо выделять и актуализировать документно-ориентированную часть.

документов; Правила/рсгламснт подготовки и оформления протоколов; Общие правила согласования документов; Альбом типовых форм документов/электронных шаблонов.

6. Контроль исполнения

Операции и действия, способствующие своевременному исполнению документов.

В настоящее время формально не включается в состав делопроизводственных операций в федеральных органах исполнительной власти, но базируется целиком на учетно-регистрационных формах, которые в делопроизводстве фиксируют факт создания или получения документа.

Требования устанавливаются в нормативных и технологических документах, регулирующих рабочие процессы. Например, в каждом административном регламенте выделяется специальный раздел «Контроль за осуществлением административной процедуры».

Регламент контрольной работы; регламент взаимодействия службы делопроизводства и контрольной службы в процессе контроля исполнения документов и поручений;

Классификатор/перечень документов, подлежащих контролю исполнения, с указанием типовых сроков исполнения;

Формы отчета о контроле исполнения / об исполнении поручений и документов.

Основные делопроизводственные операции.

7. Отправка

Выбор способа доставки, экспедиционная обработка в зависимости от способа доставки, передача в отделение почтовой связи, курьеру (на основе аутсорсинга) или отправка средствами электросвязи. Юридическую значимость имеет дата отправки, проставленная на конверте (оттиск штемпеля отделения почтовой связи), которая оптимально должна совпадать с датой самого отправляемого документа.

Правила оказания услуг почтовой связи; Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти; Методические рекомендации по разработке инструкций поделопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Регламент экспедиционной обработки документов;

Регламент работы с электронными сообщениями, поступающими на официальный адрес сайта и электронной почты;

Форма описи отправляемой корреспонденции;

Форма сопроводительного листа для факсограмм (cover sheet); шаблон электронного сообщения.

8. Формирование дел

Группировка документов в дела в соответствии с разработанной номенклатурой дел.

Перечни типовых архивных документов и ведомственные перечни документов со сроками хранения необходимы для разработки номенклатуры дел организации и обеспечения работы экспертной комиссии. Экспертная комиссия при принятии.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти; Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти; Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения^[2];

Правила формирования и оформления дел постоянного срока хранения; Правила формирования и оформления личных дел сотрудников;

Правила формирования бухгалтерских документов дня;

Правила формирования документов по проектному управлению;

Основные делопроизводственные операции.

Основные нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, на которых должны основываться требования конкретной инструкции, но делопроизводству.

решений может привлекать в качестве межотраслевых справочников ведомственные перечни документов со сроками хранения, действовавшие до 1991 г., если они сохраняют актуальность по категориям документов и дел.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения¹; Рекомендации по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности^[3]^[4];

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях^[5]

Правила формирования дел с конкурсной документацией;

Регламент классификации и формирования электронных документов в дела в СЭД;

Номенклатура дел;

График приема-передачи дел в архив; Правила разработки номенклатуры дел подразделения;

Перечень документов, создание, использование и хранение которых в организации осуществляются только/ исключительно в электронной форме (возможно — с указанием сроков хранения).

Окончание табл. 33

Основные делопроизводственные операции.

9. Оперативное (текущее) хранение Оперативное хранение документов в структурном подразделении в течение делопроизводственного и следующего за ним года, а также в течение всего нормативно устанавливаемого срока оперативного хранения; а в следующем делопроизводственном году — подготовка дел к сдаче в архив организации (по графику) и выделение документов и дел с истекшими сроками хранения к уничтожению; хранение оригиналов электронных документов и электронных копий бумажных документов.

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения; Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения;

Порядок подготовки документов к сдаче в архив;

Правила оформления описей дел; Правила оформления описей электронных документов;

Порядок выделения документов и дел к уничтожению;

Формы описей и актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и о проверке наличия и состояния дел возможно утвердить приказом первого руководителя вместе с утверждением графика сдачи дел в архив организации;

Регламент хранения архивных электронных документов в СЭД; Правила формирования фонда пользования электронных документов.

Соединяет делопроизводственные операции в единый технологический цикл и объединяет документы в документопотоки выполнение действий по передаче документов через службу делопроизводства, которая становится одной из «точек маршрутизации» документооборота.

Передача документов является совокупностью вспомогательных действий и работ, обязательность и порядок реализации которых также могут регламентироваться, нормироваться, автоматизироваться и т. п.

Согласование документов, основными параметрами которого являются время и маршрут движения документов, в настоящее время рассматривается и как одна из управленческих операций, и в аспекте организации документооборота как одна из работ, которая осуществляется в процессе создания проекта документа, документирования, осуществляемого сотрудн и комисполиителем.

[1] Утверждены приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 № 234. Вступили в силу с даты вступления постановления Правительства РФот 23.01.2015 № 45 «О признании утратившим силу постановления Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221».
[2] Утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182.
[3] Утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.
[4] Утверждены приказом Росархива от 29.04.2011 № 32ю.
[5] Утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Показать весь текст

Заполнить форму текущей работой