Технология проведения PR-мероприятий

В настоящее время весьма эффективным и распространенным средством реализации связей с общественностью являются выставки и ярмарки. Проведение ярмарки предполагает не только демонстрацию новых товаров, услуг и технологий, но и их последующую продажу посетителям ярмарки, а также заключение выгодных контрактов на длительную перспективу. Конечной целью выставки являются иногда не только продвижение и реализация какого-либо продукта или завоевание новых сегментов рынка, но и распространение информации (о предприятии, товаре, услуге, технологии, знаменательном событии и т. п.) с образовательной или культурной целью, а также поднятие престижа фирмы и укрепление её делового имиджа.

Товар или услуга, представленные на ярмарке, имеют, как правило, форму технологически завершенного продукта, адаптированного к запросам различных групп покупателей и полностью готового к продаже и потреблению (эксплуатации). Экспонаты выставок могут отражать идеи, перспективные разработки и будущие модификации существующих товаров, которые изготовитель пока не готов предложить рынку в объемах, достаточных для удовлетворения спроса всех потенциальных покупателей.

Товар или услуга, представленные на ярмарке и предлагаемые к продаже, имеют, как правило, фиксированные показатели качества (прежде всего, показатели назначения продукции, ее надежности, долговечности, технологичности, стандартизации, унификации, безопасности использования, транспортабельности, а также эргономические, эстетические, патентно-правовые, экологические и экономические показатели продукции). Все названные показатели могут быть объективно оценены и проверены потенциальным покупателем еще до совершения сделки. Экспонаты выставок часто не содержат информацию о фиксированных значениях основных показателей их качества.

Целью участия в выставке для конкретного предприятия является в данном случае изучение мнения при разработке и производстве новых товаров.

Большинство ярмарок обеспечивают всем желающим весьма широкий доступ к экспозиции. Выставки же особенно специализированные, нередко ограничивают (или запрещают) вход на свою территорию случайных посетителей и лиц, не имеющих пригласительных билетов.

Подготовка и проведение выставок и ярмарок (или организация участия предприятия в них) возлагаются в большинстве случаев на внутрифирменную службу по связям с общественностью, которая должна принимать экономически обоснованные решения по следующим вопросам:

1) в какой конкретной выставке или ярмарке должно участвовать предприятие;

2) насколько масштабной и разносторонней должна быть экспозиция;

3) что необходимо сделать для подготовки основных экспонатов и сопутствующих информационных материалов;

4) как организовать работу персонала во время проведения выставки или ярмарки;

5) какие дополнительные ПР-мероприятия необходимо спланировать и провести в период работы выставки или ярмарки и особенно после ее окончания.

Участие предприятия в выставке или ярмарке почти всегда сопряжено с существенными финансовыми расходами для того, чтобы эти расходы не превратились в безвозвратные потери, специалисты по связям с общественностью должны представить руководству фирмы обоснованное заключение по всем вопросам участия в подобных мероприятиях. Окончательное решение об участии предприятия в выставке или ярмарке принимается, как правило, его руководством с учетом мнения ведущих специалистов службы связей с общественностью.

1.1.1. Финансовые аспекты участия предприятий в выставках

Современная выставка это не просто демонстрация технических и технологических новинок, это еще и грандиозное шоу, привлекающее огромные массы людей. В рамках этого шоу возводятся многоэтажные стенды, организуются рестораны, концерты, дискотеки, происходит раздача сувениров и т. д. Благодаря подобным рекламным мероприятиям на выставки привлекается масса не только и не столько зрителей, но и потенциальных покупателей и это таже социально-экономический аспект выставочной деятельности.

Для определения целесообразности участия предприятия в выставке специалисты службы по связям с общественностью должны тщательно изучить и оценить:

1) Опыт участия в ранее проводившихся выставках, его положительные и отрицательные стороны;

2) Возможности непосредственных конкурентов в организации аналогичных экспозиций на выбранной выставке;

3) Масштабы и периодичность проведения выставки;

4) Возможные категории посетителей данного мероприятия;

5) Количество предприятий и организаций, потенциально готовых принять участие в этой выставке;

6) Место проведения выставки, существенно влияющее на величину транспортных расходов;

7) Время проведения основных мероприятий выставки;

8) Возможность и целесообразность участия предприятия в аналогичных выставках, проводимых одновременно в других регионах страны и за ее пределами;

9) Размеры выставочной площади, которую предполагается взять в аренду у организаторов выставки для развертывания собственной экспозиции;

10) Примерную сумму (смету) расходов предприятия на участие в выставке.