Особого этикетного внимания в рабочем цикле заслуживают деловые встречи. Если вы начальник, обговорите порядок встречи посетителей с ответственными за это. Не допускайте неуважения к людям. Руководитель выходит к посетителю, извиняется за задержку; говорит о вариантах возможной отсрочки. Вообще, следует помнить, что все мы перманентно находимся то в роли просителя, то в роли «решающего». Поэтому надо исходить из принципа взаимной вежливости и внимания — всегда!
При встрече слушать не менее важно, чем говорить. Не следует перебивать говорящего. Ответы надо строить аргументированно, веско, спокойно. При этом даже «нет» нужно сказать любезно. Если во время беседы звонит телефон, извинитесь перед посетителем, и каким бы важным ни был звонок, предпочтение отдается «здесь и сейчас» — человеку, сидящему перед вами. Лучше будет сказать звонящему, что перезвоните сами, или попросить позвонить позже.
Если вы вынуждены отказать просителю, или не владеете ситуацией, или решение вопроса не в вашей власти — лучше не просто сказать пресловутое «нет», а посоветовать иное решение; назвать другое лицо, кто мог бы решить вопрос, даже «связать» просителя тут же с ним; назначить новый срок для встречи с целью выяснения проблемы.
Если посетитель «затягивает» встречу, не следует часто смотреть на часы, ерзать на стуле, а удобнее сказать: «[Прошу прощения], у меня через несколько минут назначено совещание, мне хотелось бы завершить обсуждение нашего разговора, чтобы перейти к решению проблемы».
Самыми жесткими способами завершения беседы могут быть вход секретаря с информацией об ожидающих, или вставание со стула — «громкий» сигнал об окончании встречи.
Если вы — участник встречи, то не следует опаздывать. Вначале надлежит представиться, предварительно поздоровавшись. Не надо забывать, что деловая встреча — не приглашение на свидание. Женщина не должна ждать, пока мужчина галантно подвинет стул, а мужчине не следует считать обязанным делать это. Излагайте суть визита по возможности четче. Выслушивайте ответы. Благодарите собеседника и не забывайте попрощаться.
Деловые встречи, собрания, совещания тоже требуют соблюдения своеобразного этикета. Во-первых, подготовьте заранее повестку дня; известите участников совещания; не отвлекайтесь от темы совещания; установите регламент; поддерживайте дисциплину совещания; четко подводите итоги. Во-вторых, обеспечьте демократизм совещания (встречи, собрания), обстановку уважительности, деликатности.
