Требования к описанию бизнес-процессов

В компании в соответствии с заявленными целями и задачами, а также в соответствии с международными, межгосударственными и национальными стандартами управления, как правило, к основным требованиям к описанию и оптимизации бизнес-процессов относят:

• 1) определение владельца процесса, назначенного в соответствии с установленным в компании порядком, наделенного достаточными полномочиями и ресурсами для управления вверенными ему видами деятельности и несущего полную личную ответственность за результативность и эффективность процессов (показатели процессов);
• 2) обеспечение полноты, достоверности и непротиворечивости представленных в описании сведений о бизнес-процессах;
• 3) соответствие выбранных нотаций (методологий графического описания процессов) поставленным целям и задачам описания процессов;
• 4) достоверность выделения сквозных (межфункциональных) бизнеспроцессов для решения задач их оптимизации на межфункциональном уровне, повышения эффективности взаимодействия, улучшения показателей, повышения результативности и эффективности управления рисками и подготовки к автоматизации;
• 5) соответствие уровня детализации сквозных (межфункциональных) процессов поставленным целям и задачам по их описанию, оптимизации, управлению рисками и подготовки к автоматизации;
• 6) согласование и документальное закрепление установленным порядком взаимодействия между участниками бизнес-процессов;
• 7) формирование конкретных, измеримых, достижимых, соответствующих поставленным целям, ограниченных во времени показателей бизнеспроцессов;
• 8) формирование системы контроля за показателями бизнес-процессов и определение периодичности их контроля;
• 9) проведение оптимизации бизнес-процессов за счет их упрощения, ускорения и удешевления, в том числе за счет сокращения ресурсных затрат, исключения избыточности, дублирования и невостребованных подпроцессов, процедур и операций, уменьшения рисков;
• 10) обеспечение регулярности и оперативности предоставления должностным лицам установленным порядком информации об изменениях в бизнес-процессах;
• 11) обеспечение возможности практического использования описания бизнес-процессов в целях их оптимизации, управления рисками и автоматизации.

На основе лучших практик и стандартов описать бизнес-процесс означает:

• 1) сформулировать название, назначение, цель и задачи бизнес-процесса;
• 2) определить владельца бизиес-процесса;
• 3) определить поставщиков и входы бизнес-процесса;
• 4) определить клиентов (потребителей) и выходы бизнес-процесса;
• 5) определить границы бизнес-процесса (границы ответственности и полномочий владельца бизнес-процесса);
• 6) определить ресурсы (финансовые, трудовые, материальные, информационные, технические и др.), необходимые для выполнения бизнес-процесса;
• 7) описать модель бизнес-процесса (технологию выполнения бизнеспроцесса) с использованием методов текстуального, табличного и графического описания;
• 8) определить порядок взаимодействия участников бизнес-процесса;
• 9) при детальном описании сложного процесса провести декомпозицию процедур (работ), составляющих процесс, до такого уровня, который позволит детально проанализировать сложный (сквозной или межфункциональный) бизнес-процесс, провести качественную его оптимизацию и подготовить к автоматизации;
• 10) сформулировать показатели бизнес-процесса;
• 11) определить порядок контроля и отчетности по бизнес-процессу;
• 12) сформулировать цель, задачи и описать порядок оптимизации бизнес-процесса;
• 13) определить требования к автоматизации бизнес-процесса.

Важно подчеркнуть, что описание и оптимизацию бизнес-процессов фокусируют, прежде всего, на основные виды деятельности, определяющие конкурентоспособность компании.

Для анализа бизнес-процессов, их оценки и оптимизации используют следующие виды показателей:

• 1) показатели результативности — показатели результатов бизнеспроцесса (например, объем добычи полезных ископаемых; объем производив ства товаров; объем продаж; объем кредитного портфеля; степень выполнения стратегических проектов; степень выполнения программ; степень выполнения портфеля проектов; и др.);
• 2) показатели эффективности — производные показатели, характеризующие соотношение между полученным результатом и ресурсами, затраченными на его получение (рентабельность продаж; рентабельность капитала; рентабельность активов; операционная эффективность; чистая прибыль; и др.);
• 3) показатели стоимости (затрат) — показатели стоимостной оценки бизнес-процесса (стоимостная оценка затрат: материальных, финансовых, трудовых, информационных, энергетических и др., например стоимость бизнес-процесса и др.);
• 4) показатели функционирования/канества — показатели выполнения и качества бизнес-процесса (время выполнения бизнес-процесса; качество выполнения бизнес-процесса и др.);
• 5) показатели производительности — производные показатели, характеризующие соотношение между полученным результатом и временем, затраченным на его получение (производительность сотрудника — например, количество обработанных заявок клиентов за отчетный период; производительность структурного подразделения — например, количество заключенных договоров с клиентами за отчетный период; и др.);
• 6) показатели экономии — показатели экономии ресурсов (финансовых, материальных, информационных, технических, энергетических, трудовых и др., например снижение потребления ресурсов в процессе осуществления административно-хозяйственной деятельности компании, снижение расходов на оплату коммунальных услуг, закупку бумаги и т. д.);
• 7) показатели удовлетворенности клиента/потребителя — параметры удовлетворенности клиента (например, индекс удовлетворенности клиентов предоставленными компанией услугами и др.);
• 8) показатели рисков — показатели рисков, связанных с функционированием процесса (например, показатели, характеризующие операционные риски);
• 9) показатели степени автоматизации бизнес-процессов;
• 10) показатели уровня зрелости бизнес-процессов и др.

