Организация и функционирование службы документационного обеспечения управления

• Введение
• Глава 1. Служба документационного обеспечения управления и нормативное регулирование ее деятельности
• 1.1 Анализ службы документационного обеспечения управления на примере ООО «Теплосети»
• 1.2 Нормативные документы, регламентирующие организацию делопроизводства ООО «Теплосети»
• Глава 2. Организационная структура службы ДОУ и управление документами
• 2.1 Оптимизация структуры и деятельности службы делопроизводства
• 2.2 Функции специалистов службы ДОУ по управлению документацией
• Глава 3. Совершенствование функционирования службы ДОУ
• Заключение
• Библиографический список
• Приложение
• документационный делопроизводство управление служба
• Введение
• В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный, или упорядоченный характер.
• Классическое определение документооборота — «движение документов с момента их создания или поступления в организацию до завершения исполнения и отправки и/или передачи их на хранение» .
• С понятием «документооборот» неразрывно связано понятие «документопотока». Документопоток — сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение документов одного вида или назначения в определенном направлении, при условии, что у этих документов есть общий источник и общий приемник.
• Документооборот в таком понимании абсолютно оторван от деятельности организации, поскольку совершенно не важно, чем занимается организация: орган управления, предприятие или организация другого типа, в любом случае есть входящие документы, есть исходящие и внутренние документы. С точки зрения технологии обработки документов, также, по большому счету не важно, с какой целью создаются или поступают документы, главное, что они должны быть зарегистрированы, проконтролированы, исполнены и помещены на хранение в дело или отправлены адресату. Можно сказать, что для современного делопроизводства не принципиально, в процессе, какой деятельности функционируют документы, как, каким образом они участвуют в принятии решений.
• Такой подход к документообороту и к документационному обеспечению в целом, безусловно, решает определенным образом задачи учета документов и организации их движения, но деятельность организации для службы делопроизводства представляет собой абсолютно черный ящик, в котором совершаются совершенно неведомые процессы, главное, что имеется на входе и на выходе из этой системы.
• Следствием такого подхода к документообороту организации является то, что современное документоведение имеет весьма поверхностное представление о документации организации. Как правило, объектом изучения, описания и регламентации у нас являются так называемые организационнораспорядительные документы, в составе которых выделяются организационноправовые документы (правила, положения, инструкции, регламенты и др.), распорядительные (решения, приказы, распоряжения), информационносправочные (переписка, докладные записки, служебные, объяснительные записки, акты, справки и др.). В широком смысле управленческой документацией документоведение не занимается, из поля его зрения выпадает плановая документация, отчетная документация, договорная документация, не изучает документоведение системы обеспечивающей документации: систему документации по управлению персоналом, систему документации по материально-техническому обеспечению, систему документации по обеспечению финансами, а также системы документации по основной (производственной) деятельности. В целом это все — управленческая документация.
• Важно отметить, что с появлением частного сектора экономики государство не распространило на него уже имеющиеся и опробованные правила и методы управления документами, а со временем вообще устранилось от этой проблемы. Все нормативно-методические документы, регламентирующие процессы управления документами в сфере документационного обеспечения управления, адресованы исключительно федеральным органам исполнительной власти. И совершенно непонятно, что делать организациям, намеренным добросовестно вести свое делопроизводство, на какие нормативные документы им опираться в работе. И в этой связи ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» ' отвечает на эти вопросы. Распространения единых правил и процедур управления документами на государственный и частный сектор экономики. ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007 будет способствовать возрождению единой системы документационного и информационного обеспечения управления в России.
• Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу.
• По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организацию работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения.
• Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
• В современных условиях, важное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в организациях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и организации в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на хранение.
• К сожалению, многие руководители организаций, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более — с тонкостями ведения документации.
• Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами — важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.
• Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.
• Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы организации документооборота в коммерческих организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
• Целью написания дипломной работы является анализ организации деятельности службы документационного обеспечения ООО «Теплосети», а также разработка и внесение рациональных предложений по оптимизации ее работы.
• В соответствии с поставленной целью в дипломной работе предполагается решить следующие задачи:
• — представить характеристику деятельности ООО «Теплосети»: структуру, основные функции, ответственные за организацию документооборота;
• — рассмотреть нормативные документы, определяющие порядок организации документооборота в ООО «Теплосети» ;
• — проанализировать организацию работы с входящими и исходящими документами;
• — разработка предложений по оптимизации деятельности службы ДОУ, с учетом рекомендаций нормативно-методических документов и специальной литературы.
• Объектом исследования является общество с ограниченной ответственностью «Теплосети» .
• Предметом исследования является функционирование службы документационного обеспечения управления организации и ее нормативное регулирование.
• При написании дипломной работы были использованы общенаучные методы научного исследования:
• 1. Метод синтеза. Позволяет всю полученную информацию соединить в единое целое, то есть обобщить и сделать теоретические выводы; 2. Метод прогнозирования, позволяющий выявить перспективы развития в работе по усовершенствованию службы ДОУ.
• В качестве источников нашего исследования послужили нормативно-правовые акты федерального уровня, нормативно-методические документы по делопроизводству, исследования, учебно-методическая литература, электронные и периодические издания.
• Ко второй категории изданий относится научная литература. При написании дипломной работы были изучены труды ведущих специалистов в области ДОУ: В. Э. Баласаняна, М. П. Бабылевой; Т. В. Кузнецовой, C.JI. Кузнецова, О. В. Мосягиной, Н. В. Шатиной, В. Ф. Янковой.
• Актуальная для России тема автоматизации делопроизводства и документооборота нашла отражение в статьях А. В. Бадьиной; М. П. Бобылевой А. Казуто; С. Короткого. Авторы данных статей описывают возможные пути автоматизации документооборота, особенности автоматизации российских предприятий.
• Основными источниками для написания дипломной работы явились следующие нормативные материалы ООО «Теплосети»: Устав организации; должностные инструкции сотрудников; приказы руководства ООО и другие материалы.
• Наряду с документационными материалами источником послужили личные наблюдения и опрос.
• Структура и объем дипломной работы: дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения, библиографического списка и сборника приложений.
• Глава 1 Служба документационного обеспечения управления и нормативное регулирование ее деятельности

1.1 Анализ службы документационного обеспечения управления на примере ООО «Теплосети»

Основным видом деятельности ООО «Теплосети» является производство пара и горячей воды (тепловой энергии) и реализация с целью оказания населению и иным субъектам хозяйственной деятельности услуг по теплоснабжению на территории г. Балашова и Балашовского района Саратовской области.

Потребителями тепловой энергии являются юридические и физические лица различных форм собственности, объекты которых присоединены к тепловым сетям, находящимся в обслуживании ООО «Теплосети» .

Основные задачи организации:

— обеспечить надежное и бесперебойное снабжение тепловой энергией потребителей г. Балашова и Балашовского района;

— удовлетворить растущий спрос на теплоэнергию;

— не допустить необоснованный рост тарифов на теплоэнергию;

— добиться улучшения качества обслуживания абонентов.

Для этой цели организация стремится расширить сферу своей деятельности, осваивая при этом инновационные технологии, вводя эффективные формы работы.

Предприятие МУП «Городские тепловые сети» было перерегистрировано в соответствии с ФЗ № 161 от 14.11.2002 г. с 01 07.2003 г. в ООО «Теплосети» .

Сегодня это современное предприятие системы жилищно-коммунального хозяйства муниципального образования Балашовский район Саратовской области, укомплектованное высококлассными специалистами, современным оборудованием и новейшими технологиями в области обеспечения тепловыми ресурсами.

Организационная структура — один из основных элементов управления организацией. Она характеризуется распределением целей и задач управления между подразделением и работниками организации. Структура управления — это организационная форма разделения труда по принятию и реализации управленческих решений.

Таким образом, под организационной структурой управления необходимо понимать совокупность управленческих звеньев расположенных в строгой соподчиненности и обеспечивающих взаимосвязь между управляющей и управляемой системами.

Внутренним выражением организационной структуры управления является состав, соотношение, расположение и взаимосвязь отдельных подсистем организации.

ООО «Теплосети» имеет разветвленную структуру управления, основанную на принципе децентрализации (см. Приложение № 7). Структура управления представляет собой взаимосвязь и взаимодействие линейных уровней управления и функциональных подразделений. Структура управления базируется на делегировании полномочий, то есть передаче задач и полномочий от вышестоящего руководителя к подчиненному, который принимает на себя ответственность за их выполнение.

Имеющаяся в настоящее время в ООО «Теплосети» численность персонала удовлетворяет потребность производства в трудовых ресурсах для оказания услуг запланированных в 2011 году.

Всего в предприятии трудится 395 человек. Из них:

— Инженерно-технические работники — 102 человека, из них с высшим образованием — 68.

— Рабочие и служащие — 193 человека, из них с профессиональным — 122.

При определении объема документооборота учитывают все документы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации, числа инстанций их рассмотрения и пр. Входящие, исходящие документы подсчитывают раздельно. Копии документов, изготовленные средствами оперативного размножения, также учитываются отдельно.

Количество входящих и исходящих документов предприятия постоянно меняется. Это приводит к ежегодным изменениям объема документооборота в соответствии с таблицей № 1.

Таблица № 1. Объем документооборота ООО «Теплосети» за 2009;2011 гг.

В таблице представлены основные документопотоки организации и количество документов в каждом потоке за последние три года.

Системы документации, формирующиеся в организации:

Даже при большом опыте работы невозможно квалифицированно и четко организовать работу с документами, не имея номенклатуры дел.

Номенклатура дел — «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке». Иначе говоря, номенклатура дел — это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности.

Цели формирования номенклатуры дел:

— распределения исполненных документов в дела;

— систематизации дел;

— закрепления индексов дел;

— установления сроков хранения дел.

Кроме того, номенклатура дел:

— служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

— используется как основной учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

— является основой для составления актов на уничтожение дел;

— может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.

Номенклатура дел — документ многоцелевого назначения. Во-первых, как следует из определения номенклатуры, ее главным назначением является систематизация документов, то есть она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в учреждении. Во-вторых, каждое дело, включенное номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов. В-третьих, номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов — индекс дела по номенклатуре входит составной частью в регистрационный индекс входящего и исходящего документов. В-четвертых, классификационная схема номенклатуры может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы. В-пятых, номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками храпения до 10 лет включительно. В-шестых, номенклатура дел служит основой при составлении описей на дела постоянного хранения со сроками хранения свыше 10 лет. В-седьмых, номенклатура дел имеет и справочное значение при изучении структуры учреждения. (Таблица № 2)

Таблица № 2. Номенклатура дел.

В самом начале деятельности организации самым важным документом, который необходимо создать, чтобы не «не завалиться бумагами» является номенклатура дел. Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Порядок работы с номенклатурой дел подробно описан в «Основных правилах работы архивов». Эти правила обобщают опыт нескольких столетий бумажного документооборота в государственных структурах России.

Составление номенклатуры дел для государственных организаций до сих пор является обязательным и строго контролируется, ввиду ее роли в делопроизводстве и документообороте:

Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в ведомственном архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

Номенклатура составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации, таких как: устав; положения о структурных подразделениях; штатное расписание: номенклатура дел за прошлый год; регистрационные формы.

1.2 Нормативные документы, регламентирующие организацию делопроизводства ООО «Теплосети»

Основными документами, содержащими общие положения об организации делопроизводства являются:

— Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти;

— ГОСТ Р ИСО 15 489−1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования» .

В ООО «Теплосети» разработаны нормативные документы, регламентирующие рациональное распределение обязанностей и полномочий по обработке, рассмотрению, согласованию и подписанию/визированию документов. Это:

— Устав об ООО «Теплосети», положения о структурных подразделениях, должностные инструкции;

— Организационная структура и списочный состав сотрудников ООО «Теплосети» ;

— Приказ о распределении обязанностей между руководителем ООО «Теплосети» и его заместителями.

Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству — правовой акт, устанавливающий технологию создания или получения документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения.

Инструкция по делопроизводству разрабатывается на основе: государственных стандартов на документы; основных правил работы ведомственных архивов; перечней документов с указанием сроков хранения.

Нормативные акты в области делопроизводства не определяют структуру инструкции и ее типовое содержание, отсутствуют и методические документы по ее разработке, поэтому при отсутствии типовой инструкции работники службы ДОУ сталкиваются со множеством трудностей при разработке конкретной инструкции по делопроизводству для своей организации.

Основными разделами инструкции могут быть следующие: общие положения. Подготовка служебных документов. Оформление отдельных видов документов. Порядок согласования документов. Порядок удостоверения документов. Изготовление документов с помощью компьютерной техники. Организация документооборота. Контроль исполнения документов. Работа исполнителя с документами. Организация хранения документов.

Назначением Инструкции по делопроизводству является установление общих правил и единого порядка документирования и организации работы с документами в учреждении.

Табель унифицированных форм документов организации — это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.

На начальной стадии развития организации руководитель, как правило, замыкает на себе решение всех вопросов. Но в процессе роста организации, сосредоточившись на более глобальных, стратегических вопросах развития бизнеса, руководителю неизбежно приходится передавать часть своих полномочий работникам. В этом случае возникает необходимость урегулирования порядка работы с документацией, управления персоналом и других вопросов, которые раньше лежали на плечах руководителя. Решение этого вопроса обычно начинается с издания внутренних (локальных) документов.

Четкое понимание каждым работником поставленной перед ним задачи и порядок ее решения создает здоровую рабочую атмосферу в коллективе, а определение функций структурных подразделений и порядок их взаимодействия необходимы для эффективного управления организацией.

Однако, как и в любом деле, следует руководствоваться правилом — лучше один раз хорошо продумать систему и затем долгие годы пользоваться ее результатами, прикладывая минимальные силы, чем каждый раз индивидуально решать возникающие проблемы. При наличии большого числа локальных нормативных актов в организации, это правило особенно актуально, так как неразбериха в вопросах их регистрации и хранения приводит к тому, что данные документы становятся формальным грузом. Тогда не только труд, затраченный на их разработку, окажется напрасным, но и надежды на оптимизацию существующих в организации процессов.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:

1. Общие положения.

2. Правила подготовки и оформления документов.

3. Требования к реквизитам документов.

4. Организация документооборота

4.1. Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции

4.2. Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.

4.3. Организация контроля исполнения документов.

4.4. Поисковая система по документам.

4.5. Составление номенклатуры дел.

4.6. Формирование и оформление дел.

4.7. Экспертиза ценности документов.

4.8. Передача дел в архив.

Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации.

Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и правилами по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ, Утверждается инструкция директором по согласованию с разработчиком.

Структурные подразделения ООО «Теплосети» осуществляют свою деятельность на основе «Положений» данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников ООО «Теплосети» и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.

В уставе ООО «Теплосети» зафиксированы все моменты, связанные с управлением и документированием управления, чтобы в дальнейшем в деятельности Общества не возникло проблем в разграничении полномочий или исполнении чужих обязанностей.

Но следует отметить, что до настоящего момента отсутствует такой основной нормативный документ, регламентирующий документационное обеспечение управление Общества как инструкция по делопроизводству.

К распорядительным документам ООО «Теплосети» относятся:

— приказы по организационным вопросам;

— приказы об утверждении в Обществе штатного расписания;

— приказы по личному составу: о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую должность, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях.

В исследуемой организации функционируют следующие системы документации:

1 .Система организационно-распорядительной документации. Одна из важнейших систем документации ООО «Теплосети». Она включает документы, фиксирующие решения самых различных вопросов управления и функционирования Общества, отдельных должностных лиц.

К организационно-правовым относятся:

1. устав (регулирует деятельность ООО «Теплосети», определяет ее права и обязанности);

2. штатное расписание;

3. должностные инструкции.

В подсистему распорядительной документации входят документы, регулирующие ООО «Теплосети»: решение, приказ, распоряжение и др.

2. Подсистема информационно-справочной включает: докладные записки, объяснительные записки, заявления, служебные письма, телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения. В состав информационно-аналитических документов входят: акты, справки, отзывы, перечни, списки.

3. Система отчетной документации состоит из документов, содержащих сведения о результатах деятельности ООО «Теплосети» за определенный период времени. Основной вид — отчет, отчетный доклад.

4. Система плановой документации: программа, план (перспективный, годовой и т. д.), график, смета расходов.

Таким образом, основными нормативными актами, регламентирующими порядок работы с документами, являются все положения, действующие в ООО «Теплосети», инструкции, все графики, табели унифицированных форм документов.

Глава 2 Организационная структура службы ДОУ и управление документами

2.1 Оптимизация структуры и деятельности службы делопроизводства

Численность сотрудников.

Имеющаяся в настоящее время в ООО «Теплосети» численность персонала удовлетворяет потребность производства в трудовых ресурсах для оказания услуг запланированных в 2011 году.

Всего в предприятии трудится 395 человек. Из них:

— Инженерно-технические работники — 102 человека, из них с высшим образованием — 68.

— Рабочие и служащие — 193 человека, из них с профессиональным — 122.

Средний возраст сотрудников — 37 лет (в 2010 году -39) на рисунке № 1 представлена возрастная структура персонала.

Рисунок № 1. Возрастная структура персонала

Показатели динамики изменения численности персонала в общем и по категориям, а также текучесть кадров показана в таблице № 3.

Таблица № 3 Показатели динамики изменения численности персонала.

Анализ движения работников показал, что среднесписочная численность работников в 2011 году снизилась на 70 человек по сравнению с 2010 годом. Количество уволенных по собственному желанию в 2011 году по сравнению с 2010 годом сократилось на 2 человека. Количество принятых в 2011 году увеличилось на 8 человек, чем в 2010 году. Количество работников, проработавших весь год в 2011 году по сравнению с 2010 годом, уменьшилось на 85 человек.

Уменьшение потребности в трудовых ресурсах объясняется тем, что на предприятии проведена реконструкция оборудования и внедрены новые технологии, позволяющие оказывать большие услуги меньшим количеством персонала.

Список профессий и должностей с вредными условиями труда состоит из:

— газосварщиков;

— газоэлектросварщиков;

— газорезчиков;

— изоляционщиков.

Общее количество рабочих, работающих во вредных условиях — 48 человек.

Объем документооборота.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции (этапы) движения документов, но и скорость этого движения.

К документообороту предъявляется ряд принципиальных требований, обязательных для соблюдения во всех учреждениях:

— прямоточностъ движения документов, прохождение их до потребителя информации (исполнителя) кратчайшим путем, через наименьшее количество пунктов (инстанций), исключающее или сводящее к минимуму возвратные перемещения документов;

— избирательность распределения документов между руководителями и специалистами в соответствии с их функциональными обязанностями;

— обусловленность перемещения документов деловой необходимостью, исключение лишних, дублирующих инстанций и действий;

— единообразие маршрута движения состава технологических процедур и операций для массовых категорий документов;

— однократность выполнения каждой процедуры;

— приспособленность организационной и технологической характеристик документооборота к новой информационной технологии: регламентация состава и назначения автоматизированных рабочих мест и баз данных, способов и условий передачи информации между центральной и локальными базами данных и т. п.

Документооборот делится на несколько составляющих его частей — документопотоков: поток поступающих документов (входной, входящий документопоток), поток отправляемых документов (выходной, исходящий документопоток). Под документопотоком понимается структурированная совокупность перемещаемых в заданном направлении документов. В технологическом аспекте документопоток представляет собой схему (совокупность маршрутов, ручейков) движения традиционных, машиночитаемых и электронных документов по установленным пунктам их распределения, рассмотрения, исполнения и использования.

Следует учитывать, что перечисленные документопотоки свойственны не только организации в целом, но и любому его структурному подразделению, управленческой функции, отдельному виду работы, конкретному сотруднику. Документопотоки возникают и между учреждениями, организациями и предприятиями, фирмами, реализуя содержание внешнего документооборота.

Структура документопотока достаточно сложная и включает в себя не только традиционные (бумажные) документы, но и документы на любых типах носителей — магнитных, фотографических и др., а также документы, передаваемые по линиям компьютерной, факсимильной связи, электронной почте и др.

Движение документов (документированной информации) не может быть случайным или определяться субъективными факторами. В процессе движения документ проходит достаточно автономные и законченные технологические стадии (этапы), которые представляют собой обязательные пункты обработки документов. Состав этих стадий стабилен при любом времени технологической системы обработки и хранения документов.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки. Они связывают организации или подразделения одного уровня управления. Вертикальные потоки могут быть восходящие и нисходящие. Они связывают организации различной формы.

По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки.

Входящий документопоток любой организации складывается из следующих групп документов:

1. документы вышестоящих организаций;

2. документы от подведомственных организаций, содержащие сведения о выполнении распорядительных действий, отчётные сведения о своей деятельности;

3. документы от не соподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или получения информации;

4. обращения граждан.

Исходящий документопоток состоит из документов, составляемых самой организацией и отправляемых за её пределы. Исходящие документы создаются либо в ответ на поступившие, либо как инициативные.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. В первую очередь внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение всех управленческих решений в пределах организации.

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения.

Входящие документы образуют 3 направления движения:

— к руководству организации;

— к руководству структурных подразделений;

— непосредственно к специалистам.

Исходящий документопоток пронизывает всю управленческую структуру. Здесь могут быть информационные документы, которые готовятся по поручению руководителя, и инициативные, которые готовятся сотрудниками по инициативе. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования.

Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов. Здесь более-менее упорядочено движение распорядительных документов, а подготовка остальных документов никакой регламентации не имеет.

Маршрут движения входящих документов в организации во многом зависит от выбранной формы ведения делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная).

С документоведческой точки зрения основным видом деятельности ООО «Теплосети» является разработка наиболее важных документов общества, подготовка которых требует установления специальной технологии (правил юридической техники). С другой стороны, Общество является юридическим лицом и к нему, как и любой другой организации, присуще общее делопроизводство, ведение которого также требует определенной регламентации. От этого в конечном итоге во многом зависит и эффективность деятельности Общества в целом, поскольку между данными видами технологий имеется непосредственная связь. В частности, значительное количество входящих документов является предпосылкой принятия того или иного распорядительного документа.

Для организационного, правового, информационного, материальнотехнического и иного обеспечения своей деятельности Общество создает структуру, в состав которой входят отдел кадров, и ответственные за делопроизводство.

Для достижения наименьших затрат труда и оперативности при работе с документами в ООО «Теплосети» используется децентрализованная форма ведения делопроизводства отдел кадров проводит: прием, обработку, учет, регистрацию документов, адресованных директору ООО «Теплосети», заместителю директора, ведущим специалистам; контроль за сроками исполнения распорядительной документации, тиражирование, текущее хранение.

На каждом этапе кадровый отдел выполняет типовые операции по работе с документами.

Все операции, выполняемые отделом кадров ООО «Теплосети», разделяются на две группы: делопроизводственных и организационные.

В состав делопроизводственных операций по работе с документами входят:

1. Прием и регистрация входящих документов. Передача документов на рассмотрение руководству и их получение от него с указаниями и резолюциями о порядке исполнения этих документов.

2. Прием и отправка исходящих документов.

3. Прием документов от работников ООО «Теплосети» :

— для передачи на рассмотрение руководству;

— для изготовления документов по установленной форме (на бланках, машинописным способом и т. п.);

— для копирования и размножения.

4. Передача работникам ООО «Теплосети» документы: -поступивших от руководства с резолюциями; -поступивших после изготовления, копирования (размножения).

5. Контроль за исполнением документов и поручений руководства.

6. Оформление и хранение документов;

7. Составление и изготовление документов в соответствии с поручениями и указаниями руководства, изготовление и выдача копий.

8. Обеспечение сохранности документов.

В состав организационных операций входят:

1. Подготовка штатных средств оргтехники и рабочего места;

2. Организация приема посетителей, вызов сотрудников ООО «Теплосети» ;

3. Организация телефонных переговоров, выдача справок по телефону;

4. Подготовка совещаний;

5. Подготовка материалов по указанию руководства. Входящие документы могут поступать к секретарю следующими путями:

— от отдельных должностных лиц (например, курьеров) родственных и сторонних организаций;

— от отдельных граждан.

В потоке исходящей документации самыми распространенными документами являются:

— обращения от имени юридических лиц;

— письма и телеграммы, направляемые в организации;

— договоры;

— ответы на инициативные письма юридических и физических лиц.

Поступившие в ООО «Теплосети» служебные документы принимаются и учитываются отделом кадров. При приеме и первичной обработке документов проверяется целостность упаковки, правильность адресации и наличие вложенных в них документов. При отсутствии нарушений специалист по кадрам вскрывает конверт; в противном случае составляется акт, один экземпляр которого направляется отправителю, другой приобщается к поступившему документу. Поступившие документы к специалисту по кадрам направляются на исполнение по двум маршрутам.

Первый маршрут:

— Корреспонденция, адресованная директору или на имя руководителя отдела кадров, учитывается и регистрируется отделом кадров, после чего направляется директору. Внесение данных о документе в Журнал регистрации входящих документов (далее Журнал) осуществляется традиционном способом. После рассмотрения директором документ возвращается отделу кадров для занесения содержания резолюции в Журнал. В соответствии с резолюцией документ направляется по назначению.

Второй маршрут:

— корреспонденция, адресованная ведущим специалистам, не вскрываются и учитываются по данным, имеющимся на конверте, с последующей передачей непосредственно адресатам: руководителю отдела кадров, главному бухгалтеру, структурным подразделениям.

Регистрация документов — важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения» ,¹

Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документах. В процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам общества, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

В ООО «Теплосети» регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: отдел кадров разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в регистрационный журнал. При этом регистрируются практически все поступающие в организацию документы, не включая приглашения, поздравительные письма и т. д.

Форма регистрационного журнала для входящих документов представлена на таблице № 4.

Таблица № 4 Форма регистрационного журнала для входящих документов.

К входящим документам относятся: резюме, заявки на подбор, служебные записки, предложения, характеристики. Блок-схема обработка входящих документов отделом кадров представлена на рисунке № 2.

Рисунок № 2 Блок-схема обработка входящих документов отделом кадров.

После регистрации, корреспонденция передаётся для рассмотрения директору ООО «Теплосети» для наложения резолюции.

Рассмотрев документы, директор ООО «Теплосети» на документе накладывает резолюцию, содержащую фамилию и инициалы исполнителя, подпись. Можно отметить, что резолюция ставится в нарушении типовой Инструкции по делопроизводству — ставится не в правой стороне документа, а в левой, не ставится срок исполнения и дата.

Поступление входящих документов в отделе кадров происходит по каналам почтовой, либо электрической связи (по электронной почте, телефону, телефаксу). Отдельные документы могут доставляться курьером или непосредственно отправителем на таблице № 5.

Таблица № 5. Способы получения и доставки документов в отделе кадров.

В потоке исходящей документации специалиста по кадрам самыми распространёнными являются: служебные записки, распоряжения, акты, графики дежурств и др. В журнале регистрации исходящей документации записываются следующие данные о документе: дата документа, исходящий номер, адресат, краткое содержание/кто подписал, исполнитель/кто принял. Форма регистрационного журнала для исходящих документов представлена на таблице № 6.

Таблица № 6 Форма регистрационного журнала для исходящих документов.

Перед отправкой документов специалист по кадрам проверяет наличие всех страниц документа и правильность их расположения, оформления, наличие подписей, виз, приложений.

Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Внутренние документы готовятся, оформляются и используются в пределах самого ООО «Теплосети» .

Документооборот одновременно с технологическими характеристиками обеспечения документированной информацией процесса управления обладает количественными показателями, также имеющими большое значение для организации управления.

Количество документов в сумме документопотоков за определенный промежуток времени (месяц, квартал, год) составляет объем документооборота. Годовой объем документооборота является исходной величиной для расчета численности сотрудников документационных служб, выбора типов и количества средств организационной и вычислительной техники и других целевых исследований.

Объем документооборота характеризует своего рода «производительность» труда служащих, уровень эффективности их деятельности, степень реальной загруженности решением функциональных задач. С другой стороны, рост объема документооборота сигнализирует о наращивании бюрократизации аппарата, расширении бумажного стиля руководства и необоснованном разбухании штатной численности работников, снижении эффективности документационных процессов, ошибочности принципов распределения функций среди руководителей и специалистов.

К информационно-справочным документам отдела кадров ООО «Теплосети» относятся: служебная записка, отчёт о затратах, заявка на получение денежных средств, товарные чеки.

Подводя общие итоги, следует отметить, что маршрут движения входящих документов в организации во многом зависит от выбранной формы ведения делопроизводства. Опыт исследования подтверждает, что при децентрализованной форме ведения делопроизводства (когда все технологические процессы по обработке документов осуществляются в отдельных структурных подразделениях) процесс регистрации включает два и более этапа: работник, ответственный за делопроизводство, сначала вносит в учетно-регистрациоиную форму (Журнал) данные о поступлении документа, а затем, по возвращении документа после его рассмотрения директором в ООО «Теплосети», вносит в ту же учетно-регистрационную форму (Журнал) данные резолюций.

Если этап рассмотрения документа руководством общества затягивается, то путь документа к исполнителю значительно удлиняется. Затянутое рассмотрение документов может быть вызвано, во-первых, неравномерным распределением входящего потока (т.е. наибольшая часть документов попадает директору общества, и наименьшая — в структурные подразделения); во-вторых, отсутствием четкого распределения обязанностей и функций между подразделениями, исполнителями и руководителями (т.е. в результате к ним на рассмотрение попадают документы, не соответствующие их компетенции, областям деятельности, функциональным обязанностям).

Маршрут движения исходящих документов, которые, как правило, составляются специалистами структурных подразделений, зависит от количества инстанций прохождения документа в процессе согласования и подписания, а также от выбранной формы ведения делопроизводства, т. е. места регистрации и отправки документа. Так как регистрация и отправка всех исходящих документов осуществляется в ООО «Теплосети» децентрализованно, то время на обработку этих документов будет уменьшено, по сравнению с тем, если бы тот же документ регистрировался в одном месте, т. е. в отделе делопроизводства.

Объем документооборота — это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период, обычно за год. Учет объема документооборота в учреждении организуется для установления условного объема обрабатываемой информации и загрузки подразделений и отдельных работников, получения данных для проектирования мероприятий по совершенствованию делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств его механизации.

Рассмотрим основные потоки документов, используемые в работе предприятия с их характеристиками:

· Входящие. Это документы, которые поступили на предприятие от внешних организаций. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки. Сроки устанавливаются или нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе.

· Исходящие. Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в сторонние организации типа: «Прошу дать справку по вопросу … в срок до …»).

Количество входящих и исходящих документов предприятия постоянно меняется. Это приводит к ежегодным изменениям объема документооборота в соответствии с таблицей № 7.

Таблица № 7. Объем документооборота ООО «Теплосети» за 2009;2011 гг.

В таблице представлены основные документопотоки организации и количество документов в каждом потоке за последние три года.

Оперограмма потоков документации Оперограмма представляет собой описание процесса разработки, согласования, утверждения и доведения документов до исполнителей в форме схемы последовательно осуществляемых функциональных операций.

Построим оперограмму движения входящих документов Таблица № 8.

Таблица № 8 Оперограмма движения входящих документов.

Данная оперограмма показывает, что приемом корреспонденции в организации занимается отдел кадров. Затем происходит вскрытие конверта, регистрация в журнале и передача на рассмотрение руководителю организации. После рассмотрения документа руководитель ставит резолюцию и передает документ обратно в отдел кадров, где его ставят на контроль и передают на исполнение. Исполненный документ снимается с контроля в отделе кадров и подшивается в дело.

2.2 Функции специалистов службы ДОУ по управлению документацией

Непосредственно контроль за делопроизводством организации, разработка локальной нормативной базы, а с недавнего времени хранение официальной документации возложено на отдел кадров.

Анализ структуры отдела и должностных обязанностей сотрудников позволяет сделать вывод о недостаточной регламентации делопроизводственной функции отдела.

Структура отдела представляет собой следующее:

Основными задачами отдела являются:

· Кадровое делопроизводство;

· Прием и увольнение сотрудников;

· Оформление отпусков, командировок;

· Оформление документов по «вредным профессиям» ;

· Взаимодействие с подразделениями ПФР в г. Балашове;

· Подготовка различных сведений и отчётов для руководителя по кадровым вопросам и др.

Должностные обязанности сотрудников отдела:

Начальник отдела

— Возглавляет работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих и служащих требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности, формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров, их развитии и движении;

— Принимает участие в разработке кадровой политики и кадровой стратегии предприятия; осуществляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролирует правильность использования работников в подразделениях предприятия;

— Организует проведение аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определяет круг специалистов, подлежащих повторной аттестации;

— Участвует в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации;

— Организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия, учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников, хранение и заполнение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям;