1. ХАРАКТЕРИСТИКА ОБЪЕКТА ИССЛЕДОВАНИЯ
1.1. Цели создания и функционирования предприятия
Я проходил (а) производственную практику, являющуюся учебно-ознакомительной, в управлении завода Открытого акционерного общества «Пролетарский завод» (ОАО «Пролетарский завод») в одном из старейших машиностроительных предприятий Санкт-Петербурга. История завода, бывшего Александровского завода началась с 7 сентября 1826 г, 7 ноября 1922 г завод переименован в «Пролетарский», 22 июля 1970 г создано НПО «Пролетарский завод». 26 марта 1992 г предприятие преобразовано в ГНПП «Пролетарский завод». В декабре 1992 г ГНПП «Пролетарский завод» было преобразовано в открытое акционерное общество. В 2004 году основным акционером ОАО становится осточно-Европейская Финансовая Корпорация [6].
ОАО «Пролетарский завод» является коммерческой организацией, имеет своей целью объединение экономических интересов, материальных, трудовых и финансовых ресурсов его участников для удовлетворения потребностей в продукции и услугах общества, извлечения прибыли. Завод специализируется в судовом и энергетическом машиностроении. Основными видами деятельности являются: изготовление опытных и серийных изделий военной техники, судового, энергетического, общего машиностроения и атомной энергетики; научно-технические и опытно-конструкторские разработки; изготовление ТНП и оказание платных услуг населению; посредническая деятельность.
Органами управления обществом являются Общее собрание акционеров, Наблюдательный совет и Генеральный директор. Единоличным исполни-тельным органом общества является генеральный директор, который возглавляет дирекцию, осуществляющую руководство функциональными и производствен-ными структурными подразделениями. Дирекция предприятия, осуществляют текущее руководство работой функциональных структурных подразделений, объединенных в соответствующие службы. Основу функциональной структуры управления предприятия составляют службы: технологическая, финансовая, экономическая, коммерческая, режимная, кадровая. В состав основных служб входят следующие структурные подразделения: функциональные (отделы управления) и производственные (цехи, участки), являющиеся элементами общей структуры управления предприятия (приложение № 1) [21].
Структура управления завода является комбинированной, спроектирована по типу линейно-функциональной. Определим задачи каждого ее элемента, для чего используем схему организационной структуры управления, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, штатное расписание. В целях описания организационной структуры предприятия воспользуемся табл.1 (приложение № 2), изучим функциональные взаимосвязи подразделений и распределение полномочий в системе управления завода использованием функциональной матрицы, которая представляет собой таблицу, состоящую из перечней видов деятельности, сопоставимых с номенклатурой действующих структурных подразделений (табл. 2 приложения № 3) [9].
Проведем анализ функционирования (деятельности) ОАО «Пролетарский завод» за период 2005;2008гг по степени достижения цели [1, 12]. Основными видами деятельности предприятия являются — разработка, производство и продажа изделий судового, энергетического, общего машиностроения. Рассмотрим динамику основных доходообразующих показателей, определяющих темпы развития предприятия за период 2005;2008гг:
Наименование показателя (тыс.руб)
(процент роста, %) 2005 год 2006 год 2007 год 9 месяцев
2008г
Прибыль и убытки:
Выручка 650 976 922 316 1 086 213 529 160
Валовая прибыль 124 929 127 311 246 806 264 733
Чистая прибыль 932 853 5778 5323
Стоимость чистых активов 112 349 108 455 111 208,5 105 355
Кредиторская задолженность 512 355 612 404 1 536 590 989 659
Дебиторская задолженность 145 743 179 674 467 643 347 786
В настоящее время среднесписочная численность работников завода увели-чилась: всего 1674 чел, из них рабочих 1327 чел, руководители, специалисты и служащие 347 чел. Причиной увеличения: численности управленческого звена является организация отдельной структуры управления завода и изменение функций управления; общей численности является расширение объемов производства [4, 12].
2. ХАРАКТЕРИСТИКА ОТДЕЛ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО
ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ОАО «ПРОЛЕТАРСКИЙ ЗАВОД»
В данном разделе отчета изложены: сведения о работе структурного подраз-деления завода, предусмотренного программой практики отдела документацион-ного обеспечения управления (ДОУ).
2.1. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) завода
Служба ДОУ завода состоит из работников делопроизводства структурных подразделений завода, непосредственно подчиняющихся руководителю структурного подразделения, и отдела документационного обеспечения (ДОУ) завода. Функциональное методическое руководство за деятельностью данной категории работников осуществляет начальник отдела ДОУ. Ответственность за правильную организацию и постановку делопроизводства в структурных подразделениях завода возлагается на руководителей подразделений, ведение текущего делопроизводства возлагается на работников делопроизводства.
Отдел ДОУ является самостоятельным структурным подразделением в составе управления завода. Организационная структура и штаты отдела утверждаются генеральным директором завода в соответствии с типовыми структурами и нормативами численности, исходя из условий и особенностей производства, а также объема работ и функций, возлагаемых на отдел ДОУ. В соответствии со структурой управления завода, утвержденной генеральным директором (приложение № 1), отдел ДОУ входит в состав кадрового блока завода и линейно подчиняется заместителю директора по управлению персоналом.
На заводе система документооборота построена на четком распределении функций между структурными звеньями отдела ДОУ. Согласно структуре управления (приложение № 4) деятельность отдела ДОУ поделена на основные участки: распорядительных документов; входящих и исходящих документов; доставки документов; контроля исполнения документов и ведения номенклатурных дел; подготовки и передачи документов на архивное хранение; секретариат и машинописное бюро. Каждый участок осуществляет свою часть деятельности в общей системе документационного обеспечения управления, а совокупная и взаимосвязанная деятельность всех участков и составляет общую систему документооборота завода. Данная деятельность закреплена в Перечне функций структурных внутренних звеньев отдела ДОУ [16].
Рассмотрим особенности построения структуры отдела ДОУ. Оптимальная структура и численный состав отдела определяется на основе Методики расчета численности работников службы делопроизводства, разработанной в соответствии с нормативно-методическими документами. Расчет штатной численности персонала отдела ДОУ по трудозатратам на выполнение отдельных операций показал необходимое количество штатных единиц 13. Общая численность отдела ДОУ согласно штатному расписанию составляет 10 человек, что, в основном, соответствует общей годовой трудоемкости управленческих работ. Некоторые показатели трудозатрат на выполнение отдельных операций превышают имеющую явочную штатную численность в 2 раза. Расчет трудозатрат на участках: входящих и исходящих документов; контроля исполнения документов и ведения номенклатурных дел, подготовки и передачи дел на архивное хранение показал, что на данном участке работы для выполнения функций в полном объеме, требуется 2 человека, по штатному расписанию 1 человек [16, 18]. Согласо ОКП рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих по характеру труда работники отдела ДОУ делятся на три категории: руководители, специалисты и служащие (технические исполнители).
Руководители начальник отдела ДОУ. Согласно нормативу количество руководителей не должно превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала, в отделе он составляет 11% от общей численности. Специалисты: старшие инспекторы участков 5 человек. Служащие (технические исполнители): секретарь директора, секретарь-делопроизводитель, машинистка — 4 человека. Соотношение между специалистами и служащими установлено 2:1, в отделе ДОУ данный норматив превышает на 1 человека [3, 14].
Рассмотрим профессионально-квалификационные характеристики состава сотрудников отдела ДОУ (табл.3):
Таблица 3. — Профессионально-квалификационная характеристика состава сотрудников отдела ДОУ…
2.2. Основные функции отдела ДОУ, виды деятельности и взаимосвязи
с другими структурными подразделениями и внутри отдела ДОУ
В данном разделе определим виды деятельности исследуемого подразделения на основании Положения об отделе ДОУ; перечень управленческих работ — на основании должностных инструкций работников отдела.
На заводе система документооборота построена на четком распределении функций между структурными звеньями отдела ДОУ. Каждый участок осуществляет свою часть деятельности в общей системе ДОУ, а совокупная и взаимосвязанная деятельность всех участков и составляет общую систему документооборота завода. По каждому виду деятельности (задаче) выделим перечень работ, которые занесем в таблицу 6 с учетом технологической последовательности их выполнения, определим взаимосвязи внутри отдела ДОУ по каждой должности [7, 15, 16, 19, 20].
Таблица 4. -Характеристика функционального взаимодействия сотрудников отдела ДОУ
…