Оптимизация бизнес-процессов осуществляется в соответствии с целями оптимизации по упрощению, удешевлению и ускорению бизнеспроцессов, минимизации рисков, прежде всего, на основе анализа практической деятельности и анализа графического описания процессов, отделения существенных факторов от несущественных.

На основе лучших практик порядок оптимизации бизнес-процессов сводят к следующему: сбор и анализ информации о бизнес-процессах, выявление недостатков бизнес-процессов, оценка внешних и внутренних факторов, влияющих на бизнес-процессы; уточнение целевых показателей бизнес-процессов и формулирование целей их оптимизации; разработка и принятие управленческого решения по оптимизации бизнес-процессов; формирование плана мероприятий по оптимизации бизнес-процессов (далее — Плана) с учетом баланса интересов самостоятельных структурных подразделений и заинтересованных сторон; контроль за ходом реализации плана; учет результатов реализации Плана; сравнение полученных результатов с плановыми, оценка степени их достижения; выявление и анализ причин отклонения полученных результатов от запланированных; регулирование хода исполнения Плана и коррекция ранее принятых решений.

В настоящее время для описания и оптимизации бизнес-процессов используются следующие способы моделирования (описания) бизнес-процессов: текстовый; табличный; графический; комбинированный (комбинация графики, таблиц и текста). Выбор способа определяется, во-первых, уровнем бизнес-процесса (для верхнего уровня — одни модели, для нижнего — другие) и, во-вторых, поставленными целями описания бизнес-процесса.

В целях оптимизации бизнес-процесса наиболее применимы табличный и графический способы описания, обеспечивающие необходимую детализацию бизнес-процесса. Следует отметить, что для первоначального описания бизнес-процессов часто используют Microsoft Word, Microsoft PowerPoint, Microsoft Visio или ArisExpress.

На основе лучших международных и российских практик для графического описания (моделирования) бизнес-процессов используется несколько методологий. К числу наиболее распространенных относятся методологии создания моделей структурного типа, описания потоков работ (WFM — Work Flow Modeling) и описания потока данных (DFM — Data Flow Modeling)^[1].

В методологии создания моделей структурного типа широко используется нотация IDEF0 (Integration definition for f unction modeling) для описания иерархической модели бизнес-процессов верхнего уровня. Она позволяет просто и наглядно изобразить состав основных процессов, выходы процессов, изображающих заданный результат их выполнения, и входы, показывающие, какие ресурсы нужны для получения результата.

В методологии описания потоков работ WFM широко используется нотация IDEF3 для описания рабочих бизнес-процессов (бизнес-процессов нижнего уровня), т. е. для описания потоков работ, которые описываются по принципу последовательно выполняемых во времени работ (процедур, операций). Принципы, заложенные в нотации IDEF3, лежат в основе других широко используемых нотаций, например ARIS еЕРС (Architecture of Integrated Information SystemsExtended Event Driven Process Chain) и BPMN (Business Process Model Notation). Например, диаграмма процесса в нотации BPMN представляет собой алгоритм выполнения процесса. Нотацию BPMN широко используют для моделирования процессов нижнего (операционного) уровня. Диаграммы процессов позволяют описывать сквозные процессы. Нотация BPMN ориентирована как на технических специалистов (разработчиков, ответственных за реализацию процессов), так и на бизнес-пользователей, создающих и улучшающих процессы, и менеджеров, управляющих ими.

Методология описания потоков данных DFM позволяет отразить последовательность работ, выполняемых по ходу бизнес-процесса, и потоки информации, циркулирующие между этими работами, что позволяет подготовить бизнес-процессы к автоматизации. В отличие от IDEF0, предназначенной для моделирования систем вообще, DFM предназначена для моделирования информационных систем.

Для реализации графического способа описания бизнес-процессов используют различные программные продукты:

• • российские: Business Studio (разработчик — «ГК „Современные технологии управления“»; «Бизнес-инженер» (разработчик — компания БИТЕК (Бизнес-инжиниринговые технологии)); «ИНТАЛЕВ: Корпоративный навигатор» (разработчик — «ИНТАЛЕВ» — международная группа компаний); «ОРГ-МАСТЕР ПРО» (разработчик — компания «Бизнес Инжиниринг Груни») и др.;
• • зарубежные: ARIS Business Performance (разработчик — компания IDS ScheerAG); СА ERwin Process Modeler, ранее BPwin (разработчик — компания Computer Associates)', Hyperion Performance Scorecard (разработчик — компания Oracle)', IBM WebSphere Business Modeler (разработчик — компания IBM); SAP Strategic Enterprise Management (разработчик — компания SAP) и др.

• [1] Репин В. В., Елиферов В. Г. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов.