Язык и стиль служебного письма

Специфика языка. Разновидность языка, используемая в той или иной сфере человеческой деятельности, называется языковым стилем. В сфере официального общения мы пользуемся официально-деловым стилем. В средствах массовой информации в агитационно-пропагандистских целях используется публицистический стиль, в науке — научный стиль, в общении — литературная разговорная, бытовая речь и другие языковые разновидности.

Стиль — функциональная разновидность языка, система языковых единиц, приемов их отбора и употребления, обусловленных социальными задачами речевого общения в определенной сфере человеческой деятельности (науке, технике, публицистике, праве, художественной литературе, делопроизводстве и др.).

Практически каждый стиль — сложное языковое явление, включающее подстили — разновидности, имеющие специфические черты и отличающиеся друг от друга. В официально-деловом стиле выделяются дипломатический подстиль, законодательный, судебный, управленческих документов, или деловой стиль.

Культурная речь — всегда речь нормированная. Норма в языке — это совокупность употребляемых общепризнанных языковых средств, считающихся правильными и образцовыми. Нормы складываются исторически, в процессе общественной речевой практики.

Языковеды различают нормы общелитературные и стилевые, или функционально-стилевые. Общелитературная норма — это правила, принятые в литературном языке. Стилевая норма — правила употребления языковых средств, в том или ином функциональном стиле. Каждый функциональный стиль имеет свои нормы, причем то, что уместно в одном стиле, может быть совершенно неприемлемо в другом.

Нарушение нормы воспринимается как языковая ошибка. Естественно, что культура делового общения предполагает владение не только общелитературными языковыми нормами, но и стилевыми.

Особенности делового стиля, специфические черты, присущие ему, стилевые нормы этой разновидности языка сформировались под влиянием условий, в которых протекает письменное деловое общение.

Эти условия заключаются в следующем:

• — участники делового общения преимущественно юридические лица — организации, учреждения, предприятия, от имени которых действуют руководители и другие должностные лица;
• — характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы;
• — предметом делового общения является деятельность организации — управленческая, производственная, экономическая, научная, техническая и др.;
• — управленческие документы в подавляющем большинстве случаев ориентированы на конкретного получателя;
• — большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций и нуждающихся в письменном оформлении являются повторяющимися, однотипными.

Рассмотренные условия делового общения формируют определенные требования к управленческой информации. Для обеспечения эффективного информационного обмена в сфере управления информация должна обладать определенными свойствами. Она должна быть:

• — официальной по своему характеру, что подчеркивает деловую основу отношений, их неличный характер, а также свидетельствует об определенной дистанции, существующей между участниками делового общения;
• — адресной, так как управленческий документ всегда предназначен конкретному получателю — должностному лицу, организации, группе организаций;
• — актуальной, поскольку документ должен содержать именно ту информацию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффективного управленческого решения либо иного использования в управленческой деятельности;
• — объективной и достоверной, так как для эффективной управленческой деятельности необходима непредвзятая, беспристрастная оценка событий, фактов, явлений;
• — убедительной, аргументированной, поскольку задача делового общения — побудить адресата совершить (или не совершать) определенные действия;
• — полной или достаточной для принятия обоснованного управленческого решения; недостаточность информации может вызывать необходимость запросить дополнительные сведения, порождать переписку, приводить к неоправданным потерям времени и средств.

Деловой стиль обладает совокупностью специфических признаков, отличающих его от других стилей языка (научного, публицистического, разговорного, языка художественной литературы и др.).

Для делового стиля в целом характерны:

• — нейтральный тон изложения; констатирующеепредписывающий характер изложения;
• — точность и ясность изложения; лаконичность (краткость) текста;
• — использование языковых формул; использование терминов; применение лексических

и графических сокращений;

• — преобладание страдательных конструкций над действительными; ограниченная сочетаемость слов;
• — использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном или творительном падеже;
• — употребление словосочетаний с отглагольным существительным;

преобладание простых распространенных предложений.

Нейтральный тон изложения. Норма официального делового общения — нейтральный тон изложения. Информация, содержащаяся в тексте документа, является официальной по своему характеру, а участники делового общения действуют от имени организаций, учреждений, предприятий, фирм, т. е. от имени юридических, а не физических лиц. По этой причине личный, субъективный момент в деловых письмах должен быть сведен к минимуму. Из языка деловых писем исключаются слова, обладающие ярко выраженной эмоционально-экспрессивной окраской (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, суффиксами преувеличения и преуменьшения, междометия и др.).

Однако нс следует считать, что деловое письмо вообще лишено эмоций. Цель большинства писем — заинтересовать адресата, убедить его, только словом побудить действовать в нужном для автора направлении.

Деловое письмо не достигнет своей цели, если будет лишено эмоционального подтекста, однако эмоциональность, даже экспрессивность документа должны быть скрытыми, завуалированными. Эмоциональность письма должна быть не языковой, а содержательной, ее необходимо скрывать за внешне спокойным, нейтральным тоном изложения.

Констатирующе-предписывающий характер изложения. В литературной речи существует несколько способов изложения содержания: повествование, рассуждение, описание.

Повествование рассказывает о событиях, фактах, явлениях в той хронологической последовательности, в какой они происходили в действительности. Способ изложения текста в форме повествования характерен прежде всего для художественной литературы, но и в деловой речи он присутствует в таких документах, как протоколы заседаний, акты, отчеты, автобиографии и др.

Способ изложения в виде рассуждения основывается на логической форме речи, раскрывается внутренняя связь явлений.

Рассуждение — это последовательный ряд определений, суждений, умозаключений, используемых для обоснования каких-либо положений и формулировки выводов. Рассуждение лежит в основе научной речи, но также используется и в деловой.

Описание — способ изложения, в котором раскрывается суть какого-либо явления, перечисляются его признаки, отличительные особенности. В описании, как правило, дается общая характеристика предмета или явления, рассматриваются его отдельные стороны. Описание присутствует во многих документах, содержащих изложение и анализ управленческих ситуаций. Этот способ наиболее характерен для деловой речи.

Особенность делового стиля состоит в том, что какой бы способ изложения ни использовался, речь должна иметь констатирующе-предписывающий характер.

Если используется описательный способ изложения, то с целью констатации фактов, событий, явлений. Даже то, что в деловых текстах внешне похоже на повествование за счет использования глаголов в форме настоящего времени, является в действительности той же констатацией, имеющей подтекст долженствования или обязательности действий, например: Фирма предлагает продукцию ведущих европейских фирм.

В приведенном примере настоящее время глагола выступает в форме настоящего предписывающего. То же значение приобретает и прошедшее время глагола: Комиссия провела проверку и установила…

Независимо от конкретного содержания и способа изложения текста значение долженствования, присущее глаголам в приведенных примерах, придает тексту констатирующепредписывающий характер.

Точность и ясность изложения. Текст документа должен быть точным, ясным, понятным. Точность изложения текста обеспечивает однозначность его понимания адресатом, исключает всякого рода двусмысленности.

Адекватность восприятия текста автором и адресатом документа чрезвычайно важна в деловом общении; при этом не имеет особого значения скорость восприятия, поскольку текст документа — письменный, рассчитанный на зрительное восприятие и, как правило, длительную работу с ним. В этих условиях главное, чтобы содержание было передано максимально точно.

Точность изложения достигается употреблением терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов, использованием уточнений, дополнений, оговорок в виде вводных слов, причастных и деепричастных оборотов и др.

Ясность изложения текста определяется, прежде всего, четкостью, прозрачностью его композиционной структуры, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок.

Стремление к точности и ясности изложения выработало особый тип предложения в деловой речи.

Лаконичность (краткость) текста. Лаконичность изложения текста письма достигается экономным использованием языковых средств, исключением речевой избыточности — слов и выражений, не несущих дополнительного смысла.

Требование лаконичности, или краткости, текста непосредственно связано с уменьшением его объема и, следовательно, сокращением времени на обработку документной информации и ее восприятие. Требование краткости заставляет более четко формулировать тему письма, экономно использовать языковые средства, исключать лишние слова, не несущие необходимой информации, неоправданные повторы и ненужные подробности.

Использование языковых формул. Одна из особенностей деловой речи — широкое употребление языковых формул, т. е. устойчивых (шаблонных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в деловой речи — следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи:

Сообщаем, что по состоянию на…

Направляем на рассмотрение и утверждение…

В соответствии с договоренностью, достигнутой…

Просим Вас рассмотреть вопрос…

Принимая во внимание, что., просим…

Языковые формулы — это результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях. Кроме выражения типового содержания языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых письмо не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность:

Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты…

Претензии по гарантии следует предъявлять…

…в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции.

Владение деловым стилем — это в значительной степени знание языковых формул и умение их употреблять. Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

Использование терминов. Термин — слово или словосочетание, которое обозначает определенное научное или специальное понятие. Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности составляет терминологию, или терминосистему.

Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, что очень важно в деловом общении.

Термины, используемые в управленческой документации, — это отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящается содержание документа, а также термины, сложившиеся в сфере документационного обеспечения управления.

Правильность и стабильность употребления терминов на практике достигается использованием терминологических словарей и стандартов, которые устанавливают строго однозначную систему понятий и терминов и способствуют упорядочению терминологии. Термины, употребляемые в сфере документационного обеспечения управления, зафиксированы в ГОСТ Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».